Sprejem in odprema blaga (dobavnice)
Dobavnice beležijo fizično gibanje blaga skozi skladišče. To je ločeno od računa, ki beleži denarno stran posla. Ločimo dve smeri: Prejete dobavnice (blago od dobaviteljev) in Izdane dobavnice (blago strankam).
Prejem blaga od dobavitelja
- V levem meniju izberite Skladišče → Prejete dobavnice.
- Kliknite Nova dobavnica.
- Izpolnite Dobavitelj, Skladišče, Datum prevzema in po želji Referenčna številka (npr. številka naročilnice).
- Dodajte Postavke: za vsako izberite izdelek ali vnesite prosto postavko ter vpišite vrednosti v stolpca Količina in Nabavna cena.
- Dobavnico lahko shranite kot Osnutek, če blago še ni fizično prispelo, ali kliknete Prejmi, ko blago dejansko prevzamete. Sistem vas vpraša za potrditev, ker to poveča zalogo.
Odprema blaga stranki
Izdane dobavnice v veliki večini nastanejo samodejno, iz računa, proizvodnega naloga ali naloga za dodelavo. Zato prazen seznam ni znak težave, če (še) niste ničesar odpremili po eni od teh poti.
Dobavnico lahko ustvarite tudi ročno:
- V levem meniju izberite Skladišče → Izdane dobavnice in kliknite Nova izdana dobavnica.
- Izberite stranko, izvorno skladišče in artikle.
- Če je stranka blago naročila s svojo naročilnico, vpišite njeno številko v polje Referenčna številka. To je njihova številka, ne naša: natisne se na dobavnico in se prenese na račun, zato lahko stranka dokument samodejno poveže s svojim naročilom.
- Ko je blago fizično pripravljeno za odpremo, kliknite Zabeleži odpremo. S tem se zabeležijo izhodni premiki zaloge in zmanjša zaloga v izbranem skladišču, in sicer za postavke z blagom.
Če dobavnica nastane iz naročila stranke, se Referenčna številka izpolni sama, iz naročilnice, ki jo je poslala stranka. Popravite jo lahko kadar koli: vrednost na dobavnici je tista, ki se prenese naprej na račun.
Na izdano dobavnico lahko poleg blaga zapišete tudi opravljeno storitev: pregled, ure dela, prevoz. Storitev izberete v istem seznamu artiklov. Ima količino, enoto in ceno kot vsaka druga postavka in se zaračuna kot vsaka druga postavka, po ceni, dogovorjeni na dobavnici. V obrazcu in na natisnjeni dobavnici je označena kot storitev, saj je to edina postavka, ki fizično ni prispela: ob odpremi se zanjo zaloga ne spremeni. Dobavnica, na kateri so same storitve, je povsem v redu. Zaloge preprosto ne premakne.
Pogosta težava
- Dobavnice ne morem urediti. Ko je dobavnica označena kot Prejeto ali odpremljena, je ni več mogoče urejati, polja so zaklenjena. Če je bila na prejeti dobavnici količina napačna, preverite Inventuro za uskladitev dejanskega stanja zaloge.
- Odpremljena dobavnica je napačna. Odprite dobavnico in v meniju s tremi pikami izberite Storniraj odpremo. Blago se vrne na zalogo po nabavni vrednosti, po kateri je bilo odpremljeno, knjižba nabavne vrednosti prodanega blaga pa se stornira. Nato pripravite novo, pravilno dobavnico. Napake ne popravljajte z inventuro: ta popravi le količino na zalogi, knjižba nabavne vrednosti prodanega blaga pa ostane. Če je bil za dobavnico račun že izdan, odpreme ni več mogoče stornirati, za vračilo blaga izdajte dobropis.
- Izdane dobavnice ne najdem, čeprav sem izdal(a) račun. Preverite dokumentni potek na računu ali poslu (Povezani dokumenti / Potek dobave). Dobavnica je morda še vedno v statusu Osnutek in čaka na odpremo, torej ni izgubljena.