Vega AI

Vega AI je pomočnik, vgrajen v VegaERP. Deluje po istih podatkih kot vi: kontaktih, računih, zalogi, potnih nalogih, bančnih transakcijah in dokumentih. Zato vam za rutinsko opravilo namesto klikanja po več zaslonih zadostuje en stavek, Vega pa vam pred shranitvijo pokaže, kaj namerava narediti.

Ta stran pokriva, kaj Vega zna, kaj se zgodi z vašimi podatki, kje vas ustavi in vpraša za potrditev ter kje so njene omejitve. Za primere pozivov, ki jih lahko kopirate naravnost v klepet, odprite Pomoč → Vega AI  znotraj aplikacije. Tam je za vsak modul na voljo primer, ki ga s tapom kopirate.

Odpiranje Vega AI

Kliknite gumb Preklopi Vega AI (ikona v zgornjem desnem kotu vsakega zaslona), da odprete klepetalno okno. Ostane na voljo, ko se premikate po aplikaciji. Pogovora ne izgubite z menjavo strani.

Vega odgovori v jeziku, v katerem ste pisali, torej v slovenščini ali angleščini, ne glede na jezik vmesnika.

Kaj vse lahko od nje zahtevate

Vega ne le odgovarja na vprašanja. Lahko ukrepa na vaših podatkih, tako kot bi sicer storili ročno:

• CRM: poišče kontakte, odpre priložnosti, zabeleži klice in sestanke, nastavi opomnike.
• Izdajanje računov: pripravi in pošlje račune, zabeleži plačila, izda dobropise.
• Zaloga: preveri zalogo, sestavi sestavnico, ustvari dobavnice.
• Potni nalogi: ustvari potne naloge, izračuna dnevnice, potrjene poti pretvori v račune.
• Banka: upari prejeta plačila z odprtimi računi in poišče, kaj je še neplačano.
• Dokumenti: naložite dobaviteljev račun ali potrdilo, Vega ga prebere in izvleče podatke, ki jih potrdite. Enak postopek je opisan pri Dokumenti in OCR.

Zgoraj v klepetalnem oknu lahko preklopite tudi njeno osebnost pomočnika in jo usmerite v vlogo: Knjigovodja, Prodaja, Kadrovski vodja, Koordinator potovanj, za računovodske servise pa Računovodja v servisu. To izberite, če največ sprašujete o enem področju poslovanja.

Za ponavljajoče opravilo (npr. “vsak ponedeljek mi pošlji tedenski povzetek prodaje”) lahko zahtevo namesto vsakokratnega spraševanja spremenite v načrtovano nalogo. Glejte zavihek Načrtovane naloge ob klepetalnem oknu.

Kje vas Vega vpraša za potrditev

Vse, kar bi ustvarilo, spremenilo ali izbrisalo podatke, gre najprej skozi korak potrditve:

1. V klepet vpišete zahtevo, na primer “izdaj račun stranki X za včerajšnjo dobavo”.
2. Če dejanje ustvarja, spreminja ali briše podatke, Vega v pogovoru prikaže kartico s podnaslovom “Preglejte podrobnosti spodaj. Nič se ne izvede, dokler ne odobrite.”
3. Po potrebi kliknite Uredi in popravite podrobnosti, preden jih odobrite.
4. Kliknite Odobri, da se dejanje dejansko izvede, ali Prekliči, če ga ne želite.

Vega vam torej pokaže natanko, kaj namerava narediti, in nič se ne shrani, dokler ne odobrite. To velja tudi, kadar sme Vega za majhna, nizko tvegana dejanja ukrepati samodejno (glejte spodaj). Privzeto šest kategorij zahteva vašo izrecno odobritev, ne glede na znesek:

• Knjižbe (računovodstvo)
• Davčno potrjevanje računov (FURS)
• e-Računi (eSlog)
• Pošiljanje e-pošte
• Obračun plač
• Načrtovane naloge

Preostalo mejo določate sami, pod Nastavitve → AI krediti : prag samodejne odobritve v EUR (dejanja pri ali pod tem zneskom se izvedejo samodejno; privzeto je 0, kar pomeni, da vsako dejanje potrebuje odobritev), avtonomijo pa lahko kadar koli tudi v celoti začasno ustavite. Vseh šest zgornjih kategorij lahko spremenite na isti strani.

Vse, kar čaka na vašo odločitev iz katerega koli pogovora, se zbira pod Nastavitve → Odobritve , zato vam po klepetih ni treba iskati nazaj, kaj še morate potrditi ali zavrniti.

Kateri podatki zapustijo vaš račun in kateri ne

Za računovodjo, ki upravlja davčne številke, EMŠO, plače in bančne podatke strank, je to najpomembnejše vprašanje, zato tukaj natančno pojasnimo, kaj se zgodi:

Vaši pogovori so shranjeni v vašem računu, na naši infrastrukturi, in se ne delijo naprej mimo posamezne (maskirane) zahteve, poslane ponudniku AI. Izbrišejo se skupaj z ostalimi podatki vašega računa, če uveljavite pravico do izbrisa.

Za trenutni, veljavni seznam vseh, ki v našem imenu obdelujejo podatke, vključno s ponudnikom AI, glejte Podizvajalci . Če vaš servis potrebuje podpisano pogodbo o obdelavi podatkov, jo lahko sklenete v aplikaciji pod Nastavitve → Zasebnost in obdelava podatkov .

Omejitve

• Deluje samo na podatkih vašega lastnega računa. Vega ne vidi in se ne dotika podatkov drugega podjetja v sistemu, prav tako ne seže zunaj VegaERP (brez splošnega brskanja po spletu, brez ukrepanja v drugih sistemih).
• Odobritve ne more preskočiti. Kategorij, ki so nastavljene kot vedno zahtevajoče odobritev, ni mogoče obiti s tem, kako je zahteva oblikovana. Vedeti pa velja, da to ni spodnja meja, ki bi jo program vsilil: gre za nastavitev na ravni podjetja, ne za zakon programa. Če seznam kdo izprazni, vsa dejanja presoja samo še prag zneska.
• Za delovanje potrebuje AI kredite. Vsak paket vključuje mesečno količino kreditov; ko so porabljeni, se Vega ustavi do naslednje obnove ali dokler ne kupite dodatnih (Nastavitve → AI krediti). Kredite porabi tudi branje in odgovarjanje na vprašanja, ne le dejanja.
• Je osnutek, ne oddaja. Vse, kar Vega pripravi, na primer račun, knjižbo ali obračun DDV, obravnavajte kot osnutek, ki ga preverite sami, enako kot bi preverili delo mlajšega sodelavca, še posebej pri vsem, kar se dotika davčne oddaje.

Pogosta težava

Prikaže se opozorilo “Ni preostalih kreditov” in Vega ne odgovori. Mesečna količina AI kreditov vašega paketa je porabljena. Preverite Nastavitve → AI krediti . Dodatne kredite lahko kupite enkratno (ne potečejo) ali počakate na mesečno obnovo naročnine, ki je prikazana na isti strani.