E-pošta

VegaERP ima svoj enotni poštni predal (E-pošta), kamor povežete svoj obstoječi e-poštni naslov. Sporočila se sinhronizirajo v obe smeri, brez preklapljanja med programi pa lahko pošto povežete tudi s kontaktom, poslom ali računom.

Kako je predal organiziran

V levem meniju pod E-pošta je sedem map: Prejeto, Poslano, Osnutki, Označeno, Arhiv, Preloženo in Koš. Račun in predlogo/podpis upravljate pod Nastavitve v istem meniju.

Kako povežete svoj poštni predal

VegaERP se s poštnim strežnikom poveže prek IMAP/SMTP, deluje pa s katerim koli ponudnikom: Google Workspace, Microsoft 365, cPanel, Plesk ali lasten poštni strežnik. To NI povezava prek prijave pri Googlu ali Microsoftu; geslo (ali geslo za aplikacijo) vnesete neposredno v VegaERP.

1. Odprite E-pošta → Nastavitve, zavihek Nastavitev računa.
2. Vpišite svoj E-pošta naslov. Za znane ponudnike (Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud …) VegaERP samodejno zazna in izpolni Nastavitve strežnika (IMAP/SMTP strežnik in vrata); ta polja lahko po potrebi ročno popravite.
3. Vpišite Geslo. Če ima vaš Gmail ali Outlook vklopljeno dvofaktorsko preverjanje, VegaERP to zazna in vas opozori, da običajno geslo ne bo delovalo: potrebujete geslo za aplikacijo, ustvarjeno v varnostnih nastavitvah vašega ponudnika, ne geslo, s katerim se prijavljate sicer. Povezava Kako ustvariti geslo za aplikacijo vas usmeri tja.
4. Kliknite Testiraj povezavo, da preverite, ali IMAP in SMTP delujeta, še preden račun dejansko povežete.
5. Kliknite Poveži račun.

Za dodaten poštni predal v istem podjetju kliknite Dodaj še en račun in ponovite postopek; enega od povezanih računov lahko označite kot privzetega.

Kaj VegaERP naredi z vašo pošto

Povezan predal se sinhronizira v obe smeri: sporočila, ki jih prejmete ali pošljete prek svojega poštnega odjemalca, se pojavijo tudi tukaj, sporočila, poslana iz VegaERP, pa gredo prek vašega SMTP strežnika kot da bi jih poslali sami. Geslo (ali geslo za aplikacijo), ki ga vpišete, je v podatkovni bazi shranjeno šifrirano, ne v berljivi obliki.

Če poštni strežnik geslo pozneje zavrne (na primer po spremembi gesla pri ponudniku), se pri računu prikaže opozorilo Potrebna posodobitev poverilnic; kliknite Posodobi poverilnice in vnesite novo geslo.

Kako iz e-pošte nastane prejeti račun

Poleg povezanega predala ima vaše podjetje tudi svoj dohodni naslov za samodejni prevzem dokumentov: karkoli (račun, potrdilo) posredujete nanj kot prilogo e-pošte, pristane v vrsti za prevzem dokumentov z že zajetimi podatki, brez ročnega nalaganja.

1. Odprite Nastavitve → Dokumenti in prodaja → Prevzem po e-pošti.
2. Kopirajte prikazan Vaš dohodni naslov z gumbom Kopiraj.
3. Ta naslov shranite kot kontakt ali pravilo za samodejno posredovanje pri sebi ali pri dobavitelju, od koder prejemate račune.
4. Ko nekdo nanj pošlje e-pošto s priponko računa, se priponka pojavi pod Dokumenti, označena kot Prejeti račun.

Od tam sledite istemu koraku kot pri ročno naloženem računu: podatke AI-ekstrakcija že zajame, vi jih preverite in dokument knjižite. Natančen postopek je opisan v Knjiženje prejetih računov.

Če vaš dohodni naslov ni več zaupen (na primer se je znašel v napačnih rokah), ga lahko administrator zamenja z gumbom Ustvari nov naslov na isti strani; prejšnji naslov takoj preneha delovati.

Če tega ne morete urediti sami

Povezavo poštnega predala in dohodni naslov za prevzem dokumentov lahko ureja vsak član podjetja; zamenjavo dohodnega naslova lahko sproži samo administrator.