Prejem e-računov

E-račun dobavitelja, datoteka XML (eSLOG ali UBL), PDF ali slika, ima v VegaERP en sam vhod: stran Uvozi pod Prejeti računi. Isti vhod sprejme vse tri vrste datotek hkrati. XML program prebere strukturirano, PDF in sliko prebere z umetno inteligenco. Račun vedno nastane kot osnutek, ki ga pregledate in knjižite, kot je opisano v Knjiženje prejetih računov.

Računi v PDF delujejo kot doslej, nič se ne spremeni. Obveznost sprejemanja B2B e-računov se začne 1. januarja 2028, do takrat lahko nadaljujete s PDF.

Uvoz e-računa

V levem meniju odprite Računovodstvo → Stroški in sredstva → Prejeti računi.
Zgoraj na seznamu kliknite Uvozi.
Povlecite datoteke v polje ali kliknite polje in jih izberite. Naložite lahko XML, PDF in slike skupaj. Vsaka datoteka se obdela neodvisno.
Počakajte, da vrstica pokaže oznako Pripravljeno.
Na vrstici kliknite Uvozi. Vse pripravljene datoteke naenkrat uvozite z zelenim gumbom spodaj desno.

Stran Uvoz računov z naloženo datoteko XML in oznako Pripravljeno

Ko je uvoz končan, je račun na seznamu Prejeti računi s statusom Osnutek. Zanj veljajo enaka pravila kot za vsak drug osnutek: pregledate ga in ga knjižite.

Od kod je račun prispel

Izvirni XML se hrani med prejetimi e-računi. Na seznamu Prejeti računi stolpec Prispelo kot pove, kako je račun prišel v program:

E-račun: uvožen je bil XML.
PDF (OCR): račun je bil prebran iz PDF ali slike.

Isto oznako vidite zraven naslova na strani računa.

Isti račun dvakrat

Če isti XML naložite še enkrat, vrstica dobi oznako Že knjižen, pod njo pa razlaga, da je bil dokument že uvožen. Nič se ne doda. Račun, ki prispe kot PDF po XML (ali obratno), je prav tako označen kot dvojnik.

Kaj je prispelo samo od sebe

Odprite Računovodstvo → Stroški in sredstva → Prejeti e-računi. Seznam je vrsta tistega, kar prihaja prek UJP, bizBox ali e-pošte, skupaj z datotekami XML, ki ste jih uvozili zgoraj. Uvožen XML ima status Osnutek ustvarjen. Povezava Naloži e-račun ali PDF vodi na stran za uvoz, ki je opisana zgoraj.

Kaj pomeni, da je uspelo

Račun je na seznamu Prejeti računi s statusom Osnutek.
Pri računu iz XML je v stolpcu Prispelo kot vrednost E-račun, pri računu iz PDF PDF (OCR).
Na seznamu Prejeti e-računi je vrstica z statusom Osnutek ustvarjen.

Pogoste težave

Že knjižen. Ta datoteka je bila že uvožena in ni bila dodana še enkrat. Račun odprete z gumbom Prikaži obstoječega. Če potrebujete boljši izvirnik, ga pripnite z gumbom Pripni k obstoječemu računu, namesto da bi uvozili novega.

Posamezne račune in PDF-je nalagate na strani Uvozi; seznam Prejeti e-računi prikazuje, kaj je prispelo in kaj je iz tega nastalo. Gumb Naloži XML na tem seznamu je za pakete bančnih e-računov, ki vsebujejo več računov hkrati.