Otvoritvena bilanca in odprte postavke
Ko podjetje preide v VegaERP iz drugega sistema, glavna knjiga ne sme začeti prazna, začeti mora s stanjem, kjer je prejšnji sistem nehal. To stanje se v VegaERP vnese na dva med seboj odvisna načina: otvoritvena bilanca (ena temeljnica s stanjem vsakega konta) in odprte postavke (posamični neplačani računi, ki sestavljajo terjatve in obveznosti znotraj te bilance). Ta stran opisuje splošni postopek za oba. Če se selite iz Minimaxa, natančna navodila za izvoz vsakega tipa podatkov najdete v Uvoz podatkov iz Minimaxa; tukaj je opisano, kaj otvoritveno stanje sploh je, v katerem vrstnem redu ga vnesete in zakaj vrstni red ni poljuben.
Zakaj vrstni red ni poljuben
VegaERP knjiži terjatve in obveznosti samodejno, ko ustvarite račun ali knjižite otvoritveno bilanco. Če bi obe poti uvozili neodvisno, bi se ta dva zneska podvojila, enkrat iz otvoritvene bilance in enkrat iz vsakega uvoženega odprtega računa. Zato VegaERP, ko ste selitev zabeležili (glejte spodaj), samodejnega knjiženja NE izvede za uvožene odprte postavke; namesto tega jih po uvozu primerja z zneskom, ki ste ga knjižili v otvoritveni bilanci, in razliko prikaže kot opozorilo.
Ta primerjava deluje samo, če je otvoritvena bilanca knjižena PREJ. Uvozite v tem vrstnem redu:
- Zabeležite selitev.
- Uvozite kontni načrt in stranke.
- Uvozite otvoritveno bilanco.
- Uvozite odprte postavke (odprte račune).
Vsak korak predpostavlja prejšnjega: konti morajo obstajati, preden nanje knjižite začetna stanja. Pri strankah je pravilo mehkejše. Odprta postavka, ki navaja še neuvoženo stranko, vam ob uvozu ponudi, da jo ustvari, zato manjkajoča stranka pomeni klik pri pregledu in ne izgubljene vrstice.
Najprej zabeležite selitev
- Odprite Nastavitve → Nastavitve modulov → Uvoz podatkov in na tej strani poiščite kartico Podatki o selitvi.
- Izberite sistem, iz katerega prehajate (Prehod iz), določite Kdaj prehajate? (Začetek letošnjega leta, Sredi leta ali Brez zgodovine) in po potrebi Datum prehoda.
- Kliknite Shrani podatke o selitvi.
Ta korak je enkraten in ga kasneje ni mogoče počistiti; zabeležena selitev trajno vklopi zgoraj opisano obnašanje za to podjetje. Če ga izpustite, VegaERP uvožene odprte postavke obravnava kot navadne nove račune in za vsakega samodejno knjiži terjatev ali obveznost, kar podvoji zneske, ki jih boste nato knjižili še v otvoritveni bilanci.
Če podjetje začenja na novo in ne prehaja iz drugega sistema, v polju Prehod iz izberite Brez / nov začetek in kliknite Shrani podatke o selitvi; to zabeleži odgovor, zgornje obnašanje pa se ne vklopi.
Nato uvozite kontni načrt in stranke
Otvoritvena bilanca potrebuje obstoječ kontni načrt. Odprtim postavkam stranke ni nujno uvoziti vnaprej, saj neujemajočo lahko ustvarite med uvozom. Če jih uvozite prej, je pri pregledu manj vrstic. Oboje uvozite pod Nastavitve → Nastavitve modulov → Uvoz podatkov, preden se lotite otvoritvenega stanja. Postopek je isti za vse vire podatkov in je za Minimax opisan v Uvoz podatkov iz Minimaxa.
Konto, ki manjka v kontnem načrtu, VegaERP pri uvozu otvoritvene bilance samo izpusti (vrstica se prikaže kot neujemajoča, glejte spodaj), zato je zaporedje pomembno v obe smeri: manjkajoč konto pomeni izgubljeno vrstico stanja.
Uvoz otvoritvene bilance
- Na strani Uvoz podatkov kliknite Naloži na kartici Začetna stanja.
- Naložite CSV ali Excel datoteko z eno vrstico na konto ter zneskoma v stolpcih Breme in Dobro. Če nimate predloge, jo prenesete z gumbom Prenesi predlogo.
- Kliknite Analiziraj. VegaERP vsako vrstico poskuša ujeti z obstoječim kontom po številki.
- Na koraku Pregled nastavite Datum otvoritvene bilance, to je dan po vašem zadnjem dnevu v starem sistemu; če ste v koraku 1 zabeležili datum prehoda, je polje vnaprej izpolnjeno z dnem po njem (1. januar za prehod 31. decembra). Poročila otvoritveno bilanco prikažejo v stolpcu otvoritve, ne kot promet tega obdobja.
- Preglejte zneska Skupaj breme in Skupaj dobro, ujemati se morata (oznaka Uravnoteženo). Konte, ki jih VegaERP ni našel v kontnem načrtu, prikaže ločeno kot neujemajoče; ti se NE uvozijo, dokler jih ne dodate v kontni načrt. Kliknite Uvozi manjkajoče konte (odpre se v novem zavihku), da jih uvozite iz iste datoteke na strani Uvoz kontnega načrta, nato se vrnite sem in znova kliknite Analiziraj. Ločeno prikaže tudi konte, ki se zaprejo z ničlo. Teh ne knjiži, ker nimajo otvoritvenega salda. Prava bruto bilanca jih ima običajno več, v kontnem načrtu pa ostanejo zapisani, zato ni treba ničesar popravljati.
- Kliknite Uvozi otvoritveno bilanco. Gumb je onemogočen, dokler bilanca ni uravnotežena in nimate vsaj dveh ujemajočih se kontov.
Uvoz ustvari eno knjiženo temeljnico. Če jo poskusite uvoziti znova, VegaERP to zazna in vas vpraša, ali naj obstoječo otvoritveno bilanco zamenja; brez te potrditve druge otvoritvene temeljnice ne ustvari, torej vnosa ni mogoče podvojiti po nesreči.
Konto prihodkov ali odhodkov ne more nositi otvoritvenega stanja; promet pred prehodom za tekoče leto vnesete kot del te iste temeljnice (konte razredov 4 in 7), ne kot vrednost na kontu. Če VegaERP to zavrne, glejte Zakaj VegaERP zavrne to številko konta?.
Če ste podjetje preselili sredi poslovnega leta, mora datoteka vsebovati tudi konte razredov 4 in 7 (stroške, odhodke in prihodke od začetka poslovnega leta do datuma prehoda), sicer izkaz poslovnega izida ne bo zajel celotnega leta in ga do dopolnitve ni dovoljeno uporabiti za letno poročilo ali obračun davka. VegaERP to preveri in po uvozu opozori.
Če ste podjetje preselili na začetku poslovnega leta, datoteka NE sme vsebovati salda na kontih razredov 4 in 7: v novem letu se začnejo z ničlo. Bruto bilanco izvozite po zaključni temeljnici v starem sistemu. Sicer VegaERP uvoz zavrne.
Uvoz odprtih postavk
- Na strani Uvoz podatkov kliknite Naloži na kartici Neplačani računi.
- Naložite CSV ali Excel datoteko z neplačanimi izdanimi (terjatve) in prejetimi (obveznosti) računi.
- Preglejte neujemajoče stranke. Pri vsaki vam VegaERP ponudi, da ustvari stranko, ki je navedena v tisti vrstici (to je privzeta izbira), pod njo pa našteje podobne obstoječe stranke za primer, da gre za partnerja, ki ga že imate pod drugačnim zapisom. VegaERP nikoli sam ne izbere druge obstoječe stranke. Vrstico, ki ne navaja nobene stranke, zavrne in jo označi s številko računa, da jo najdete v svoji datoteki.
- Kliknite gumb za uvoz, ki prikaže število pripravljenih računov.
Če ste selitev zabeležili (korak 1), VegaERP ob tem uvozu ne knjiži nobene nove terjatve ali obveznosti, saj te že izhajajo iz otvoritvene bilance. Namesto tega prikaže razdelek Uskladitev terjatev in obveznosti, ki primerja vsoto pravkar uvoženih odprtih postavk s kontroljnima kontoma otvoritvene bilance. Če se ujemata, piše »Uvožene odprte postavke se ujemajo s kontrolnimi konti otvoritvene bilance«. Če se ne ujemata, VegaERP prikaže razliko in sporočilo, da jo je treba razrešiti pred zagonom, kar je najpogosteje znak, da otvoritvena bilanca ni bila uvožena pred odprtimi postavkami, ali da datoteki ne izhajata iz istega datuma.
Kaj pomeni, da je uspelo
- Selitev: na strani Uvoz podatkov se pri vsaki naslednji vrstici namesto Uvozi prikaže Uvozi znova, kar pomeni, da VegaERP pozna vaš vir in vrstni red.
- Začetna stanja: rezultat pove številko nastale temeljnice, ki jo preverite pod Temeljnice.
- Odprte postavke: razdelek Uskladitev terjatev in obveznosti javi, da se uvoženi zneski ujemajo z otvoritveno bilanco.
Pogoste težave
- Otvoritvene bilance ni mogoče uvoziti, ker skupaj v breme in v dobro nista enaka. Uskladite izvozno datoteko s prejšnjim sistemom, preden jo naložite znova; VegaERP zneska ne bo poravnal namesto vas.
- Nekaj kontov je prikazanih kot neujemajoči. Ti konti ne obstajajo (še) v vašem kontnem načrtu in se ne bodo uvozili. Kliknite Uvozi manjkajoče konte (odpre se v novem zavihku), da jih uvozite iz iste datoteke na strani Uvoz kontnega načrta, nato se vrnite sem in znova kliknite Analiziraj.
- Otvoritvena bilanca že obstaja. Poskušate uvoz ponoviti. Kliknite Zamenjaj obstoječo otvoritveno bilanco, če je bila prejšnja napačna, sicer pojdite na uvoz odprtih postavk namesto ponovnega uvoza bilance.
- Uskladitev terjatev in obveznosti se ne ujema. Najverjetneje odprte postavke uvažate pred otvoritveno bilanco, ali pa datotekama ni isti presečni datum. Uvozite (ali popravite) najprej otvoritveno bilanco.
- VegaERP zavrne konto z začetnim stanjem. Gre za konto prihodkov ali odhodkov, glejte Zakaj VegaERP zavrne to številko konta?.