Plačevanje dobaviteljev prek SEPA in UPN
Prejete račune, ki so Prejeto (torej že knjiženi, glejte Knjiženje prejetih računov), plačate na dva načina: v paketu prek SEPA datoteke, ki jo naložite v spletno banko, ali posamezno prek natisljivega plačilnega naloga UPN QR. Ta stran opisuje oboje ter to, kako se plačilo, ko ga banka izvede, poveže nazaj z računom.
Priprava paketa SEPA plačil
Izberite račune
- Na seznamu Prejeti računi (Računovodstvo → Stroški in sredstva → Prejeti računi) označite potrditvena polja ob računih, ki jih želite plačati, nato v orodni vrstici nad seznamom kliknite Pripravi SEPA plačila. VegaERP izbor prenese na stran za nov SEPA izvoz. V paket smejo samo neplačani, knjiženi računi (ne Osnutek in ne Preklicano); če je bil kateri od izbranih neustrezen, se pred prehodom prikaže opozorilo, koliko računov je bilo iz paketa izločenih.
- Namesto tega lahko odprete Računovodstvo → Bančništvo in denar → SEPA plačila in kliknete Nov SEPA izvoz; na strani nato sami izberete račune s potrditvenimi polji. Iskalno polje filtrira po dobavitelju ali številki računa, gumb z napisom Zapadli in njihovim številom pa seznam omeji na zapadle račune; Izberi vse zapadle jih vse označi z enim klikom.
Izpolnite paket
- Pri Plačajte z računa izberite svoj bančni račun. Če imate v VegaERP shranjen samo en aktiven bančni račun, je izbran samodejno.
- Po potrebi nastavite Datum izvršitve (prazno pomeni danes) in BIC svoje banke; slednji za domača SEPA plačila ni obvezen.
- Na desni strani kartica Povzetek sproti prikazuje število izbranih računov in skupni znesek po valuti.
- Kliknite gumb Ustvari, ki poleg imena šteje tudi število izbranih računov.
Kaj pomeni, da je uspelo
Če so bili vsi izbrani računi uspešno vključeni, se prikaže obvestilo SEPA izvoz ustvarjen in odprete stran SEPA plačila z novo vrstico v statusu Pripravljeno za prenos. Če je bil izločen del računov (na primer zaradi manjkajočega IBAN dobavitelja), obvestilo pove, koliko jih je bilo preskočenih, seznam manjkajočih pa ostane prikazan na strani, da veste, katere popraviti.
Prenos datoteke v spletno banko
- Na seznamu SEPA plačila (Računovodstvo → Bančništvo in denar → SEPA plačila) pri ustrezni vrstici kliknite Prenesi. VegaERP pripravi datoteko XML v formatu pain.001, standardni obliki za paketna SEPA plačila.
- Prijavite se v spletno banko svojega podjetja in poiščite funkcijo za uvoz plačilnega naloga oziroma paketnih plačil (ime se od banke do banke razlikuje, na primer »Uvoz naloga« ali »Uvoz plačil«). Naloženo datoteko banka razčleni v seznam posameznih plačil, ki jih pred izvedbo še sami potrdite v spletni banki.
- Ko banko datoteko sprejme in plačila izvede, se status izvoza v VegaERP ne spreminja samodejno; VegaERP ne prejema povratnih informacij iz spletne banke. Da je bila datoteka dejansko prenesena, veste po statusu Preneseno, ki se nastavi, ko jo prvič prenesete.
Banka lahko datoteko zavrne, če ne ustreza njenemu lastnemu uvoznemu obrazcu; v tem primeru preverite navodila svoje banke za uvoz SEPA plačil ali obrnite se na njeno podporo.
UPN plačilni nalog za posamezen račun
Za plačilo enega samega računa, brez priprave paketa, uporabite plačilni nalog UPN s skenirno QR kodo.
Ustvarite nalog
- Odprite prejeti račun v statusu Prejeto ali Plačano in v meniju z dodatnimi dejanji kliknite Plačilni nalog UPN.
- V oknu preverite Znesek za plačilo (izračunan samodejno, ni ga mogoče urejati) ter IBAN dobavitelja. Če ima dobavitelj v svojem stiku shranjen IBAN, je polje že izpolnjeno; če ga nima, VegaERP poskusi z enim samim nedvoumnim računom iz poslovnega registra. Sicer IBAN vpišite ročno z računa. Po potrebi popravite Sklic, ki je privzeto izpolnjen s sklicem SI00 iz številke računa.
- Kliknite Ustvari nalog. VegaERP prenese natisljiv PDF s podatki plačila in QR kodo UPN QR, ki jo lahko poskenirate neposredno v aplikaciji svoje banke.
Gumb Ustvari nalog je onemogočen, dokler ni vpisan noben IBAN. Nalog UPN je mogoč samo za račune v EUR; za druge valute in za že v celoti plačane račune okno namesto tega pove, zakaj naloga ni mogoče ustvariti.
Kako se plačilo vrne na račun
Ko banka SEPA plačilo ali UPN nalog izvede, se plačilo prej ali slej pojavi na bančnem izpisku, ki ga uvozite v VegaERP (glejte Usklajevanje bančnega izpiska). Pri nalogu UPN plačilo nosi sklic računa, zato ga VegaERP praviloma predlaga po ujemanju sklica. SEPA datoteka sklica ne nosi, samo številko računa v namenu plačila, zato se predlog pri SEPA plačilu opira na znesek, številko računa in ime prejemnika. Ko ujemanje potrdite, se plačilo zabeleži in status računa se spremeni v Plačano. Dokler ujemanja ne potrdite, ostane transakcija v nabiralniku uskladitve, račun pa ostane neplačan, čeprav je denar že odšel z računa.
Pogoste težave
- Dobavitelj nima vpisanega transakcijskega računa. VegaERP namenoma ne ugiba, kam naj gre denar. Odprite partnerja (Stranke in dobavitelji) in v polje Transakcijski račun (IBAN) vpišite njegov IBAN z računa, nato paket SEPA pripravite znova. Za posamezno plačilo lahko IBAN namesto tega vpišete neposredno v okno Plačilni nalog UPN.
- Nekateri računi so bili pri paketu SEPA preskočeni. Obvestilo pove le, koliko jih je bilo. Razlog za vsak račun je naveden v seznamu preskočenih računov na strani: manjkajoč, neveljaven ali dvoumen IBAN, valuta ni EUR, ali račun ni več odprt. Ostali računi v paketu se kljub temu izvozijo normalno.
- Račun je že v drugi plačilni datoteki. Sistem prepreči dvakratni izvoz istega računa v dveh SEPA paketih, ker bi to banki naročilo dvojno plačilo istemu dobavitelju. Odprite prejšnjo datoteko in preverite, ali jo je banka sprejela; če jo je zavrnila, na strani za nov izvoz potrdite ponovni izvoz teh računov, sicer jih odznačite.
- Plačilnega naloga UPN ni mogoče ustvariti. Okno pove razlog: račun je v tuji valuti (nalogi UPN so samo v EUR) ali je že v celoti plačan.
- Plačilo se na izpisku ne ujema samodejno z računom. Pri nalogu UPN je najpogostejši vzrok manjkajoč ali spremenjen sklic na nalogu; SEPA plačilo sklica ne nosi in se ujema po znesku in številki računa; oglejte si Odpravljanje težav pri spregledanem ujemanju v vodniku o usklajevanju bančnega izpiska.