Bančni račun in prvi uvoz izpiska

Preden lahko uvozite prvi izpisek, mora v VegaERP obstajati bančni račun, na katerega se izpisek veže. Ob prevzemu podjetja ta seznam ni izpolnjen, zato je to eden prvih korakov, ki ga opravite sami. Ta stran pokriva vnos računa in prvi uvoz; usklajevanje transakcij z odprtimi postavkami je opisano v Usklajevanje bančnega izpiska.

Dodajte bančni račun

Odprite Računovodstvo → Bančništvo in denar → Banka in kliknite Dodaj bančni račun.
Izpolnite polja:
- Naziv računa je obvezen. To je ime, pod katerim račun vidite v aplikaciji, na primer Transakcijski račun NLB. Ni podatek, ki bi ga preverjala banka.
- Številka računa vnesite kot IBAN, torej oznaka države, dve kontrolni številki in nato številka računa; slovenski IBAN ima za SI natanko 17 števk. Navadna domača številka brez te oznake se ob shranjevanju zavrne. Pri slovenskem IBAN program preveri tudi kontrolni številki, zato tipkarska napaka ne pride skozi.
- Ime banke in Valuta sta neobvezna, a valuto vnesite takoj, če račun ni v EUR. Ko ima račun prvo transakcijo, izpisek ali uskladitev, valute ni več mogoče spremeniti. Za drugo valuto dodajte nov bančni račun.
Tudi Številka računa je formalno neobvezna, a jo vseeno vnesite: prav po njej program prepozna, da izpisek pripada temu računu, in zavrne datoteko, ki bi se sicer naložila v napačen račun. Če polje pustite prazno, te zaščite ni.
Shranite. Račun se pojavi na seznamu s stanjem, ki je do prvega uvoza nič. Vrstica Nepovezane transakcije se pokaže šele, ko takšne transakcije dejansko obstajajo.

Številko računa vnesite natančno tako, kot jo izpiše banka. Po njej se izpisek poveže s pravim računom, po IBAN nasprotne stranke pa se pozneje prepoznajo partnerji pri usklajevanju.

Uvozite prvi izpisek

Na seznamu odprite račun in kliknite Uvozi izpisek.
Naložite datoteko, kot jo izvozi vaša banka. VegaERP sprejme MT940 (.sta, .940), SEPA XML (camt.053) in CSV. Zapis prepozna iz same datoteke, zato vam ga ni treba izbirati.
Po uvozu program izpiše, koliko transakcij je bilo uvoženih in koliko podvojenih je preskočil.

Podvojene transakcije se preskočijo, ne podvojijo. Če isti izpisek naložite dvakrat, drugi uvoz ne bo ustvaril drugega kompleta transakcij, zato ponovni uvoz ni nevaren.

Preverite, kaj je uvoz sprejel

Na strani računa odprite zavihek Uvoz izpiska. Vsak uvoz ima svojo vrstico s statusom Zaključeno, V obdelavi ali Neuspešno.
Ob vsakem uvozu je Preverjanje stanja z eno od treh oznak: Stanje se ujema, Se ne ujema ali Ni preverjeno. Zadnja pomeni, da datoteka stanj sploh ne navaja, kar je pri nekaterih izvozih CSV običajno.
Odprite vrstico in primerjajte Začetno stanje, Končno stanje in Izračunano končno stanje. Prikazan je tudi IBAN izpiska, torej številka računa, ki jo navaja sama datoteka.
Če je uvoz kaj opazil, a datoteke ni zavrnil, je pod vrstico rumen okvir z opozorili ob uvozu. Najpomembnejše je opozorilo, da se izpiski v datoteki vsak zase izidejo, skupaj pa ne tvorijo neprekinjenega zaporedja: v datoteki manjka obdobje s prometom. Preverite, ali ste to obdobje uvozili z drugo datoteko, sicer znova izvozite celotno obdobje. Dokler je tak uvoz v mesecu, kontrolni seznam zaključka meseca pri koraku Banka usklajena kaže Izpisku manjka obdobje.

Izpiska, ki se ne izide, program ne uvozi. Vsak izpisek v datoteki preveri zase: če njegovo začetno stanje in vsota njegovega prometa ne dasta končnega stanja, ki ga navaja banka, zavrne celotno datoteko in v sporočilu pove, kateri izpisek in za koliko se razhaja. Prav tako zavrne datoteko, katere IBAN se ne ujema z izbranim računom. V obeh primerih ni uvožena nobena transakcija, vrstica uvoza pa ostane zabeležena s statusom Neuspešno, da se vidi, da ste poskusili.

Kaj pomeni, da je uspelo

Račun je na seznamu pod Banka, z oznako Aktiven in prikazanim Stanje.
Na strani računa je zavihek Transakcije poln vrstic z datumom, zneskom in opisom.
Uvoz v zavihku Uvoz izpiska ima status Zaključeno. Oznaka Stanje se ujema pomeni, da je program sam preveril, da se izpisek izide; oznaka Ni preverjeno pomeni le, da datoteka stanj ne navaja, in ni napaka.
Če se pojavi vrstica Nepovezane transakcije, to ni napaka: pomeni le, da transakcije čakajo na usklajevanje z odprtimi postavkami.

Pogoste težave

Številka računa je zavrnjena kljub pravilnemu IBAN. Presledki niso težava, ker jih program pred preverjanjem odstrani. Slovenski IBAN mora imeti za oznako SI natanko 17 števk, zato preštejte, ali je katera izpadla. Kadar se zavrne zaradi kontrolnih številk, je ena števka napačna; prepišite jo z izpiska, ne iz pogodbe.
Računa ni mogoče izbrisati. Računa s transakcijami program ne izbriše, ker bi s tem izgubili knjižbe, in to pove tudi v sporočilu. Računa, ki ga ne uporabljate več, zato ne brišite: pustite ga na seznamu, saj nosi zgodovino, po kateri se usklajujejo stare postavke.
Uvoz je zavrnjen, ker se izpisek ne izide. Manjka del prometa, najpogosteje zato, ker izvoz iz spletne banke ni zajel celotnega obdobja med navedenim začetnim in končnim stanjem. Izvozite izpisek znova, od začetka do konca obdobja, in ga naložite v celoti.
Uvoz je zavrnjen zaradi neujemanja IBAN. Datoteka pripada drugemu računu, kot je tisti, ki ste ga odprli. Vrnite se na seznam Banka, odprite pravi račun in izpisek naložite tam.
Uvoz se je zaključil, transakcij pa ni. Najpogosteje je bila naložena datoteka s povzetkom prometa namesto izpiska z vrsticami. V spletni banki izvozite izpisek za obdobje, ne pregleda stanja.