Povračilo stroška sodelavcu

Ko sodelavec plača poslovni strošek iz svojega žepa (na primer parkirnino ali kilometrino) in ga označite kot Povrnljiv, odobritev tega stroška še ne pomeni, da je denar že prišel do sodelavca. Ta stran opisuje drugi, ločeni korak: kako v VegaERP zabeležite dejansko izplačilo.

Zakaj sta dva koraka

Dokler sodelavcu denarja dejansko ne nakažete ali izplačate, mu ga podjetje še vedno dolguje. Ob odobritvi VegaERP to obveznost zabeleži v poslovne knjige. Šele ko sodelavca dejansko poplačate, ta obveznost ugasne. Zato Odobri stroška ne zaključi, če je strošek označen kot povrnljiv; strošek ostane v stanju “čaka na povračilo”, dokler izplačila ne potrdite ločeno.

Preden začnete

Strošek mora biti:

1. Pri vnosu ali urejanju označen kot Povrnljiv.
2. Odobren (status pregleda na strani stroška).

Peti korak poteka, Povrnjeno, se na strani stroška pojavi že takoj, ko je strošek označen kot Povrnljiv, tako da med pregledom vidite, da izplačilo še ni izvedeno. Gumb za zabeležbo izplačila se pojavi šele, ko je zahtevek odobren.

Zabeležba izplačila

1. Odprite strošek s seznama Računovodstvo → Stroški in sredstva → Stroški.

2. Na vrhu strani preverite, da je strošek v stanju Odobreno in da poleg zneska piše značka Čaka na povračilo.

   

3. Kliknite Označi kot povrnjeno desno zgoraj.

4. V oknu, ki se odpre, nastavite Datum izplačila (privzeto današnji datum). Pri polju Plačano iz izberite Banka ali Gotovina.

   Če izberete Gotovina, se pojavi še polje Blagajna. Izberite blagajno, iz katere je denar dejansko odšel. Izplačilo se hkrati zabeleži kot blagajniški izdatek v tej blagajni in kot temeljnica v glavni knjigi, zato blagajniški dnevnik in stanje na kontu 1000 ostaneta usklajena. Če blagajne v EUR še nimate, možnost Gotovina ni na voljo. Blagajno ustvarite pod Računovodstvo → Blagajna.

   

5. Kliknite Potrdi povračilo.

Kaj pomeni, da je uspelo

Sporočilo potrdi, da je bil strošek označen kot povrnjen. Na strani stroška:

• Značka ob znesku se spremeni v Povrnjeno, ob njej pa piše datum izplačila.
• Vseh pet korakov poteka je označenih kot zaključenih, vključno s korakom Povrnjeno.
• Gumb Označi kot povrnjeno izgine, ker dejanja ni več mogoče ponoviti.

Na seznamu Stroški stolpec Povračilo za vsak strošek prikaže eno od treh stanj: - za stroške, ki niso povrnljivi, Čaka na povračilo za odobrene povrnljive stroške, ki še niso poplačani, in Povrnjeno, skupaj z datumom izplačila, ko je to zabeleženo.

Pogoste težave

Gumb “Označi kot povrnjeno” se ne prikaže. Preverite dvoje: ali je strošek res označen kot Povrnljiv in ali je v stanju Odobreno. Dokler strošek čaka na pregled, gumba ni; namesto njega vidite gumbe za odobritev.

Sporočilo “Ta zahtevek za povračilo je že poravnan.” Nekdo je izplačilo verjetno že zabeležil v drugem oknu ali z dvojnim klikom. Osvežite stran, da vidite trenutno stanje.

Sporočilo “Povrniti je mogoče le strošek, označen za povračilo.” Strošek je bil plačan neposredno iz poslovnega računa ali s poslovno kartico, zato zaposlenemu podjetje ne dolguje ničesar in koraka povračila ne potrebuje.

Sporočilo “Tega zahtevka še ni mogoče poravnati, ker v glavni knjigi ni zabeležene obveznosti do sodelavca.” Ob odobritvi se knjižba ni izvedla ali pa je bila knjižena v breme poslovnega računa, zato v glavni knjigi ni obveznosti, ki bi jo izplačilo ugasnilo. Če je pri strošku prikazano neuspelo knjiženje, ga najprej ponovite. Sicer obveznost zabeležite z ročno temeljnico:

1. Odprite Računovodstvo → Računovodstvo in poročila → Temeljnice in kliknite Nov.
2. Vnesite dve postavki, obe v znesku stroška: v Breme konto stroška in v Dobro konto 2850 – Obveznosti do zaposlenih za povračila stroškov.
3. V vrstici s kontom 2850 kliknite ikono povezave (Poveži s stroškom) in izberite ta strošek. Ikona povezave se, ko je postavka povezana, obarva temneje; ob kliku nanjo se izpiše ime povezanega stroška. Povezavo odstranite z Odstrani povezavo.
4. Temeljnico shranite, jo odprite in kliknite Knjiži. Dokler je v stanju Osnutek, glavna knjiga postavke ne vsebuje in povračila ni mogoče zabeležiti.
5. Vrnite se na strošek in ponovite Označi kot povrnjeno.