Zakaj prejetega predujma ni mogoče uporabiti za ta račun?

Ko kupec plača več, kot je bilo takrat odprtega za plačilo, lahko preplačilo namesto odpisa ali povračila zabeležite kot prejeti predujem (v Uskladitvi izberete možnost “Presežek zabeleži kot prejeti predujem kupca”). Ta predujem je nato na voljo za porabo na katerem koli poznejšem računu istega kupca: na zaslonu Zabeleži plačilo se pri kupcu, ki ima dobroimetje, prikaže polje “Ta kupec ima na računu …” z gumbom Porabi. VegaERP porabo zavrne v nekaj primerih, vsak s svojim razlogom.

Kaj piše na zaslonu

Ta prejeti predujem ne obstaja več. Osvežite seznam.

Ta postavka predujma ne obstaja več. Osvežite predujem.

Na predujmu je še 120,00, zahtevano pa je bilo 300,00.

Predujem je v valuti USD, račun pa v valuti EUR. Predujem lahko porabite samo za račun v isti valuti; sicer ga vrnite kupcu.

Ta predujem pripada drugemu kupcu. Predujem lahko poravna samo račune, izdane kupcu, ki ga je plačal.

Na ta račun ni mogoče porabiti predujma: biti mora izdan in neplačan račun (ne osnutek, ne predračun, ne storniran in ne že poravnan račun).

Ta dokument še ni evidentiral dobave, z razporeditvijo predujma na prihodnjo dobavo pa nastane obveznost obračuna DDV na ta dan. Zanj izdajte avansni račun ali pa dobropis porabite za že izdan račun.

Na tem računu je odprtih še 80,00, zahtevano pa je bilo 150,00. Več bi terjatev potisnilo v negativno.

Ta postavka predujma je že stornirana.

120,00 tega prejetega predujma je že porabljenega ali vrnjenega. Najprej stornirajte te postavke, nato razdružite bančno postavko.

Zakaj se to zgodi

Valuta, kupec, znesek ali stanje računa se ne ujemajo

Štiri od zgornjih sporočil so preverjanja na gumbu Porabi, vsako varuje pred drugačno napačno knjižbo:

• Valuta. Predujem je bil prejet in vknjižen v določeni valuti; poravnava računa v drugi valuti bi zahtevala tečaj, ki ga nihče ni evidentiral, zato VegaERP raje zavrne kot ugiba.
• Kupec. Predujem lahko poravna samo račune istega kupca, ki je denar plačal.
• Znesek. Porabiti je mogoče kvečjemu toliko, kolikor je na predujmu še na voljo, in kvečjemu toliko, kolikor račun še dolguje, sicer bi terjatev ali dobroimetje padla pod nič.
• Stanje računa. Predujem lahko poravna samo izdan, neplačan račun. Osnutek še nima knjižene terjatve, predračun je le ponudba, storniran ali že plačan račun pa nima česa poravnati.

Cilj še ni izdan račun

Sporočilo o dobavi, ki še ni evidentirana, je drugačne narave: ne gre za tehnično omejitev, ampak za to, da bi razporeditev denarja na dokument, ki še ni izdan račun (na primer predračun ali osnutek), pomenila, da ste denar prejeli za dobavo, ki je še niste opravili. DDV od takega predplačila zapade na dan prejema denarja, ne šele ob izdaji končnega računa, zato tak prejem potrebuje svoj davčni dokument: avansni račun. Predujem lahko namesto tega porabite za katerikoli že izdan račun tega kupca.

Predujem ali njegova poraba je medtem izginila

Preostala sporočila (“ne obstaja več”, “že stornirana”, “že porabljenega ali vrnjenega”) pomenijo, da se je predujem spremenil, medtem ko ste gledali ta zaslon, na primer je nekdo drug že porabil isti predujem za drug račun, ali pa je bila bančna transakcija, ki je predujem ustvarila, medtem razvezana v Uskladitvi. Enak vzorec kot pri drugih dokumentih: glejte Zakaj pravi, da se je nekaj spremenilo, medtem ko sem delal na tem?

Kaj naredite

Valuta, kupec, znesek ali stanje računa se ne ujemajo

1. Preverite, kateremu kupcu in v kateri valuti je bil predujem prejet, to je izpisano ob ponujenem znesku na zaslonu Zabeleži plačilo.
2. Če se valuta ne ujema, predujma za ta račun ne uporabljajte; namesto tega ga kupcu vrnite.
3. Če je zneska na predujmu premalo ali bi presegel odprto vrednost računa, porabite kolikor je na voljo oziroma kolikor račun še dolguje, preostanek pa poravnajte na drug način.
4. Če račun (še) ni izdan, ga najprej izdajte; predujem lahko porabite šele takrat.

Cilj še ni izdan račun

1. Če gre za predračun, ga najprej pretvorite v izdan račun ali izdajte ločen avansni račun za prejeto predplačilo.
2. Predujem nato porabite na tem izdanem računu ali na katerem koli drugem že izdanem računu istega kupca.

Predujem ali njegova poraba je medtem izginila

1. Osvežite stran ali seznam predujmov, da vidite trenutno stanje.
2. Preverite, koliko je na predujmu še na voljo, morda ga je medtem porabil kdo drug.
3. Če je predujem v celoti izginil, je bila najverjetneje razvezana bančna transakcija, ki ga je ustvarila; v tem primeru glejte Zakaj ne morem odvezati te bančne postavke?

Če tega ne morete urediti sami

Če je predujem po vaši evidenci pravilen (prava valuta, pravi kupec, dovolj sredstev), pa ga kljub temu ni mogoče porabiti, se obrnite na podporo in navedite kupca, znesek predujma ter številko računa, za katerega ga poskušate uporabiti.