Glavna knjiga
Glavna knjiga je dvostavno knjigovodstvo VegaERP: kontni načrt, temeljnice ter poročili Bruto bilanca in Bilanca stanja. Vse štiri strani odprete v levem meniju pod Računovodstvo.
Če ste normirani s.p. na pavšalni obdavčitvi, skupine Računovodstvo in poročila v meniju ne vidite. Normiranci ne vodijo dvostavnega knjigovodstva, zato je stran zanje skrita. Modul Računovodstvo sam ostane viden.
Urejanje kontnega načrta
- V levem meniju odprite Računovodstvo in kliknite Kontni načrt.
- Konte iščete s poljem Iskanje kontov… ali jih razvrstite po tipu z gumbi na vrhu seznama (npr. Obveznosti, Odhodki).
- Za nov konto kliknite Nov.
- Vnesite Številka konta in Ime konta. Izberite Tip konta (Sredstva, Obveznosti, Kapital, Prihodki ali Odhodki) in po potrebi Kategorija (neobvezno) ter Nadrejeni konto (neobvezno).
- Če konto prevzema stanje iz prejšnjega sistema, vnesite Začetno stanje in Datum začetnega stanja ter izberite Normalno stanje (Breme ali Dobro).
- Kliknite Shrani.
Če selite kontni načrt iz Minimaxa, uporabite Uvoz na vrhu seznama namesto ročnega vnosa vsakega konta. Postopek je opisan v Uvoz podatkov iz Minimaxa.
Za pregled knjižb enega konta kliknite na njegovo Številka konta v seznamu. Odpre se Kartica konta z začetnim stanjem, vsemi knjižbami in tekočim saldom tega konta, po stolpcih Datum, Temeljnica, Opis, Protikonto, Breme, Dobro in Saldo.
Knjiženje temeljnice
- V levem meniju pod Računovodstvo kliknite Temeljnice.
- Kliknite Nov.
- Vnesite datum v polje Izberite datum, po želji Sklic in Opis temeljnice.
- V razdelku Postavke temeljnice za vsako vrstico izberite Konto in vnesite znesek v stolpec Breme ali Dobro, nikoli v oba. Dodatno vrstico dodate z Dodaj vrstico.
- Kliknite Shrani. Gumb je onemogočen, dokler skupno Breme in skupno Dobro nista enaka.
Temeljnica se shrani v statusu Osnutek in še ni v glavni knjigi. Da jo dejansko knjižite:
- Odprite temeljnico s seznama Temeljnice.
- Kliknite Več in nato Knjiži.
- V oknu Knjiži temeljnico? potrdite z Knjiži.
Pregled bruto bilance
- V levem meniju pod Računovodstvo kliknite Bruto bilanca.
- Z gumbom Na dan nastavite datum, za katerega želite stanje kontov.
- Po potrebi vklopite Vključi ničelna stanja, da vidite tudi konte brez prometa.
- Preglejte stolpce Koda, Konto, Tip, Breme, Dobro in Stanje. Za izvoz v datoteko kliknite Izvoz.
Pregled bilance stanja
- V levem meniju pod Računovodstvo kliknite Bilanca stanja.
- Z gumbom, ki prikazuje trenutni datum, izberete dan, na katerega želite bilanco.
- Preglejte razdelek Sredstva in združeni razdelek za obveznosti ter kapital, oba s podskupinami, kot sta Kratkoročna sredstva in Kratkoročne obveznosti.
- Vrstica Skupaj sredstva mora biti enaka vrstici Skupaj obveznosti in kapital.
Kaj pomeni, da je uspelo
- Kontni načrt: nov konto se pojavi na seznamu pod svojim tipom in ga lahko izberete pri knjiženju temeljnice.
- Temeljnica: status se spremeni iz Osnutek v Knjižen, znesek pa je takoj viden na strani Kartica konta vsakega vpletenega konta in na strani Bruto bilanca.
- Bruto bilanca: vrstica Razlika v povzetku je 0,00 €. Če ni, je nekje v knjigah neusklajenost.
- Bilanca stanja: Skupaj sredstva je enako Skupaj obveznosti in kapital.
Pogoste težave
- Gumb Shrani pri temeljnici ostaja neaktiven. Skupno Breme in skupno Dobro postavk še nista enaka. Preverite zneske v vseh vrsticah.
Temeljnice ni mogoče urejati. Knjiženo temeljnico je mogoče samo še Storniraj, ne več urediti. Popravek naredite z novo, storno temeljnico.
- Bruto bilanca ali bilanca stanja opozarja, da ni uravnotežena. Sporočilo Opozorilo: bruto bilanca ni uravnotežena! Razlika: oziroma Opozorilo: Bilanca stanja ni uravnotežena! Razlika: običajno pomeni neknjiženo temeljnico, ki vpliva samo na eno stran, ali knjižbo z neenakim bremenom in dobropisom.
- Skupina Računovodstvo se v meniju sploh ne prikaže. Tenant je na pavšalni obdavčitvi (normirani s.p.) in dvostavnega knjigovodstva zato ne vodi.
- Temeljnice, ki ste jo pripravili sami, ne morete odobriti. Kadar ima podjetje še enega skrbnika ali računovodjo, mora Odobri klikniti on: pregled drugega para oči. Če te vloge nima nihče drug, lahko svojo temeljnico odobrite sami.
- Stornirane temeljnice ni mogoče izbrisati. Temeljnica, preklicana s Prekliči temeljnico, je bila knjižena in ostane v evidenci skupaj s podatkom, kdo in kdaj jo je storniral (polje Storniral). Iz glavne knjige je že izločena.
- Konta v kontnem načrtu ni mogoče izbrisati. Če ima konto knjižene postavke, izbris ni mogoč, ker bi glavna knjiga ostala neusklajena.