Zaključevanje in zaklepanje obdobij
Vsako računovodsko obdobje je v enem od treh stanj: Odprto, Zaprto ali Zaklenjeno. V zaprto ali zaklenjeno obdobje ni več mogoče knjižiti novih temeljnic, izdajati računov z datumom v tem obdobju niti beležiti plačil z datumom v tem obdobju. Razlika med Zaprto in Zaklenjeno je pomembna: zaprto obdobje lahko znova odprete, zaklenjenega pa ne, nikoli več.
Obdobja upravljate na strani Upravljanje obdobij, ki jo v levem meniju najdete pod Računovodstvo. Če je vaše podjetje normirani s.p. na pavšalni obdavčitvi, te strani ne vidite, ker ne vodite dvostavnega knjigovodstva in zato tudi nimate obdobij za zaklepanje.
Kaj se z obdobjem lahko zgodi
Razlika med Zaprto in Zaklenjeno je edina stvar na tej strani, ki je ni mogoče popraviti pozneje, zato je tu prikazana posebej.
Zaprto obdobje lahko administrator ali računovodja znova odpre. Zaklenjeno obdobje je dokončno: program ga ne odklene, in te poti ni. Zato zaklenite šele takrat, ko ste prepričani, da v obdobje ne boste več posegli.
Če vam program zavrne knjiženje zaradi obdobja, je razlaga v Obdobje je zaklenjeno.
Zaključek (zapečatenje) obdobja
- Na strani Upravljanje obdobij v vrstici odprtega obdobja kliknite gumb Zapri (ime gumba vključuje ime obdobja, na primer »Zapri januar 2026«).
- V oknu z istim naslovom preglejte seznam Odprte postavke v obdobju. Tu so navedene stvari, ki v obdobju še niso urejene, na primer izdani računi v osnutku, neprevzeti ali neknjiženi prejeti računi, neusklajene bančne postavke ali neoddan obračun DDV-O.
- Kliknite potrditveni gumb, ki nosi isto ime kot okno (na primer »Zapri januar 2026«).
Postavke na tem seznamu zaključka ne blokirajo, obdobje lahko zaprete kljub njim. Edina stvar, ki zaključek dejansko prepreči, je temeljnica v statusu Osnutek, datirana v to obdobje, glejte Pogoste težave spodaj.
Ko se obdobje zapre, stolpec Status pokaže Zaprto, stolpec Zaprto pa dobi datum zaključka.
Zaklepanje zaprtega obdobja
Zaklepanje je dodaten in dokončen korak nad že zaprtim obdobjem. Uporabite ga, ko ste prepričani, da v obdobje ne bo treba več nikoli poseči, na primer po oddanem obračunu DDV-O in zaključenem letnem pregledu.
- V vrstici zaprtega obdobja kliknite gumb Zakleni (ime gumba vključuje ime obdobja, na primer »Zakleni januar 2026«).
- V oknu z istim naslovom kliknite potrditveni gumb, ki nosi prav tako ime.
Ko je obdobje zaklenjeno, stolpec Status pokaže Zaklenjeno. Vrstica od tega trenutka nima več nobenega gumba za dejanja, samo podatek o datumu zaključka in morebitnem prejšnjem ponovnem odprtju.
Ponovno odpiranje zaprtega obdobja
Ponovno odpreti je mogoče samo obdobje v statusu Zaprto. Zaklenjenega obdobja ni več mogoče ponovno odpreti, sistem na to opozori že v oknu za zaklepanje.
Zaključek, zaklepanje in ponovno odprtje smejo dejansko izvesti samo uporabniki z vlogo Administrator ali Računovodja. Gumbe za ta dejanja sicer vidi vsak uporabnik s pravico urejanja modula Računovodstvo, tudi tisti brez ene od teh dveh vlog, a mu klik sporoči Nimate dovoljenja za izvedbo tega dejanja. in dejanje se ne izvede.
- V vrstici zaprtega obdobja kliknite gumb Ponovno odpri (ime gumba vključuje ime obdobja, na primer »Ponovno odpri januar 2026«).
- V polje Razlog za ponovno odprtje vpišite razlog. Potrditveni gumb ostane onemogočen, dokler polje ni izpolnjeno, razlog je obvezen in se zabeleži v revizijsko sled.
- Kliknite potrditveni gumb, ki nosi isto ime kot okno.
Status obdobja se vrne na Odprto. V stolpcu Ponovno odprto se pojavi datum, klik nanj pa odpre podrobnosti Ponovno odprl(a), Datum ponovnega odprtja in Razlog.
Kaj pomeni, da je uspelo
| Dejanje | Kaj se spremeni |
|---|---|
| Zaključek | Stolpec Status pokaže Zaprto, stolpec Zaprto dobi datum, temeljnic, računov in plačil z datumom v tem obdobju od zdaj ni več mogoče knjižiti. |
| Zaklepanje | Stolpec Status pokaže Zaklenjeno, vrstica ostane brez gumbov za dejanja, saj obdobja odslej ni več mogoče ne odpreti ne urejati. |
| Ponovno odprtje | Stolpec Status pokaže Odprto, v obdobje je spet mogoče knjižiti, v stolpcu Ponovno odprto pa ostane sled, kdo in zakaj je to naredil. |
Pogoste težave
- Knjiženje temeljnice z datumom v zaprtem ali zaklenjenem obdobju je zavrnjeno.
Preizkušeno na temeljnici: gumb Knjiži vrne sporočilo o napaki, ki je danes v
angleščini, ne glede na to, da je uporabniški vmesnik sicer v slovenščini. Izgleda
takole:
Cannot post to closed accounting period "julij 2026" (value date 2026-07-15). Reopen the period or post the entry into the current open period.Sporočilo pove ime obdobja in datum, ki je sporen. Sama temeljnica ostane shranjena kot osnutek, samo knjiženje je zavrnjeno. Enak zaklep uporablja tudi knjiženje plačil, prejetih računov in izdanih računov, ki ima svoj datum v zaprtem ali zaklenjenem obdobju. - Zaključka obdobja ni mogoče izvesti, čeprav seznam odprtih postavk ni tega pokazal.
Vzrok je temeljnica v statusu Osnutek, ki je v obdobju že shranjena. Sporočilo o
napaki je spet v angleščini:
Cannot close period with draft journal entries. Please post or delete draft entries first.Temeljnico pred zaključkom obdobja ali knjižite (Knjiži) ali izbrišite. - Gumbi za zaključek, zaklepanje in ponovno odprtje ne naredijo nič, samo izpišejo opozorilo. Prijavljeni uporabnik nima vloge Administrator ali Računovodja. Sporočilo Nimate dovoljenja za izvedbo tega dejanja. to potrdi in status obdobja se ne spremeni.
- Zaklenjenega obdobja ni mogoče ponovno odpreti. To je namerno in dokončno. Če je bilo obdobje zaklenjeno pomotoma ali je treba popraviti knjižbo znotraj njega, popravek naredite s storno temeljnico ali dobropisom, knjiženim v odprto obdobje, glejte Glavna knjiga.