Nastavitve organizacije

Ta stran je namenjena novemu podjetju, ki šele nastavlja delovni prostor: kje uredite osnovne podatke o podjetju, kako povabite sodelavce in jim dodelite vloge, ter na kaj naletite, ko oddajate prve obračune. Nekaj od tega je treba urediti, preden program sploh deluje pravilno, zato je bolje, da to preberete zdaj, kot da vas ustavi tik pred rokom.

Podatki o podjetju

Odprite Nastavitve → Podjetje in ekipa → Nastavitve podjetja.
V razdelku Podatki o podjetju uredite Naziv podjetja in Naslov. Oba podatka se natisneta na vsak izdan dokument. Če je bil naziv ob registraciji uvožen iz registra FURS z VELIKIMI ČRKAMI, ga tukaj popravite; ročni popravek naslednji uvoz iz registra ne prepiše.
Da podatke primerjate s Poslovnim registrom AJPES, kliknite Posodobi iz Poslovnega registra. Program pokaže, kaj imate vpisano in kaj piše v registru (naziv, matična številka, registrski organ in naslov). Označite podatke, ki jih želite prevzeti, in kliknite Prevzemi označeno. Neoznačeni podatki ostanejo taki, kot so.
Preverite kljukico Zavezanec za DDV. Ta podatek odloča, ali računi obračunavajo DDV.

Za prijave, ki jih zahtevata ZZZS in FURS (prijave zaposlenih, REK-O), je namenjen ločen razdelek ZZZS in AJPES identifikatorji na isti strani.

Kliknite Prenesi iz registra. Program iz javnega registra AJPES samodejno izpolni polja, kot so matična številka in šifra dejavnosti.
Ročno vpišite Šifra kolektivne pogodbe (polje S02 obrazca REK-O) in Odgovorna oseba za REK obrazce (polje F008) z njenim kontaktom (polje F009). Teh dveh podatkov register ne pozna. Dokler nista vpisana, program obračuna REK-O za plače ne odda.

Podjetja, ki vodijo dvostavno knjigovodstvo, na isti strani urejajo tudi Davčni režim (običajni režim ali normiranec). Od izbranega režima je odvisno, ali se za posamezno davčno leto sploh vodi glavna knjiga. Normiranec je lahko le samostojni podjetnik, zato program d.o.o., društvu in računovodskemu servisu ponudi samo običajni režim. Družbe z omejeno odgovornostjo (d.o.o.) imajo dodaten razdelek Sodni register (ZGD-1) (registrsko sodišče, Srg vpisa, osnovni kapital), samostojni podjetniki pa razdelek Poslovni register (ZGD-1) (registrski organ). Podatki se izpišejo v nogi vsakega poslovnega dokumenta: za družbo po 45. členu ZGD-1, za samostojnega podjetnika po 5. odstavku 72. člena ZGD-1. Pravnoorganizacijsko obliko in registrsko sodišče oziroma registrski organ izpolnimo iz poslovnega registra AJPES, dokler polje ni izpolnjeno; kar vpišete sami, ostane. Pod razdelkom je Predogled noge dokumenta, ki kaže nogo, kot bo izpisana na naslednjem izdanem računu.

Osnovnega kapitala v odprtih podatkih registra ni, zato ga kapitalska družba (d.o.o., d.d.) vpiše sama. Dokler ga ni, računov ni mogoče izdati: račun ostane osnutek in ne dobi zaporedne številke. Če osnovni kapital ni v celoti vplačan, vpišite še znesek še nevplačanih vložkov; v nogi se izpiše le, če je polje izpolnjeno.

Uporabniki in vloge

Uporabnike upravljate na strani Ekipa, do katere pridete prek Nastavitve → Podjetje in ekipa → Ekipa.

Kliknite Povabi uporabnika.
Vpišite E-pošta povabljenega in izberite polje Vloga.
Kliknite Pošlji povabilo.

Ob povabilu ali kasnejšem urejanju lahko izberete te vloge:

Administrator: poln dostop do vsega, vključno z upravljanjem uporabnikov, naročnino, varnostnimi nastavitvami in okoljem za e-oddajo (test/produkcija pri eDavkih, ZZZS in podobnem). To so nastavitve, ki jih ne sme spreminjati kdorkoli.
Uporabnik: dostop urejate po modulih (CRM, Računovodstvo, Skladišče, Potovanja, eSlog, Vega AI), vsakega posebej na Polni dostop, Samo ogled ali Brez dostopa. To nastavite v oknu Uredi člana.
Samo ogled: dostop samo do portala za stranke (oddaja dokumentov in sporočila računovodskemu servisu). Vloga je na voljo samo, če je podjetje povezano z računovodskim servisom. Glejte Portal za stranko.

Vloga Računovodja v programu obstaja in ima širok dostop do knjiženja, obdobij in oddaje obračunov, vendar je na tej strani ni mogoče ročno dodeliti. Sodelavec jo dobi samodejno, ko vaše podjetje prek programa poveže z zunanjim računovodskim servisom; tam se dostop dodeli celotni ekipi servisa ali le dodeljenim računovodjem, odvisno od nastavitve servisa.

Preden oddate prvi obračun

Dva pogoja veljata samo za PRVO oddajo posameznega obrazca za novo podjetje; kasnejši obračuni ju ne preverjajo več.

Prenos od prejšnjega izvajalca

Za vsak obrazec posebej (REK-O, RP-O, OPSVL, KIR/KPR, DDPO) mora biti zabeleženo, ali ga je za vaše podjetje kdaj že oddal prejšnji izvajalec. Program to preveri ločeno za vsak obrazec, zato lahko na to naletite večkrat, enkrat na obrazec. Uredite pod Nastavitve → Obračuni, razdelek Prenos od prejšnjega izvajalca.

Stran Nastavitve → Obračuni z opozorilnim pasom in kartico REK-O, ki nosi značko Ni zabeleženo, dokler ni izbrano, ali je bil obrazec za to podjetje kdaj že oddan

Podroben postopek in primer sporočila, ki ga dobite, če tega še niste uredili, je v Zakaj ne morem oddati obračuna za to obdobje?.

Potrditev začetka poslovnega leta

Prvo generiranje obračuna DDPO in izvoz letnih računovodskih izkazov za AJPES zahtevata, da je potrjeno, ali je poslovno leto vašega podjetja koledarsko leto. Program privzeto predpostavi koledarsko leto, prve oddaje pa brez izrecne potrditve ne dovoli, ker bi bila napačna prijava pri FURS-u ali AJPES-u nepovratna. Samo datoteko za AJPES pripravite in prenesete na strani Letno poročilo AJPES.

Če je poslovno leto vašega podjetja koledarsko leto, kar je najpogostejši primer, lahko to z enim klikom potrdi administrator ali pooblaščeni računovodja: odprite Nastavitve podjetja, poiščite kartico Poslovno leto in kliknite Potrdi. Uspešno potrditev prepoznate po tem, da kartica prikaže napis “Potrjeno” z datumom potrditve.

Če poslovno leto vašega podjetja ni koledarsko leto, kartica sicer omogoča izbiro drugega prvega meseca, vendar to samo po sebi oddaje še ne omogoči: letni obračuni za takšno poslovno leto danes še niso podprti, zato se v tem primeru obrnite na podporo. Podrobneje v Obračun DDPO.

Če pri podjetju nihče nima vloge administratorja, na primer pri stranki računovodskega servisa, ki povabila še ni sprejela, potrditev opravi računovodja tega servisa. Za to vam ni treba pisati podpori.

Pogoste težave

Obračuna REK-O ni mogoče oddati, čeprav so podatki o plači pravilni. V razdelku ZZZS in AJPES identifikatorji manjka polje Šifra kolektivne pogodbe (polje S02) ali Odgovorna oseba za REK obrazce (polje F008). Brez teh dveh polj program XML-a sploh ne pripravi.
Gumb Prenesi iz registra ne izpolni vseh polj. Register AJPES odgovori le na javno dostopne podatke (matična številka, šifra dejavnosti in podobno). Šifro kolektivne pogodbe in odgovorno osebo vpišete sami.
Nekoga ne morete povabiti kot Računovodjo. To vlogo dodeli samo povezava z računovodskim servisom, ne ročno povabilo, glejte razdelek Uporabniki in vloge zgoraj.