Prvi koraki

To ni vodenje po vseh funkcijah aplikacije, temveč najkrajša pot od praznega podjetja do prvega uporabnega rezultata. Vrstni red spodaj ni naključen: nekateri koraki druge dejansko blokirajo, dokler jih ne opravite, zato jih naredite v tem zaporedju.

Naredite to v tem vrstnem redu

1. Ustvarite podjetje. Ob prijavi izberete polje Vrsta organizacije: Podjetje ali Računovodski servis. Nato vnesete davčno številko; aplikacija podjetje samodejno poišče v Poslovnem registru AJPES in prikaže ime, naslov, Vrsta podjetja (d.o.o., s.p. ali društvo, ki jo program nastavi po pravnoorganizacijski obliki iz registra) in matično številko kot povzetek. Če kaj ne drži, podatke odprete z gumbom Uredi; polja, ki jih je izpolnil register, so označena z iz Poslovnega registra (AJPES), kar ste vpisali sami, ostane. Če register podjetja ne najde, polja izpolnite sami. Za s.p. po potrebi izberite še Davčni režim (standardni ali normiranec), nato kliknete Naprej. Računovodski servis vpiše le ime in davčno številko; naslov in matično številko lahko dopolni pozneje v nastavitvah podjetja. Program vas nato vpraša še nekaj vprašanj o poslovanju (na primer ali vodite zalogo ali imate zaposlene); od odgovorov je odvisno, kateri moduli se prikažejo v vaši stranski vrstici. Nazadnje vas vpraša, ali prehajate iz drugega programa: če izberete Prehajam iz drugega sistema, na istem zaslonu izberete sistem in datum prehoda. Računovodski servis program pred dodajanjem prve stranke vpraša za privzeto mesečno pristojbino in urno postavko (korak Cenik in privzete nastavitve). Pristojbina se prenese na vsako stranko, ki jo dodate, urna postavka pa se uporabi pri zaračunavanju časa. Korak lahko preskočite z Preskoči za zdaj in oboje vnesete kasneje.

2. Dopolnite Nastavitve podjetja. Odprite Nastavitve → Podjetje in ekipa → Nastavitve podjetja. Preverite kljukico Zavezanec za DDV, saj ta odloča, ali računi sploh obračunajo DDV. V razdelku ZZZS in AJPES identifikatorji vpišite Šifra kolektivne pogodbe (polje S02 obrazca REK-O) in Odgovorna oseba za REK obrazce (polje F008) z njenim kontaktom.

   Brez teh dveh polj program obračuna plač ne bo mogel oddati kot REK-O, zato ju izpolnite zdaj, ne šele ob prvi plači.

3. Zabeležite prenos od prejšnjega izvajalca. Pod Nastavitve → Obračuni → Prenos od prejšnjega izvajalca za vsak obrazec (REK-O, RP-O, OPSVL, KIR/KPR, DDPO) posebej odgovorite, ali ga je za vaše podjetje kdaj že oddal prejšnji izvajalec.

   Dokler tega ne naredite, program zavrne vsako oddajo tega obrazca, tudi če je to vaša prva plača ali prvi obračun DDV. Podroben postopek je v Zakaj ne morem oddati obračuna za to obdobje?.

   

4. Povabite ekipo, če niste edini uporabnik. Na strani Ekipa (Nastavitve → Podjetje in ekipa → Ekipa) kliknite Povabi uporabnika, vpišite e-pošto in izberite vlogo. Računovodski servis, ki zastopa več strank, naj pred tem prebere Računovodski servisi in dostop do več strank, saj je tam model dostopa drugačen.

5. Izdajte prvi dokument. Ko so zgornji koraki opravljeni, ste pripravljeni na izdajo prvega računa ali ponudbe. Poslovni kupci, ki zahtevajo elektronsko izmenjavo računov, naj preberejo Izdajanje računov in e-Račun za podrobnosti formata eSlog.

Če se sredi leta selite iz drugega sistema

Preden začnete knjižiti nove dokumente, vnesite začetna stanja iz prejšnjega sistema, sicer bodo v DDV knjigah in temeljnici manjkali zgodovinski podatki. Če prihajate iz Minimaxa, si oglejte Uvoz podatkov iz Minimaxa, ki pokriva večino slovenskih selitev.

Prvi dnevi po prevzemu

Zgornji seznam pripravi podjetje. Spodnji je pot, po kateri v prvih dneh dobite v VegaERP dejanske podatke. Vrstni red ni poljuben, ker se vsak korak sklicuje na prejšnjega:

1. Uvoz podatkov iz Minimaxa prinese kontni načrt, stranke in artikle. To naredite prvo, ker se vse ostalo sklicuje nanje.
2. Blago in storitve je katalog, iz katerega jemljete vrstice na računih. Če ste ga uvozili iz Minimaxa, tu le preverite cene in stopnje DDV; sicer ga vnesete zdaj, preden pridejo na vrsto stanja.
3. Otvoritvena bilanca in odprte postavke postavi salde in neplačane račune na dan prevzema. Brez njih bruto bilanca ne bo primerljiva s prejšnjim programom.
4. Bančni račun in prvi uvoz izpiska doda račun in vanj naloži prvi izpisek, nato jih Usklajevanje bančnega izpiska poveže z odprtimi postavkami.
5. Knjiženje prejetih računov in Izdajanje računov in e-Račun sta prva nova dokumenta, ki ju zaknjižite sami.

Če imate zaposlene

Nastavitev plač je samostojen večkoračni proces: zaposleni, pogodbe in zakonski parametri morajo obstajati, preden lahko izvedete prvi obračun. Glejte Nastavitev obračuna plač.

Povežite banko in e-pošto

Ni nujno pred prvim dokumentom, a si prihranite ročno delo pozneje:

• Dodajte bančni račun in naložite prvi izpisek. Glejte Bančni račun in prvi uvoz izpiska.
• Povežite Gmail ali Outlook, če želite, da prejeti računi in dokumenti samodejno pristanejo v enotnem nabiralniku.

Vrstni red je pomemben