Prvi koraki

Če nastavitve izvedete v pravem vrstnem redu, se kasneje izognete dodatnemu delu. To je priporočena pot za povsem novo podjetje.

1. Profil podjetja

Ustvarite svojega najemnika (tenant) in izpolnite profil podjetja: matično številko, davčno številko, status zavezanca za DDV in bančne račune. Zastavica zavezanosti za DDV določa, kateri obrazci in stopnje bodo na voljo kasneje, zato jo pravilno nastavite, preden začnete knjižiti dokumente.

Če je vaše podjetje na normiranem sistemu (normirani s.p.), to navedite že med nastavitvijo — aplikacija skrije zaslone dvostavnega knjigovodstva (temeljnice, DDV knjige), ki za normirance ne veljajo, in ustrezno poenostavi potek dela.

2. Kontni načrt in začetna stanja

Če se sredi leta selite iz drugega sistema, vnesite začetna stanja, preden začnete knjižiti nove dokumente — če prihajate iz Minimaxa, si oglejte Uvoz podatkov iz Minimaxa, ki pokriva večino slovenskih selitev.

3. Povabite ekipo

Dodajte osebe, ki bodo sistem uporabljale vsakodnevno, in jim dodelite vloge. Računovodski servis, ki zastopa več strank, naj pred povabili prebere Računovodski servisi in več strank — model dostopa se razlikuje od nastavitve za eno podjetje.

4. Povežite banko in e-pošto

• Povežite bančni vmesnik ali načrtujte ročni uvoz izpiskov — glejte Usklajevanje bančnega izpiska.
• Povežite Gmail ali Outlook, če želite, da prejeti računi in dokumenti samodejno pristanejo v enotnem nabiralniku.

5. Nastavite plače (če imate zaposlene)

Nastavitev plač je samostojen večkoračni proces — zaposleni, pogodbe in zakonski parametri morajo obstajati, preden lahko izvedete prvi obračun. Glejte Nastavitev obračuna plač.

6. Izdajte prvi dokument

Ko sta kontni načrt in začetna stanja pripravljena, ste pripravljeni na izdajo računov ali ponudb. Poslovni kupci, ki zahtevajo elektronsko izmenjavo računov, naj preberejo Izdajanje računov in e-Račun za podrobnosti formata eSlog.

Vrstni red je pomemben

Nekaj odvisnosti, ki jih velja upoštevati:

• Začetna stanja morajo obstajati pred knjiženjem novih dokumentov v tekočem obdobju — sicer bodo v DDV knjigah in temeljnici manjkali zgodovinski podatki.
• Zaposleni in njihove pogodbe morajo obstajati pred prvim obračunom plač.
• Zastavica zavezanosti za DDV mora biti pravilna pred izdajo prvega računa, saj določa, ali se na dokumentu sploh obračuna DDV.