Zakaj predračuna ni mogoče plačati, opominjati ali povezati z banko?

Kaj piše na zaslonu

Povezovanje bančne transakcije s predračunom

To je edino od teh sporočil, na katero lahko naletite pri običajnem delu: na zavihku Plačila izdanega predračuna (stanje Poslano) je razdelek Nepovezane bančne transakcije viden enako kot pri pravem računu. Če ob transakciji kliknete Poveži in nato v oknu Poveži transakcijo z računom potrdite z Poveži, se prikaže:

Predračun ni neposredno plačljiv. Najprej ga pretvorite v račun, nato povežite bančno postavko s tem računom.

Pretvorba predračuna v račun

Na gumbu Pretvori v račun (na predračunu ali v seznamu Fakturiranje → Računi) se to sporočilo prikaže, če je bil predračun medtem že pretvorjen ali preklican v drugem zavihku:

Pretvoriti je mogoče le predračune.

Pretvoriti je mogoče le predračune v stanju osnutek ali poslano.

Ustvarjanje predračuna kot že plačanega

Obrazec za nov predračun v VegaERP ob vklopljenem preklopu Izdaj predračun samodejno skrije možnost Plačano, zato tega sporočila prek običajnega obrazca ne morete sprožiti. Prikaže se le, če predračun ustvari zunanja integracija ali uvoz podatkov z zahtevo, da je takoj plačan:

Predračuna ni mogoče ustvariti kot plačanega. Predračun ni neposredno plačljiv. Najprej ga izdajte, nato pretvorite v račun za evidentiranje plačila.

Opominjanje predračuna

Gumb za pošiljanje opomina se na predračunu sploh ne prikaže, zato tudi tega sporočila prek vmesnika običajno ne vidite:

Predračun ni plačljiv davčni dokument. Ne ustvarja obveznosti plačila, zato zanj ni mogoče izdati opomina niti zaračunati zakonskih zamudnih obresti. Najprej ga pretvorite v račun.

Zakaj se to zgodi

Predračun (Predračun, angleško proforma invoice) je ponudba v obliki računa, kupcu pove, koliko bo plačal in za kaj, še preden karkoli dolguje. Ker ne gre za davčni dokument, ne knjiži prihodkov, ne obračuna DDV in nima zaporedne fiskalne številke; ima svojo lastno oznako PRE-. Ravno zato, ker pravno ne obstaja terjatev do kupca, ga ni mogoče poravnati: plačilo, opomin in ujemanje z banko so vsi vezani na pravi, izdani račun. Šele ko predračun pretvorite v račun (Pretvori v račun), nastane dokument, ki ga je mogoče plačati.

Kaj naredite

1. Odprite predračun in kliknite Pretvori v račun. To je mogoče samo za predračun v stanju Osnutek ali Poslano.
2. Iz predračuna nastane nov račun z lastno zaporedno številko in DDV, predračun pa ostane viden kot izvorni dokument.
3. Na novo ustvarjenem računu zdaj lahko:
   • v razdelku Nepovezane bančne transakcije na zavihku Plačila kliknete Poveži ob pravi transakciji (podrobneje v Usklajevanje bančnega izpiska),
   • ročno zabeležite plačilo,
   • ali, če je zapadel, pošljete opomin.
4. Če je bil predračun medtem že pretvorjen v drugem zavihku, osvežite stran, na dnu strani boste videli povezavo do računa, v katerega je bil pretvorjen.

Če tega ne morete urediti sami

Sporočilo „Predračuna ni mogoče ustvariti kot plačanega“ se v praksi prikaže samo, kadar predračun v sistem vnese zunanja integracija ali uvoz s podatkom, da je bil dokument že plačan. To ni napaka na vaši strani, integracijo ali uvoz je treba nastaviti tako, da predračun vedno ustvari kot neplačan, plačilo pa zabeleži šele po pretvorbi v račun. Obrnite se na podporo, če to sporočilo vidite ponavljajoče se pri uvozu.

Pri uvozu predračuna z že natisnjeno številko (na primer pri prenosu starejših dokumentov iz drugega sistema) VegaERP zavrne tudi kombinacijo predračuna z uvoženo številko računa, saj predračun vedno dobi svojo lastno PRE- oznako. To sporočilo se izpiše v angleščini brez prevoda; če nanj naletite, se obrnite na podporo in navedite, iz katerega uvoza izhaja.