Sledenje časa in zaračunavanje
Stran je namenjena osebju računovodskega servisa: beležite čas, ki ga porabite za delo pri posamezni stranki, spremljate dobičkonosnost vsake stranke in zabeleženi čas ali mesečno pristojbino zaračunate neposredno s te strani.
Stran najdete v levem meniju pod Servis → Poročila in predloge → Sledenje časa.
Zabeležite čas
- Kliknite Zabeleži čas zgoraj desno.
- Pod Izberi stranko izberite stranko, za katero ste delali.
- Pod Izberi kategorijo izberite eno od kategorij: Knjigovodstvo, DDV, Plače, Svetovanje, Letno poročilo ali Drugo.
- Vpišite Trajanje (minute), izberite datum in po želji dodajte Opis (neobvezno).
- Kliknite Shrani.
Če ima kdo v vaši ekipi trenutno zagnano štoparico (zažene jo prek gumba za hitro ustvarjanje zgoraj v aplikaciji ali v orodni vrstici med delom pri stranki), se ta v tabeli izpiše kot posebna vrstica z oznako Teče in časom, ki se sproti povečuje. Če ta sodelavec štoparico pusti teči več kot 10 ur, ga aplikacija ob naslednjem nalaganju vpraša “Še vedno delate?”, štoparice, ki teče več kot 16 ur, pa ni mogoče ustaviti brez izbire časa zaustavitve. Glejte Sledenje časa.
Preglejte vnose in dobičkonosnost
Nad tabelo vnosov so štirje kazalniki: Skupaj ur (ta mesec), Povpr. na stranko, Najzahtevnejša stranka in Vnosi danes. Vnose filtrirate po obdobju, stranki (Vse stranke) in kategoriji (Vse kategorije); pod tabelo je izpisan Skupaj čas za trenutni filter.
Spodaj je tabela Poročila o času po strankah, s stolpci Stranka, Skupaj ur, Mesečna pristojbina in Dejanska urna postavka. Dejanska urna postavka je pristojbina za izbrano obdobje, deljena z zabeleženimi urami. Za mesec, ki še teče, se upoštevajo le dnevi do danes, tako pri pristojbini kot pri urah. Kako se ta znesek primerja z urno postavko servisa, pokaže razdelek Donosnost na strani Poročila, do katerega vodi povezava Odpri donosnost pod tabelo.
Zaračunajte zabeleženi čas ali mesečno pristojbino
Pod tabelami je razdelek Zaračunavanje. Kartica Nezaračunani časovni vnosi prikaže stranko po stranki skupno trajanje od začetka meseca in Ocenjen znesek, izračunan iz urne postavke stranke ali privzete postavke servisa. Če stranka nima nastavljene nobene urne postavke, se namesto zneska prikaže opozorilo s povezavo Nastavi urno postavko, gumb Ustvari račun pa je onemogočen.
- Pri stranki, ki ima nastavljeno urno postavko, kliknite Ustvari račun.
- Program iz zabeleženega časa od začetka meseca ustvari osnutek računa v knjigah vašega servisa.
Za mesečno pristojbino namesto zabeleženega časa uporabite gumb Ustvari mesečne račune v naslovu razdelka:
- Izberite Mesec in Leto.
- Kliknite Ustvari račune.
- Program prikaže rezultat s številom Ustvarjeno in Preskočeno, ter seznamoma Ustvarjeni računi in Preskočene stranke z razlogom preskoka pri vsaki stranki.
Mesečni računi so osnutki v knjigah vašega servisa. Program pristojbine trenutno ne bremeni stranke in je ne pobere v vašem imenu: račun izdajte stranki sami in plačilo prejmite neposredno.
Kaj pomeni, da je uspelo
- Ročni vnos: nov vnos se pojavi v tabeli, kazalniki na vrhu in Skupaj se posodobijo.
- Račun iz zabeleženega časa: gumb pri stranki se spremeni v Ustvarjeno, prikaže se sporočilo Račun uspešno ustvarjen.
- Paketni mesečni računi: prikaže se seznam Ustvarjeni računi s številko in zneskom vsakega novega računa.
Pogoste težave
- Gumb Ustvari račun je onemogočen. Stranka nima nastavljene urne postavke, zato je ni mogoče prositi za znesek, ki ga ne more izračunati. Kliknite Nastavi urno postavko in postavko dopolnite v nastavitvah servisa.
- Paketno ustvarjanje ustvari manj računov, kot je aktivnih strank. Preskočene stranke so navedene v razdelku Preskočene stranke z razlogom, na primer da stranka nima nastavljene mesečne pristojbine ali da je bil račun za to obdobje že ustvarjen.