Popravljanje že izdanega računa

Napaka na že izdanem računu je pogosta in ima v VegaERP en sam pravilen odgovor: izdanega računa ne popravljate, izdate dobropis. Ta stran pove, kdaj še lahko urejate, kdaj ne, in kako dobropis izdate.

Najprej: v katerem stanju je račun?

Osnutek je torej edino stanje, v katerem je popravljanje še popravljanje. Vse ostalo je nov dokument.

Zakaj se izdanega računa ne da urejati

Če izdani račun odprete z Uredi, se obrazec odpre, vendar so polja siva. Na vrhu piše razlog:

Zaklenjeno. Račun je izdan. Kupec, datumi in postavke so bili ob izdaji knjiženi v glavno knjigo in DDV evidenco, zato jih ni več mogoče spreminjati. Za popravek izdajte dobropis (storno) in izstavite nov račun. Rok plačila, opombe in »Sestavil« lahko še vedno urejate.

Zaklenjeni so Stranka, Izdano, Opravljeno, Način plačila in celoten razdelek Postavke (tudi Dodaj postavko in Počisti vse sta onemogočena). Pri vsakem polju posebej piše »Zaklenjeno, ob izdaji računa se polje zamrzne.«

Rok plačila, Opombe in Sestavil račun ostanejo urejljivi, saj to niso podatki, ki bi določali knjižbo. Urejate lahko tudi Povezan posel in Valuta.

Način plačila ima svoj razlog

Pri Način plačila aplikacija pove nekaj drugega kot pri ostalih poljih:

Zaklenjeno. Račun je izdan, način plačila pa določa davčno potrjevanje računov (FURS). Namesto tega evidentirajte plačilo, ki ga je kupec dejansko opravil.

Način plačila je namreč tisti podatek, ki odloči, ali gre račun skozi davčno potrjevanje. Če ga spremenite za nazaj, se ne ujema več s tem, kar je bilo (ali ni bilo) prijavljeno pri FURS. Če je kupec plačal drugače, kot je bilo na računu predvideno, to zabeležite kot plačilo. Način plačila sodi na plačilo, ne na račun.

Izjema: uvožen račun z napačnim kupcem

Račun, ki ga ni izdal VegaERP, temveč ste ga samo uvozili (pametni uvoz ali uvoz odprtih postavk), je bil vedno pravilen. Napačna je lahko le povezava s kupcem, zato dobropis tu ne bi bil pravilen. Pri takem računu polje Stranka ostane odklenjeno:

1. Odprite račun in kliknite Uredi račun.
2. Pri Stranka izberite pravega kupca in kliknite Shrani.
3. V potrditvenem oknu preverite, iz katerega kupca v katerega se račun prenaša, in kliknite Zamenjaj kupca.

Spremenita se samo kupec in podatki o kupcu na računu. Zneski, postavke, knjižbe in plačila ostanejo nespremenjeni. Neposlani samodejni opomniki staremu kupcu se odstranijo. Kupca ni mogoče zamenjati, če:

• je obdobje zaprto ali je KIR za to obdobje že oddana;
• je na račun vezan dobropis, predujem, zahtevek za stroške izterjave ali opomin;
• je VegaERP račun že poslal po e-pošti;
• je novi kupec iz druge države;
• gre za dobavo po stopnji 0 % ali z obrnjeno davčno obveznostjo kupcu zunaj Slovenije;
• za račun velja obrnjena davčna obveznost, novi kupec pa nima ID za DDV.

Tako lahko popravite tudi uvožen račun, ki je že plačan.

Dobropis in storno: kaj je kaj

To sta dve različni besedi za dva različna pojma, aplikacija pa ju uporablja dosledno:

• Dobropis je dokument. Tako se imenuje v meniju, na seznamu in na gumbih: Dobropisi, Nov dobropis, Izdaj dobropis.
• Storno je učinek tega dokumenta: nasprotna knjižba, ki razveljavi izvirno. Aplikacija ga omenja v pojasnilih (»Storno prihodka in obračunanega DDV se knjiži …«).

Iščete torej dobropis; storno je tisto, kar dobropis naredi.

Izdaja dobropisa

Za dobropis obstaja en sam obrazec (Nov dobropis), ki vedno prikaže postavke računa z urejljivimi količinami. Pustite jih nespremenjene, da stornirate celoten račun, ali kakšno znižajte, da stornirate le del. Do njega pridete na dva načina, oba pa vodita na isti obrazec:

• Z izdanega računa. Odprite ga (Računovodstvo → Fakturiranje → Računi) in v Potek računa pod NASLEDNJI KORAK kliknite Ustvari dobropis. Odpre se Nov dobropis z že izbranim računom.
• S seznama dobropisov. Odprite Računovodstvo → Dobropisi, kliknite Nov dobropis, nato Izberi račun in v oknu Izberi račun izberite ustrezni račun.

V obeh primerih nadaljujete enako:

1. Pojavi se razdelek Postavke (kopirane iz računa) z urejljivimi količinami in namigom: »Prilagodite količine za delni dobropis. Nastavite na 0, da izključite postavko.« Za celoten dobropis pustite količine nespremenjene, za delnega jih znižajte, po potrebi pa izpolnite Opombe.
2. Kliknite Shrani. Dobropis nastane v statusu Osnutek.
3. Na strani dobropisa pod NASLEDNJI KORAK kliknite Izdaj dobropis.
4. Preberite potrditveno okno Izdam dobropis? in šele nato potrdite z Izdaj dobropis.

Na seznamu Dobropisi so stolpci Št. dobropisa, Račun, Partner, Datum, Znesek in Status, zavihki pa filtrirajo po statusu (Vsi statusi, Osnutek, Izdano, Uporabljeno).

Preberite potrditveno okno: tega ni mogoče razveljaviti

Preden se dobropis izda, aplikacija natanko pove, kaj se bo zgodilo:

Izdam dobropis? Osnutek boste izdali kot dobropis. S tem se zgodi naslednje:

• Dobropis dobi zaporedno številko iz uradnega zaporedja dobropisov. Številke ni mogoče sprostiti ali dodeliti drugemu dokumentu.
• Storno prihodka in obračunanega DDV se knjiži v glavno knjigo in DDV evidence.
• Če je bil izvirni račun davčno potrjen pri FURS, se pri FURS vloži tudi stornirni račun.

Tega ni mogoče razveljaviti. Napačno izdan dokument je mogoče popraviti le z izdajo novega davčnega dokumenta (dobropisa).

Aplikacija to tudi sama pove, če se to poskusi:

Ta dobropis je bil z drugim dejanjem že izdan (ali izbrisan), zato ga ni mogoče izdati znova. Dvojna izdaja bi pri FURS vložila drugi storno, česar ni mogoče razveljaviti. Ponovno naložite stran, da vidite trenutno stanje.

Kaj pomeni, da je uspelo

Dobropis dobi svojo številko in v Potek dobropisa se s koraka Osnutek premakne na Izdano (poteka je troje: Osnutek → Izdano → Uporabljeno). Na izvirnem računu se pod POVEZANI DOKUMENTI pojavi vrstica Dobropis s številko dobropisa, z zneskom in z oznako Dobropisano. Na dobropisu se enako pojavi vrstica Račun s številko izvirnega računa. Dokumenta sta od tedaj povezana v obe smeri.

Izdani dobropis še ne zmanjša odprtega zneska računa. To naredi naslednji korak Uporabi na računu: odprti znesek računa se zmanjša za znesek dobropisa, dobropis pa preide v Uporabljeno. Znesek na samem računu ostane enak, ker je popravek dobropis sam.

Popravljenega računa nato ne popravljate: izstavite nov račun s pravilnimi podatki.

Gotovinski račun, potrjen pri FURS

Račun, ki je šel skozi davčno potrjevanje, ima pri FURS trajen zapis (ZOI in EOR). Preklic v aplikaciji tega zapisa ne izbriše, zato preklic sploh ni ponujen, namesto tega dobite napotek:

Tega računa ni mogoče preklicati, ker je bil davčno potrjen pri FURS in bi tam ostal potrjen tudi po preklicu. Namesto tega izdajte dobropis (storno), ki pri FURS vloži stornirni račun.

Pri takem računu je dobropis torej edina pot. Prav zato je pomembno, da ga izdate enkrat.

Račun, za katerega je dobropis že izdan

Ko je dobropis enkrat izdan, je popravek tega računa opravljen. Dobropis je samostojen davčni dokument s svojo številko in je v knjigi izdanih računov za svoj mesec. Preklic izvirnega računa bi isti promet popravil še enkrat, zato preklic ni več mogoč. To velja tudi, če je bil dobropis izdan samo za del zneska, in tudi če ga še niste uporabili na računu. Namesto preklica dobite napotek:

Tega računa ni mogoče preklicati: zanj je bil že izdan dobropis DOB-2026-0003, ki je sam po sebi popravek izvirnega računa, zato bi preklic isti promet popravil dvakrat. Dobropis uporabite na računu, da se terjatev zapre, morebitni preostali znesek pa popravite z dodatnim dobropisom.

Od tu naprej sta možna dva koraka, odvisno od zneska:

• Dobropis pokriva celoten račun. Uporabite ga na računu. S tem se terjatev zapre in račun ne šteje več med odprte postavke. Sam račun ostane med izdanimi, kar je pravilno: izdani račun je trajen dokument, dobropis pa je njegov popravek.
• Dobropis je bil izdan samo za del zneska. Za preostanek izdajte še en dobropis na isti račun. Aplikacija sešteva vse izdane dobropise proti izvirnemu znesku, zato skupaj ne morete odpisati več, kot je bilo zaračunano.

Isto velja za prejete račune

Račun dobavitelja, ki je že knjižen, se prav tako ne briše. Ob potrditvi brisanja se prikaže okno Ta račun je že vknjižen z gumbom Storniraj račun. Celoten postopek je opisan v Knjiženje prejetih računov.

Pogoste težave

• Računa ni mogoče izbrisati. Izdan račun je vknjižen v poslovne knjige; aplikacija brisanje zavrne in usmeri na dobropis.
• Preklica ni mogoče izvesti, ker so zabeležena plačila. Najprej razveljavite plačila ali pa izdajte dobropis.
• Račun se je medtem spremenil. Če ste imeli stran dlje časa odprto, je dokument morda že izdan, preklican ali izbrisan v drugem zavihku. Osvežite stran in preverite stanje, preden ponovite dejanje.
• Dobropis ni mogoč, ker račun ni izdan. Dobropis je mogoč samo na poslanih ali plačanih računih. Osnutkov in predračunov z dobropisom ni mogoče stornirati. Osnutek preprosto uredite ali izbrišite.
• Dobropisa po izdaji ni več mogoče urejati. Urejati je mogoče samo dobropise v statusu osnutka.

Sorodne strani

• Izdajanje računov in e-Račun
• Knjiženje prejetih računov
• Davčno potrjevanje računov (FURS)