Naročanje pri dobaviteljih (naročilnice)
Naročilnica je dokument, s katerim naročite blago pri dobavitelju, preden ga fizično prejmete. Sledi celotnemu poteku naročila: od naročila prek prevzema blaga do prejetega računa.
Ustvarite naročilnico
- V levem meniju izberite Skladišče → Naročilnice.
- Kliknite Nova naročilnica.
- Izberite Dobavitelj, vnesite Datum naročilnice in po želji Pričakovani datum dobave ter Valuta.
- V razdelku Postavke za vsako vrstico izberite izdelek ali vnesite prost opis ter vpišite Količina in Cena.
- Kliknite Shrani.
Naročilnica se shrani v statusu Osnutek in se pojavi na seznamu naročilnic.
Odobrite naročilo in prevzemite blago
- Odprite naročilnico s seznama Naročilnice.
- Kliknite Odobri naročilnico. Status se spremeni v Odobreno.
- Naročilo dobavitelju dejansko pošljete tako, da v glavi strani kliknete Pošlji e-pošto; odpre se okno za pošiljanje PDF-ja na dobaviteljev e-naslov, uspešno pošiljanje pa samodejno spremeni status v Poslano. Če ste naročilo oddali po telefonu ali prek dobaviteljevega portala, lahko to zabeležite brez pošiljanja e-pošte: kliknite Več in nato Označi kot poslano. Ta možnost je na voljo le, dokler je naročilnica še v statusu Odobreno.
- Ko blago fizično prispe, na naročilnici kliknite Prevzem blaga (gumb prikazuje še neprejeto količino). V oknu izberite skladišče, po potrebi popravite količino v stolpcu Prevzemi zdaj, nato kliknite Ustvari dobavnico.
Prevzem ustvari prejeto dobavnico in poveča zalogo v izbranem skladišču. Status naročilnice se spremeni v Delno prejeto, dokler ne prevzamete vseh postavk, nato v Prejeto.
Ustvarite prejeti račun
Ko prejmete račun dobavitelja, na naročilnici kliknite Ustvari prejeti račun. Sistem ustvari Osnutek prejetega računa s postavkami in zneski iz naročilnice. To so zneski, ki ste jih naročili, ne nujno tisti, ki jih je zaračunal dobavitelj. Osnutek preverite ob dobaviteljevem računu in ga knjižite s Preveri in knjiži.
Pri dobavitelju iz druge države članice EU se zneski ne prenesejo nespremenjeni. Naročilnica nosi stopnjo DDV, ki ste jo nastavili sami, in ne stopnje, ki bi jo obračunal dobavitelj. Zato sistem pri dobavitelju s sedežem v drugi državi članici, ki je tam identificiran za DDV, knjiži nakup kot pridobitev blaga znotraj Unije: postavke so po stopnji 0 %, DDV obračunate sami (samoobdavčitev), za plačilo pa ostane neto znesek. Zneske preverite s prejetim računom dobavitelja.
Včasih davčne obravnave ni mogoče določiti. To se zgodi, kadar država dobavitelja ni vpisana, kadar ID številka za DDV manjka ali je napačne oblike, kadar je dobavitelj izven EU (uvoz, obdavčen po carinski deklaraciji) ali kadar je postavka storitev oziroma nima artikla iz šifranta. V takem primeru sistem računa ne ustvari in pove, kaj manjka. Na stik dobavitelja vpišite državo in ID številko za DDV, nato naročilnico znova pretvorite. Kadar ni več česa vpisati, na primer pri dobavitelju izven EU ali pri dobavitelju, ki DDV ne obračunava, blago prevzemite na dobavnico in prejeti račun ustvarite iz dobavnice. Po tej poti se postavke knjižijo brez DDV, vi pa dobite osnutek, ki ga pred knjiženjem preverite.
Pogosta težava
- Gumba Prevzem blaga ne vidim. Naročilnico je treba najprej odobriti. Na naročilnici v statusu Osnutek je edino dejanje Odobri naročilnico (ali Prekliči oziroma Izbriši pod Več).
- Naročilnico sem ustvaril(a) po pomoti. Dokler je v statusu Osnutek, jo lahko izbrišete: kliknite Več in nato Izbriši.