Izdajanje računov in e-Račun

VegaERP omogoča tako navadno izdajanje računov v PDF obliki kot elektronsko B2B izmenjavo računov (e-Račun) za kupce, ki to zahtevajo.

Izdaja računa

1. V levem meniju odprite Računovodstvo → Fakturiranje → Računi.
2. Kliknite Dodaj račun zgoraj desno.
3. Pri Stranka izberite kontakt, ki mu izdajate račun. Sistem samodejno uporabi njegov status zavezanosti za DDV in državo za pravilno obravnavo DDV. Nastavite Izdano (datum izdaje) in Rok plačila; oba se privzeto smiselno predizpolnita, lahko pa ju spremenite.
4. Pri Postavke kliknite Dodaj postavko za vsako vrstico. Za vsako postavko izpolnite Opis, Vrsta (Blago/Storitev), Količina, Cena in DDV %. Kljukico Obrnjeni DDV označite samo pri tistih čezmejnih poslih B2B, kjer obrnjena davčna obveznost dejansko velja. Pri dobavi blaga kupcu v drugi državi članici EU, izvozu in tristranskem poslu kljukica obravnave ne spremeni: račun navede ustrezno oprostitev (na primer 46. člen ZDDV-1), v evidencah DDV pa se posel prikaže enako kot postavka po stopnji 0 %. Glejte DDV knjige in obrazec DDV-O. Če ste zavezanec za DDV in ima postavka za slovenskega kupca DDV % 0, gre za oproščeno dobavo (na primer najem nepremičnin, zavarovanje, finančne, zdravstvene ali izobraževalne storitve). Pod stopnjo se takrat prikaže Podlaga za oprostitev DDV: izberite točko 42. ali 44. člena ZDDV-1, po kateri je dobava oproščena. Če vaše podlage ni na seznamu, izberite Druga podlaga (vpišite jo) in jo vpišite. Račun in e-račun to podlago navedeta, kot zahteva 12. točka prvega odstavka 82. člena ZDDV-1.
5. Kliknite Shrani. Račun se ustvari kot Osnutek, nič še ni knjiženo ali poslano.

Kaj pomeni, da je uspelo

Shranjen račun v Potek računa na vrhu strani s podrobnostmi prikazuje Osnutek (Osnutek → Poslano → Plačano). Zneski pod tabelo postavk (Znesek brez DDV / DDV / Skupaj) se sproti preračunavajo, ko dodajate postavke.

Pot računa od osnutka do plačila

Ta shema pokaže, kaj se z računom lahko zgodi in kdaj. Puščica, ki je ni, pomeni, da tudi dejanje ni mogoče.

Osnutek nima zaporedne številke in ga je mogoče izbrisati. Ko račun izdate, dobi številko in postane terjatev, zato ga od tam naprej popravljate samo z dobropisom. Podroben postopek je v Popravljanje izdanih računov, sporočila, ki jih pri tem dobite, pa v Račun je izdan, popraviti ga moram.

Ponudbe in dobropisi

Ponudbe je mogoče ob potrditvi neposredno pretvoriti v račun. Dobropisi se sklicujejo na izvirni račun, ki ga popravljajo. Ustvarite ga z akcijo Ustvari dobropis na izdanem računu, ne od začetka.

Elektronsko izdajanje računov (e-Račun / eSlog)

Mnogi slovenski javni naročniki in večji poslovni kupci zahtevajo elektronske račune v formatu eSlog, ki se za javni sektor posredujejo prek UJP (državne točke za izmenjavo e-računov). VegaERP ustvari XML v obliki eSlog iz istih podatkov o računu, kot bi jih uporabili za navaden PDF račun, tako da vam dokumenta ni treba voditi dvakrat.

Vrstica E-račun se na strani s podrobnostmi izdanega računa prikaže šele, ko račun ni več osnutek, in ponuja dve ločeni akciji:

• Pošlji e-račun: račun pošlje prek omrežja za e-račune, s katerim je podjetje povezano. Potrditev opozori, da sprejetega e-računa ni več mogoče preklicati, popraviti ga je mogoče le z dobropisom ali stornom.
• Prenesi eSlog XML: prenese strukturiran eSlog 2.0 XML, ki ga lahko poslovnemu kupcu posredujete neposredno, brez pošiljanja prek UJP.

Pošlji e-račun se prikaže šele, ko je podjetje povezano z omrežjem za e-račune. Najprej povežite bizBox. Do takrat je na voljo le Prenesi eSlog XML.

Za poslovne prejemnike v širšem evropskem omrežju PEPPOL se računi izmenjujejo prek dostopnih točk PEPPOL z uporabo slovenske sheme identifikatorja udeleženca, namesto neposrednega prenosa prek UJP.

Davčno potrjeni računi (gotovinski)

Če izdajate račune za gotovinska ali kartična plačila potrošnikom (B2C), ti gredo skozi davčno potrjevanje namesto e-Računa. Stran s podrobnostmi osnutka računa namesto zgornjega razdelka eSlog prikaže korak Pošlji na FURS (nikoli oboje hkrati: eden je viden samo pri osnutku, drugi šele po izdaji).

Celoten postopek najdete v Davčno potrjevanje računov (FURS). E-Račun in eSlog veljata za B2B/javni sektor, davčno potrjevanje pa za gotovinske transakcije B2C. Ne zamenjujte ju, gre za ločeni zahtevi FURS z različnima sprožilcema, aplikacija pa nikoli ne zahteva obojega za isti račun.

Pogoste težave

• “Pošlji na FURS” namesto pošiljanja zahteva certifikat. Davčno potrjevanje zahteva naloženo potrdilo za davčno potrjevanje (Nastavitve → FURS Certifikat). Oddaja DDV-O zahteva ločeno kartico Strežniško potrdilo za eDavke in SPOT na isti strani. Eno ne nadomešča drugega. Vsakega naložite enkrat in vsako naslednje pošiljanje nato deluje normalno.
• Račun zavrnjen s strani UJP ali dostopne točke PEPPOL. To je skoraj vedno napaka v podatkih računa ali registriranih podatkih prejemnika, ne napaka VegaERP. Pred ponovnim pošiljanjem preverite pravilnost davčne številke prejemnika in registriranega identifikatorja za e-račune.
• Napačen DDV na računu. Sledite nazaj do zastavice zavezanosti za DDV in države kontakta. Glejte DDV knjige in obrazec DDV-O.
• Računa ni mogoče izdati, ker postavka nima podlage za oprostitev. Odprite osnutek, pri navedeni postavki izberite Podlaga za oprostitev DDV in račun izdajte znova. Pri že izdanem računu brez podlage e-računa ni mogoče sestaviti: račun stornirajte z dobropisom in ga izdajte znova z izbrano podlago.