Mesečni obračun plač
Ta vodnik opisuje rutinski mesečni krog obračuna plač: od vnesenih ur do izdanih plačilnih list zaposlenim. Predpostavlja, da imate zaposlene in njihove pogodbe že vnesene. Če jih še nimate, najprej preberite Nastavitev obračuna plač.
Korak za korakom
- Odprite Plače → Čas in odsotnosti → Ure. Za izbrani mesec vnesite ali preverite ure in povračila za vsakega zaposlenega, nato kliknite Shrani. Dokler v mreži ni shranjene spremembe, je gumb Ustvari osnutke iz ur onemogočen.
- Kliknite Ustvari osnutke iz ur. Program za to obdobje ustvari en osnutek obračuna za vsakega zaposlenega, ki ima aktivno pogodbo.
- Odprite Plače → Obračuni plač → Obračuni. Nov osnutek se prikaže v seznamu, filtrirate pa lahko po zavihkih Osnutki, Čakajo na oddajo, Oddani, Plačani in Zavrženi.
- Kliknite na vrstico obračuna, da odprete podrobnosti. Razdelek Izračun prikaže bruto, neto in strošek delodajalca, razdelek Vhodi pa ure, odsotnosti in povračila, iz katerih je obračun izračunan.
- Ko so podatki pravilni, kliknite Odobri. V oknu Odobri obračun kliknite Potrdi. Obračuna po odobritvi ni več mogoče urejati.
- Kliknite Oddaj. V oknu Oddaj obračun izberite Datum izplačila, torej dejanski datum, ko boste plače nakazali, in kliknite Potrdi. Oddaja zaklene obračun, poknjiži temeljnico v glavno knjigo in pripravi obrazec REK-O. REK-O se s tem še ne odda; to storite ločeno na zavihku REK-O znotraj obračuna, kjer Ustvari REK-O XML samo pripravi datoteko, oddajo pa izvede šele Oddaj na eDavke.
- Odprite Plače → Obračuni plač → Plačilne liste. Oddan obračun se tu prikaže s statusom Oddan. V stolpcu Dejanja plačilnega lista izberite Prenesi za prenos plačilne liste v PDF ali Pošlji po e-pošti za pošiljanje neposredno zaposlenemu.
Kaj vidite, ko je obračun uspešno oddan
Na strani obračuna razdelek Potek obračuna prikazuje korake Osnutek, Odobreno, Oddano, Poknjiženo v GK, ZZZS urejeno in Plačilne liste. Po oddaji so vsi koraki do Plačilne liste samodejno odkljukani, obračun pa dobi gumbe Označi kot plačano in Pošlji plačilne liste. Aplikacija oddajo potrdi z obvestilom “Obračun zaključen, REK-O pripravljen za oddajo”.
Pogoste težave
- Gumb “Ustvari osnutke iz ur” je onemogočen. Spremembe na strani Ure morate najprej shraniti s klikom na Shrani. Šele nato se Ustvari osnutke iz ur odklene.
- Zaposleni manjka med novimi osnutki. Če zaposleni za izbrano obdobje nima aktivne
pogodbe, ga ustvarjanje osnutkov izpusti. Obvestilo pove, koliko zaposlenih ni bilo
pripravljenih za obračun in zakaj (na primer, da nimajo aktivne pogodbe), skupaj z imeni.
Uredite ali podaljšajte pogodbo zaposlenega in ponovite ustvarjanje osnutkov.
Obračuna po odobritvi ni mogoče urediti. Če po odobritvi opazite napako v urah ali povračilih, je na obračunu samem ne popravite. Popravite jo na strani Ure in za to obdobje znova ustvarite osnutek, ali na že oddanem obračunu uporabite Ustvari popravek v meniju Več dejanj.
- Osnutek je bil ustvarjen po pomoti. Na primer osnutek za napačnega zaposlenega ali napačne vrste, kot je plačilo za poslovno uspešnost. Na strani osnutka odprite meni Več dejanj, izberite Zavrzi osnutek, po želji vpišite razlog in potrdite. Zavržen osnutek ne zaseda več obračunskega meseca, zato lahko ustvarite pravilnega, in se ne šteje med dve izplačili za poslovno uspešnost v letu. Ostane v evidenci na zavihku Zavrženi. Zavreči je mogoče samo osnutek: odobren, oddan ali plačan obračun ostane, oddanega pa popravite s popravkom.
- Rutinski mesečni obračun ni “Nov obračun”. Gumb Nov obračun na seznamu Obračuni sam opozori: “Za rutinski mesečni obračun uporabi Mesečne ure in »Ustvari osnutke iz ur«. Ta obrazec ustvari en sam, enkratni obračun.” Za reden mesec vedno uporabite zgornji postopek prek strani Ure.