Zakaj se e-račun ne pošlje?

To je posebej pomembno za dobavitelje javnemu sektorju, kjer je elektronsko izdajanje računov (e-Račun prek UJP) obvezno, ne le priročnost. Pet sporočil spodaj pokriva vse razloge, zaradi katerih VegaERP zavrne pošiljanje, ponovno ustvarjanje ali preklic e-računa.

Kaj piše na zaslonu

E-računa ni mogoče poslati, ponovno ustvariti ali preklicati

Ta tri sporočila se med seboj razlikujejo le v enem stavku, saj vsa izhajajo iz istega statusa e-dokumenta. VegaERP ta status vedno izpiše po imenu, zato je spodaj naveden celoten niz sporočila (v oglatih zavijih so vsa možna stanja, na zaslonu pa vidite samo tisto, ki dejansko velja za vaš dokument):

Ta e-račun je [v osnutku / generiran / v postopku oddaje / poslan / sprejet / zavrnjen / preklican], zato njegovega XML ni mogoče znova ustvariti. Znova ustvariti je mogoče le e-račun v osnutku, generiran ali zavrnjen e-račun.

Ta e-račun je [v osnutku / generiran / v postopku oddaje / poslan / sprejet / zavrnjen / preklican], zato ga ni mogoče poslati na UJP. Poslati je mogoče le generiran e-račun.

Ta e-račun je [v osnutku / generiran / v postopku oddaje / poslan / sprejet / zavrnjen / preklican], zato ga ni mogoče preklicati na UJP. Preklicati je mogoče le poslan ali sprejet e-račun.

Na zaslonu se torej npr. prikaže “Ta e-račun je sprejet, zato ga ni mogoče poslati na UJP.” Beseda, ki jo VegaERP vstavi namesto oglatega dela, je vedno eno od stanj: v osnutku, generiran, v postopku oddaje, poslan, sprejet, zavrnjen ali preklican.

Manjka država kupca

Pri pošiljanju ali ustvarjanju e-računa za kupca brez vpisane države:

Pri tem kupcu ni zabeležene države, zato e-račun ne more navesti kupčeve države – to je obvezen podatek, ki ga ni dovoljeno ugibati, saj bi mu z ugibanjem pripisali tudi slovensko identifikacijsko številko za DDV, ki je nima. Odprite kupca, vnesite njegovo državo in znova ustvarite e-račun.

Država vašega podjetja ni prepoznana

Če je pri vašem podjetju vpisana država, ki je VegaERP ne prepozna (na primer tipkarska napaka):

Država vašega podjetja ni ena od držav, ki jih prepoznamo, zato e-račun ne more navesti države izdajatelja niti njegove identifikacijske številke za DDV. Odprite Nastavitve → Podjetje in vnesite državo z dvočrkovno oznako (na primer SI).

Zakaj se to zgodi

Sporočila o stanju e-dokumenta

E-račun gre skozi zaporedje stanj: v osnutku → generiran → v postopku oddaje → poslan → sprejet (ali zavrnjen), na koncu pa lahko postane preklican. Vsako dejanje je dovoljeno le iz enega ali dveh od teh stanj:

Do tega sporočila najpogosteje pride, ker je dejanje že izvedel nekdo drug (ali vi sami v drugem zavihku), UJP je medtem samodejno posodobil status (na primer iz poslan v sprejet ali zavrnjen), zaslon pa še vedno kaže staro stanje.

Manjkajoča ali neprepoznana država

E-Račun mora po standardu eSlog/EN 16931 vedno navesti državo kupca in izdajatelja, ker iz nje izhaja tudi identifikacijska številka za DDV na dokumentu. VegaERP je nikoli ne ugane. Če države ni, ali če je zapisana v obliki, ki je ne prepozna, raje e-računa sploh ne ustvari, kot da bi kupcu pripisal napačno državo ali slovensko številko za DDV, ki je nima.

Kaj naredite

Sporočilo o stanju e-dokumenta

1. Odprite Računovodstvo → DDV in skladnost → E-Računi in poiščite dokument.
2. Preverite dejanski status v stolpcu Status: morda je UJP dokument medtem že sprejel ali zavrnil.
3. Če je status Zavrnjeno, razlog zavrnitve običajno piše ob dokumentu; popravite podatke na izvornem računu, nato v vrstici dokumenta odprite meni z dejanji (ikona s tremi pikami) in kliknite Ponovno ustvari XML, nato Pošlji e-račun.
4. Če je status Sprejeto, se pošiljanje ne more več ponoviti. To ni napaka: dokument je uspešno prispel. Morebiten popravek naredite z dobropisom ali stornom na izvornem računu, kot opisano v Izdajanje računov in e-Račun.
5. Če je status še vedno Generirano in sporočilo vztraja, osvežite stran in poskusite znova. Šlo je verjetno za trenutek, ko sta dve zahtevi tekli hkrati.

Manjka država kupca

1. Odprite CRM → Partnerji in poiščite kupca.
2. Kliknite Uredi in v polje Država vnesite njegovo državo.
3. Shranite in se vrnite na račun, nato znova poskusite poslati ali prenesti e-račun.

Država vašega podjetja ni prepoznana

1. Odprite Nastavitve → Podjetje.
2. V polje Država vnesite dvočrkovno oznako države (za Slovenijo SI).
3. Shranite in znova poskusite poslati ali prenesti e-račun.

Če tega ne morete urediti sami

Če je e-račun zavrnjen, razlog skoraj vedno pride od UJP ali dostopne točke PEPPOL, ne od VegaERP. Gre za napako v podatkih računa ali v registriranih podatkih prejemnika. Podrobneje v razdelku o pogostih težavah v Izdajanje računov in e-Račun. Če po popravku podatkov sporočilo vztraja ali se status v VegaERP ne ujema s tem, kar vidite na portalu UJP, se obrnite na podporo in navedite številko računa ter status, ki ga prikazuje VegaERP.