Zakaj VegaERP zavrne to številko konta?

Poskušate ustvariti, urediti ali izbrisati konto v kontnem načrtu, VegaERP pa to zavrne. Del teh zavrnitev varuje pomen številk, ki jih sistem uporablja za samodejno knjiženje (računi, plače, DDV), del pa varuje integriteto že knjiženih zapisov. Najpogosteje se to zgodi ob prvi nastavitvi podjetja ali ob uvozu kontnega načrta iz drugega programa.

Kaj piše na zaslonu

Konto je rezerviran za drug namen

Ti dve sporočili izgledata podobno, a se razlikujeta po tem, ali obstaja izhod:

Številka konta 1100 je v sistemu rezervirana za konto »Denarna sredstva« z drugo vrsto oziroma drugim običajnim saldom. Knjižbe, ki jih izvede sistem, se s tem kontom ne bi ujemale. Uporabite drugo številko konta.

Številka konta 1100 je v sistemu rezervirana za konto »Denarna sredstva«, zato bi knjižbe, ki jih izvede sistem, pristale na tem kontu. Uporabite drugo številko ali potrdite, da je to isti konto kot »Denarna sredstva« pod drugim imenom.

Sporočilo navede številko in ime, pod katerim sistem to številko uporablja.

Sistem na uvoženi konto ne knjiži

Pri računu, plačilu ali drugi samodejni knjižbi se namesto knjižbe izpiše:

Konto 1200 (»Kratkoročne terjatve do kupcev v državi«) je bil uvožen iz tujega kontnega načrta in ni potrjeno, da ustreza sistemskemu pomenu »Terjatve do kupcev«. …

Na zbirni konto ni mogoče knjižiti

Na zbirni konto ni mogoče neposredno knjižiti: znesek bi bil v bruto bilanci zajet dvakrat, enkrat na zbirnem kontu in enkrat na kontu pod njim.

… je konto, na katerega program knjiži sam (na primer vstopni in izstopni DDV pri samoobdavčitvi), zato ga ni mogoče označiti kot zbirni konto.

Na deaktiviran konto ni mogoče knjižiti

Na deaktiviran konto ni mogoče knjižiti: bruto bilanca in bilanca stanja deaktiviranih kontov ne prikazujeta, zato bi bil znesek v glavni knjigi, v nobenem od obeh izkazov pa ne.

Številka je že v uporabi ali nadrejeni konto ne obstaja

Ta številka konta je že v uporabi. Izberite drugo številko.

Izbranega nadrejenega konta ni bilo mogoče najti.

Konto prihodkov ali odhodkov z začetnim stanjem

Konto prihodkov ali odhodkov ne more imeti začetnega stanja. Zneske pred prehodom vnesite kot knjižbo začetnega stanja, začetno stanje tega konta pa nastavite na 0.

Spreminjanje konta, ki že ima knjižbe

Številke, vrste in običajnega salda konta, ki že ima knjižene postavke, ni mogoče spremeniti. Spremenila bi se vsa obdobja, v katerih se pojavlja, tudi zaključena. Postavke najprej preknjižite s korekcijsko knjižbo v odprtem obdobju.

Konto ne more biti nadrejen samemu sebi.

S tem bi nastala krožna povezava v hierarhiji kontov.

Sistemski konti

Sistemskim kontom ni mogoče spremeniti številke.

Sistemskim kontom ni mogoče spremeniti vrste.

Sistemskih kontov ni mogoče izbrisati.

Brisanje konta s podrejenimi konti ali knjižbami

Konta s podrejenimi konti ni mogoče izbrisati. Najprej izbrišite ali prerazporedite podrejene konte.

Konta s knjižbami ni mogoče izbrisati: knjižbe so trajen zapis, zato konto ostane v kontnem načrtu.

Zakaj se to zgodi

Del kontnega načrta ni prosto izbirljiv: nekatere številke uporablja sistem sam, ko samodejno knjiži (na primer DDV, plače, zaokrožitve), zato morajo imeti pričakovano vrsto in običajni saldo, sicer bi samodejna knjižba pristala na napačnem mestu. Enkrat, ko je konto uporabljen v vsaj eni knjižbi, njegova identiteta (številka, vrsta, običajni saldo) prav tako zamrzne: sprememba bi tiho prepisala stanje vseh obdobij, kjer se ta konto pojavlja, tudi tistih, ki so že zaključena in oddana.

Kaj naredite

Konto je rezerviran, gre za drug pomen ali drugo strukturo

Ti dve sporočili nista enaki, čeprav zvenita podobno:

• Pri sporočilu, ki omenja drugo vrsto oziroma drug običajni saldo (»structure conflict«), izhoda ni: izberite drugo številko konta.
• Pri sporočilu, ki ponuja potrditev, da gre za isti konto pod drugim imenom, se na obrazcu konta pojavi okvir s kljukico »To je isti konto kot« in imenom, ki ga navede sporočilo. Če je konto res isti (na primer vaš bančni račun na kontu 1100), označite kljukico in kliknite Shrani. Če ni, izberite drugo številko konta.

Uvoženi konto s pomenom, ki ni potrjen

Ob uvozu kontnega načrta iz Minimaxa uvoz vpraša za vsak konto, katerega številko uporablja tudi VegaERP, a pod drugim imenom. Kontov, ki jih ob uvozu ne potrdite, sistem ne uporablja za samodejne knjižbe, dokler tega ne potrdite.

1. Odprite kontni načrt. Pri takem kontu je oznaka Pomen ni potrjen.
2. Kliknite oznako. Odpre se obrazec konta z okvirjem Pomen konta ni potrjen.
3. Preverite, ali je konto res tisti, ki ga navaja okvir. Če je, označite kljukico »To je isti konto kot« in kliknite Shrani.
4. Pri računu, ki ga sistem ni knjižil, ponovite knjiženje.

Potrditev velja samo za ta konto, zabeleži se, kdo jo je dal, in je ni mogoče preklicati. Če konto pomeni nekaj drugega (na primer 4720 za dodatno pokojninsko zavarovanje, kjer VegaERP vodi stroške prehrane), ga ne potrdite.

Uvoza kontnega načrta s takimi konti ne more izvesti asistent Vega. Tak uvoz dokončajte na strani za uvoz iz Minimaxa, kjer potrdite vsak konto posebej.

Številka že v uporabi ali nadrejeni konto ne obstaja

Izberite drugo, še neuporabljeno številko konta. Če nadrejeni konto ni najden, osvežite stran (morda je bil medtem izbrisan ali spremenjen) in izberite obstoječega.

Konto prihodkov ali odhodkov z začetnim stanjem

Začetno stanje na kontu pustite na 0. Promet iz obdobja pred prehodom v VegaERP vnesite kot knjižbo začetnega stanja (temeljnico), ne kot vrednost, shranjeno na kontu.

Spreminjanje konta, ki že ima knjižbe

Odprite nov konto s pravilnimi nastavitvami in odslej uporabljajte tega, stanje pa prenesite s korekcijsko knjižbo v odprtem obdobju. Prvotni konto obdrži svoje knjižbe in svoje nastavitve: korekcijska knjižba mu doda še eno knjižbo, zato ne postane znova urejljiv. Za krožno povezavo ali konto kot lasten nadrejeni konto preverite izbrano polje Nadrejeni konto (neobvezno) in izberite drug konto.

Uvoz ni spremenil vrste konta in strani knjiženja

Pri uvozu kontnega načrta se pri kontu z že knjiženimi postavkami izpiše, da vrste konta in strani knjiženja ni bilo mogoče spremeniti. Vrstica ni preskočena: naziv, skupina in oznaka knjiženja se posodobijo, nespremenjeni ostaneta le ti dve polji.

Razlog je isti kot pri ročnem urejanju zgoraj. Stran knjiženja določa predznak stanja konta, vrsta pa, ali gre za bilančni konto ali za konto poslovnega izida. Sprememba bi zato spremenila izkaze za vsa obdobja, v katerih konto nastopa, tudi za že zaključena in oddana. Postopek je enak: odprite nov konto s pravilno vrsto in odslej uporabljajte tega, stanje pa prenesite s korekcijsko knjižbo v odprtem obdobju.

Konti, ki imajo le knjižbe v osnutkih temeljnic, niso zaklenjeni. Takoj po uvozu iz drugega programa lahko kontni načrt še popravite in datoteko uvozite znova.

Knjižba pristane na zbirnem kontu

Zbirni konto (na primer 0, 00 ali 002) le sešteva konte pod seboj in ni mesto za knjižbo. Če bi nanj knjižili neposredno, bi bil znesek v bruto bilanci zajet dvakrat: enkrat na zbirnem kontu in enkrat na kontu pod njim. Neskladje ni nikjer vidno, dokler bruto bilance ne uskladite ročno.

Sporočilo našteje konte, na katere temeljnica knjiži. Vsako tako postavko prenesite na enega od kontov pod naštetim kontom.

Če na kakšnega od naštetih kontov v resnici knjižite, oznaka ni pravilna: odprite konto v kontnem načrtu in vklopite Konto za knjiženje.

Knjižba pristane na deaktiviranem kontu

Bruto bilanca in bilanca stanja prikazujeta samo aktivne konte. Znesek, knjižen na deaktiviran konto, bi bil v glavni knjigi, v izkazih pa ga ne bi bilo, zato se bruto bilanca ne bi ujemala in ne bi bilo razvidno, zakaj.

Sporočilo našteje deaktivirane konte, na katere temeljnica knjiži. Če konto še uporabljate, ga odprite v kontnem načrtu, vklopite Aktiven konto in shranite. Sicer postavko knjižite na aktiven konto.

Storno že knjižene temeljnice se ne zavrne, tudi če je bil konto medtem deaktiviran.

Konta, na katerega knjiži program, ni mogoče označiti kot zbirnega

Nekatere konte uporablja VegaERP sam pri samodejnem knjiženju: vstopni in izstopni DDV pri samoobdavčitvi, tečajne razlike, predujme dobaviteljem. Takega konta ni mogoče označiti kot zbirnega, ker bi s tem ustavili prav te knjižbe.

To se najpogosteje zgodi po uvozu kontnega načrta iz Minimaxa: Minimax nekatere od teh kontov vodi kot zbirne, ker jih knjiži iz svojega obračuna DDV. VegaERP jih ob uvozu namenoma pusti med konti za knjiženje.

Sistemski konti

Brisanje konta s podrejenimi konti

Najprej izbrišite ali prestavite podrejene konte na drug nadrejeni konto, šele nato izbrišite ta konto.

Brisanje konta z obstoječimi knjižbami

Uvoz kontnega načrta

Ta sporočila se najpogosteje pojavijo pri prvi nastavitvi podjetja ali pri uvozu kontnega načrta iz drugega programa, na primer Minimaxa, ker uvožene številke lahko trčijo ob že rezervirane sistemske konte. Uvoz iz Minimaxa prenese tudi podatek, ali je konto namenjen knjiženju (stolpec Knjiženje v izvozu Šifranti › Konti): konti z oznako N se uvozijo kot zbirni. V tipičnem Minimaxovem kontnem načrtu je takih kontov približno polovica, zato je po uvozu normalno, da precej kontov ni na voljo za neposredno knjiženje. Postopek uvoza je opisan v Uvoz podatkov iz Minimaxa.

Če tega ne morete urediti sami

Urejanje kontnega načrta lahko izvede vsak, ki ima dostop do modula Računovodstvo. Če morate spremeniti identiteto sistemskega konta ali izbrisati konto z zgodovino knjiženja, teh omejitev ni mogoče obiti iz aplikacije; obrnite se na podporo.