Številčenje računov
Številke računov se generirajo samodejno po vzorcu, ki ga nastavite tukaj. Vzorec določite pred izdajo prvega računa: številka se dodeli šele ob izdaji računa, teče pa neprekinjeno naprej, zato je poznejša sprememba vidna kot sprememba oblike sredi zaporedja.
Osnutek računa še nima številke. Številko dobi šele, ko račun izdate. Tako v zaporedju ne nastane luknja, če osnutek izbrišete ali ga nikoli ne izdate.
Odprite nastavitve
- V levem meniju izberite Nastavitve.
- Odprite Nastavitve fakturiranja. Stran vsebuje razdelek Številčenje računov.
Stran lahko ureja administrator ali računovodja.
Sestavite vzorec
V polje Vzorec številke vpišete obliko številke. Privzeta vrednost je {YYYY}-{####},
kar da številko 2026-00001.
V vzorcu lahko uporabite:
| Oznaka | Pomen | Primer |
|---|---|---|
{YYYY} ali {year} | polno leto | 2026 |
{YY} | kratko leto | 26 |
{MM} ali {month} | mesec z vodilno ničlo | 02 |
{number} ali {####} | zaporedna številka | 00001 |
Vse ostalo v vzorcu se izpiše dobesedno, na primer vezaj ali poševnica.
Besedilo pod poljem navaja samo {year}, {month} in {number}, deluje pa tudi krajši zapis
{YYYY}, {YY}, {MM} in {####}, ki ga uporablja privzeta vrednost.
Nastavite preostala polja
- Predpona je besedilo pred generirano številko, na primer
RAC-. Pustite prazno, če predpone ne želite. - Pripona je besedilo za generirano številko.
- Zapolnjevanje števila je najmanjše število mest zaporedne številke. Pri vrednosti 5 se
prva številka izpiše kot
00001. - Ponastavitev števca določa, kdaj se zaporedje vrne na začetek: Nikoli, Letno (1. jan.) ali Mesečno (1. v mesecu). Če izberete letno ali mesečno ponastavitev, mora vzorec vsebovati tudi leto oziroma mesec. Sicer bo zaporedje po ponastavitvi znova ponudilo že porabljene številke in izdaja računa ne bo uspela.
- Začetna številka je prva številka v zaporedju. Če ste med letom prešli na VegaERP, tukaj vpišite naslednjo številko za zadnjim računom, ki ste ga izdali v prejšnjem programu.
Preverite in shranite
Razdelek Predogled sproti izpiše, kako bo videti naslednja številka, in pod njo trenutno zaporedno številko. Ko se predogled ujema s tem, kar želite, kliknite Shrani.
Ponastavitev števca
Gumb Ponastavi števec vrne zaporedje na začetno številko. Uporabite ga le, če ste se pri prvi nastavitvi zmotili in še niste izdali nobenega računa.
Ponastavitve ni mogoče razveljaviti. Že izdani računi obdržijo svoje številke. Če je katera od številk iz zaporedja že porabljena, izdaja naslednjega računa ne uspe: aplikacija zavrne izdajo in izpiše, da račun s to številko že obstaja. Zaporedje morate nato ročno prestaviti naprej prek polja Začetna številka.
Pogoste težave
Naslednja številka ni takšna, kot pričakujem. Preverite predogled: predpona in pripona se
dodata okoli generiranega dela, zato RAC- skupaj z vzorcem {YYYY}-{####} da RAC-2026-00001.
Računa ni mogoče izdati, ker številka že obstaja. Zaporedje kaže na številko, ki je že porabljena. To se zgodi po ponastavitvi števca ali kadar je Ponastavitev števca nastavljena na letno ali mesečno, vzorec pa ne vsebuje leta oziroma meseca. Popravite vzorec ali pa v polje Začetna številka vpišite prvo še neporabljeno številko.
Dva izdana računa ne moreta imeti enake številke. Aplikacija to prepreči ob izdaji, zato se napaka vedno pokaže takrat, in ne pozneje v knjigah.