Zakaj ne morem urediti ali izbrisati tega stroška?

Strošek gre skozi pregled: nekdo ga odda, drug ga odobri ali zavrne (ali zahteva popravke). Šele odobritev strošek dejansko vknjiži v poslovne knjige. Ta pot je namenoma enosmerna na dveh mestih, VegaERP pa to pove z eno od spodnjih sporočil, namesto da bi tiho zavrnil shranjevanje.

Kaj piše na zaslonu

Strošek je odobren

Pri odobrenem strošku ni mogoče spremeniti zneska, valute, datuma ali vrste dejavnosti. Njegov temeljni vpis je že knjižen. Ta polja so zaklenjena, ko je strošek odobren.

Odobrenega stroška ni mogoče izbrisati. Njegov temeljni vpis je že knjižen. Odobreni stroški so zaklenjeni.

Nekdo je pregled že zaključil

Ta strošek je že odobren.

V popravek je mogoče vrniti le stroške, ki čakajo na pregled.

Zavrniti je mogoče le stroške, ki čakajo na pregled ali potrebujejo spremembe.

Dokument je že pripet drugemu strošku

Ta dokument je že pripet drugemu strošku. Najprej ga odpnite tam ali izberite drug dokument.

Ime kategorije je že zasedeno

Kategorija s tem imenom že obstaja.

Zapis, na katerega se sklicujete, je izginil

Strošek ni najden.

Izbrane kategorije stroška ni bilo mogoče najti.

Izbranega dobavitelja ni bilo mogoče najti.

Izbranega sodelavca ni bilo mogoče najti ali ni aktiven.

Povezanega računa ni bilo mogoče najti.

Povezanega dokumenta ni bilo mogoče najti.

Zakaj se to zgodi

Strošek je odobren

Ko je strošek odobren, je zanj že knjižena temeljnica. Urejevalni obrazec vas tega ne ustavi, polja za znesek, valuto, datum in (pri društvih) vrsto dejavnosti so na pogled še vedno vnosna, a shranjevanje spremembe VegaERP zavrne, ker bi ta polja tiho razšla knjiženo temeljnico od tistega, kar piše na strošku. Iz istega razloga odobrenega stroška tudi ni mogoče izbrisati: brisanje bi za sabo pustilo osirotelo temeljnico. Opis, opombe, dobavitelja, dokument, kategorijo ter oznaki povrnljiv/zaračunljiv lahko urejate naprej brez omejitev, ker te ne vplivajo na knjiženi znesek.

Nekdo je pregled že zaključil

Gumbi Odobri, Zavrni in Zahtevaj spremembe so vidni le, dokler je strošek v stanju “V pregledu”. Če dva pregledovalca odpreta isti strošek hkrati, ali če ste isti gumb kliknili dvakrat, prvi klik strošek premakne v novo stanje, drugi pa naleti na to sporočilo, ker dejanje, ki ga poskušate, na tem strošku ni več na voljo.

Dokument je že pripet drugemu strošku

En dokument (skenirano potrdilo ali račun) je lahko izvorni dokument samo enega stroška. Sporočilo se prikaže, kadar aplikacija poskusi isti dokument pripeti temu stroška, ta pa je že pripet drugam, na primer če je bil isti prejeti dokument že prej ročno ali samodejno povezan z drugim, morda podvojenim strošku.

Ime kategorije je že zasedeno

Imena kategorij stroškov so znotraj podjetja enolična. Sporočilo se prikaže, kadar poskusite ustvariti novo kategorijo z imenom, ki že obstaja (velikost črk ni pomembna).

Zapis, na katerega se sklicujete, je izginil

Vseh šest sporočil pomeni isto: zapis, na katerega se strošek sklicuje (sam strošek, kategorija, dobavitelj, sodelavec, povezan račun ali povezan dokument), med tem, ko ste delali na strošku, ni več tak, kot je bil, ko ste ga izbrali. Najpogosteje ga je nekdo drug izbrisal ali preimenoval; pri sodelavcu lahko pomeni tudi, da je bil medtem deaktiviran (na primer je zapustil podjetje), zato ga ni več mogoče izbrati za nove stroške, čeprav pretekli stroški nanj ostanejo vezani. Enak vzorec kot pri drugih dokumentih: glejte Zakaj pravi, da se je nekaj spremenilo, medtem ko sem delal na tem?

Kaj naredite

Strošek je odobren

1. Opis, opombe, dobavitelja, dokument, kategorijo ter oznaki povrnljiv/zaračunljiv lahko še vedno urejate, to shranjevanje ne bo zavrnjeno.
2. Za napačen znesek, valuto, datum ali vrsto dejavnosti to ni mogoče prek obrazca za urejanje. Obrnite se na svojega računovodjo ali administratorja, da napako popravi neposredno v glavni knjigi (na primer s korekcijsko temeljnico), namesto da bi poskušali spremeniti sam strošek.

Nekdo je pregled že zaključil

1. Osvežite stran, da vidite trenutno stanje pregleda.
2. Če je strošek medtem odobren, nadaljnje dejanje ni potrebno. Če je zavrnjen ali so zahtevane spremembe, uporabite Uredi in ponovno oddaj.

Dokument je že pripet drugemu strošku

1. Poiščite drug strošek, ki ima ta dokument pripet (iščite po dobavitelju, znesku ali datumu).
2. Tam dokument odpnite, ali pa za ta strošek izberite oziroma naložite drug dokument.

Ime kategorije je že zasedeno

1. V spustnem seznamu kategorij poiščite obstoječo kategorijo z enakim imenom in uporabite njo, namesto da ustvarjate novo.
2. Če res potrebujete ločeno kategorijo, ji dajte drugačno, razlikovalno ime.

Zapis, na katerega se sklicujete, je izginil

1. Osvežite stran ali seznam, da vidite trenutno stanje.
2. Če manjka sodelavec, preverite, ali je bil deaktiviran pod Upravljaj sodelavce; če je, izberite drugega ali ga po potrebi znova aktivirajte.
3. Če manjka kategorija, dobavitelj, račun ali dokument, ga izberite znova iz osveženega seznama, ali ga po potrebi najprej ustvarite.

Če tega ne morete urediti sami

Če potrebujete popravek zneska, valute, datuma ali vrste dejavnosti na odobrenem strošku in nimate dostopa do glavne knjige, se obrnite na podporo ali na svojega računovodjo in navedite številko oziroma opis stroška ter pravilen znesek.