Zakaj se prejem ne ujema z zneskom računa?
V Uskladitev poskusite potrditi ujemanje, denar pa na bančnem izpisku ni enak znesku odprtega računa. VegaERP tega ne poravna kar približno, ker bi to lahko pomenilo, da je denar ostal neevidentiran ali da je terjatev poravnana čez dolgovano. Namesto tega vas vpraša, kako naj razliko obravnava.
Kaj piše na zaslonu
Prejem je večji od zneska računa
Prejem 1.600,00 € presega odprto vrednost računa 1.450,00 € za 150,00 €. Izberite, kaj storiti s presežkom (prejeti predujem kupca, povračilo stroškov ali razporeditev na drug račun), ali pa navedite znesek in poravnajte le del tega prejema.
Redkeje se ob nedoslednih podatkih (na primer, če je nekdo drug medtem že delno poravnal isti račun) pojavita tudi:
Za obravnavo preplačila mora prejem (1.200,00 €) presegati odprto vrednost računa (1.450,00 €).
Izrecnega zneska ne navajajte skupaj z obravnavo preplačila: terjatev se poravna v celotni odprti vrednosti (1.450,00 €), presežek pa se knjiži ločeno. Odstranite znesek ali pa obravnavo preplačila, če želite poravnati le del.
Prejem je manjši od zneska računa
Za odpis manjka mora biti prejem (1.500,00 €) manjši od odprte vrednosti računa (1.450,00 €).
Račun nima več odprtega zneska
Ta račun nima več odprte vrednosti. Je že plačan. Osvežite nabiralnik.
Znesek presega odprto vrednost pri razporejanju po računih
Znesek poravnave (1.600,00 €) presega odprto vrednost računa (1.450,00 €). Terjatve ni mogoče poravnati čez dolgovano. Presežek razporedite prek obravnave preplačila (prejeti predujem kupca, povračilo stroškov ali razporeditev na drug račun).
Transakcija je v drugi valuti kot račun
Ta bančna transakcija je v drugi valuti kot račun. Poravnava med valutama tukaj ni podprta. Plačilo evidentirajte ročno s pravilnim tečajem.
Zakaj se to zgodi
VegaERP mora vedeti, kam gre vsak evro. Če je prejem večji od računa, mora presežek pristati nekje: pri kupcu kot dobroimetje, med prihodki ali na drugem računu, sicer bi obveljal za denar, ki ni nikjer evidentiran. Če je prejem manjši, mora nekdo povedati, ali gre za popust, za bančni strošek ali pa je račun preprosto še delno neplačan. Ko presežek ali manjko ni zanemarljiv, VegaERP samodejno odpre okno za razporeditev razlike (naslovljeno To plačilo je večje od računa ali To plačilo je manjše od računa, glede na smer razlike), v katerem izberete, kam gre.
Kaj naredite
Prejem je večji od zneska računa
Ko potrdite ujemanje s presežkom, se odpre okno To plačilo je večje od računa. Izberite eno od dveh možnosti:
- Presežek zabeleži kot prejeti predujem kupca (privzeto, priporočeno). Račun se poravna v celoti, presežek pa ostane kot dobroimetje kupca, ki ga lahko pozneje uporabite za drug račun ali vrnete.
- Presežek knjiži kot povračilo stroškov. Uporabite samo, kadar gre res za povračilo, na primer prisojene stroške izterjave, ne za navadno preplačilo.
Če se namesto okna prikaže eno od redkejših sporočil o nedoslednih podatkih, zaprite okno, kliknite Osveži in poskusite znova; ti dve sporočili se pojavita le, kadar se je stanje računa spremenilo med vašim delom.
Prejem je manjši od zneska računa
Ko potrdite ujemanje z manjkom, okno To plačilo je manjše od računa ponudi tri možnosti, ne le dveh. Kateri konto knjižba uporabi, je odvisno od vzroka manjka, zato izberite pravo:
| Možnost | Kdaj jo uporabiti | Kam se knjiži |
|---|---|---|
| Pusti račun delno odprt (privzeto, priporočeno) | Ne veste (še), zakaj je znesek manjši, ali pričakujete doplačilo | Preostanek ostane odprt za poznejše plačilo |
| Manjko odpiši kot popust | Kupec je dejansko plačal manj od zaračunanega, na primer zaradi zaokroževanja ali dogovorjenega popusta | Konto 7210 odpisi terjatev |
| Manjko knjiži kot bančni strošek | Kupec je plačal celoten znesek, banka pa je od nakazila odtegnila svoje nadomestilo za plačilni promet | Konto 4150 stroški plačilnega prometa |
Bančne provizije NE odpisujte kot popust: to je vaš strošek, ne popust, ki ste ga dali kupcu, poleg tega pa napačno knjiži na konto 7210 namesto na 4150. Če ne veste, ali je šlo za popust ali za bančno provizijo, preverite namen na bančnem izpisku ali vprašajte kupca, preden potrdite katero od odpisnih možnosti; Pusti račun delno odprt medtem ne knjiži ničesar narobe.
Račun nima več odprtega zneska
Nekdo drug je ta račun medtem že poravnal. Kliknite Osveži v Uskladitvi in transakcijo poiščite znova; ujemala se bo z drugim, še odprtim računom, če obstaja, sicer jo knjižite na konto z Knjiži na konto.
Znesek presega odprto vrednost pri razporejanju po računih
To sporočilo se pojavi v oknu Razdeli plačilo po računih, ko za enega od dodanih računov vnesete znesek, ki je večji od njegove odprte vrednosti (prikazane v stolpcu Odprto). Zmanjšajte ta znesek na dejansko odprto vrednost tega računa, presežek pa razporedite na druge dodane račune ali ga pustite kot ostanek, ki bo počakal na naslednje plačilo.
Transakcija je v drugi valuti kot račun
Poravnava med različnima valutama v Uskladitvi ni podprta. Plačilo namesto tega zabeležite ročno, neposredno na računu:
- Odprite račun in kliknite Zabeleži plačilo.
- Vnesite datum in znesek plačila v valuti bančne transakcije ter tečaj, po katerem se preračuna v valuto računa.
- To ročno zabeleženo plačilo bančna transakcija ne bo samodejno povezala; transakcijo v Uskladitvi označite kot obravnavano prek Označi kot drugo ali jo pozneje ročno povežite z že zabeleženim plačilom.
Če tega ne morete urediti sami
Če ne veste, ali je manjko dogovorjen popust ali bančna provizija, tega ne ugibajte: vprašajte kupca ali preverite pri banki, kaj natančno je odtegnila. Napačna izbira med Manjko odpiši kot popust in Manjko knjiži kot bančni strošek knjiži na napačen konto in je pozneje mogoče popraviti le s korekcijsko knjižbo, zato v dvomu izberite Pusti račun delno odprt in vprašajte svojega računovodjo.