Knjiženje prejetih računov

Prejeti račun je dokument dobavitelja, iz katerega nastane obveznost do dobavitelja. V VegaERP ga najprej vnesete (ali naložite) kot Osnutek, nato pa ga z enim gumbom knjižite. Ta stran opisuje obe poti, ročni vnos in nalaganje datoteke, ter korak, ki račun dejansko spravi v knjige.

Odprete jih v levem meniju: Računovodstvo → Stroški in sredstva → Prejeti računi.

Prejeti račun ali strošek?

V isti skupini Stroški in sredstva sta dva različna modula:

• Prejeti računi: dokument dobavitelja z lastno številko računa, obveznostjo in DDV.
• Stroški: enostavnejši zapis stroška z odobritvenim tokom, brez postavk.

Pravilo: kar ima številko računa z dobaviteljevega dokumenta, sodi med Prejete račune.

Ročni vnos računa

1. Na seznamu Prejeti računi kliknite Nov prejeti račun zgoraj desno.
2. Pri Dobavitelj izberite obstoječi stik. Če ga še ni, ga najprej dodajte med partnerje. Obrazec izbira samo med obstoječimi stiki.
3. Vnesite Številka računa. To polje je označeno z zvezdico in je obvezno. Vpišite številko z dobaviteljevega dokumenta, ne svoje.
4. Po potrebi dopolnite Sklic za plačilo in Valuta (privzeto EUR - Euro).
5. Preverite tri datume, ki se predizpolnijo: Datum računa, Datum prejema in Datum zapadlosti. Vsakega odprete z gumbom Izberite datum.
6. V razdelku Postavke izpolnite vrstico (Opis, Količina, Cena, Popust %, DDV %); dodatne vrstice dodate z Dodaj postavko. Skupaj in Povzetek se preračunavata sproti. Pri Konto izberite konto, na katerega se knjiži strošek. Vrstica, ki ostane Nerazporejeno, se ob knjiženju knjiži na 4100 Stroški storitev. Konto lahko izberete ali zamenjate tudi pozneje, z Uredi, dokler račun ni knjižen.
7. V polje Znesek z računa vpišite skupni znesek za plačilo, kot je natisnjen na dokumentu. Cene na blagajniškem računu so pogosto z DDV, zato se zaokrožene postavke od natisnjenega zneska lahko razlikujejo za cent ali dva. Takrat se knjiži natisnjeni znesek, cene postavk in DDV pa ostanejo, kot ste jih vnesli. Če je razlika večja od zaokrožitve, obrazec pove, katera zneska se ne ujemata; knjiženje se ustavi, dokler postavk ne popravite ali razlike ne potrdite. Če imajo postavke različne stopnje DDV, zaokrožitve ni mogoče pripisati osnovi: po shranjevanju jo z Uredi vnesite v polje Dodatek (izven osnove za DDV). Tja sodi le zaokrožitev, nikoli večja razlika. Cene postavke ne spreminjajte zato, da bi se znesek ujemal.
8. Kliknite Shrani.

Račun tujega dobavitelja brez DDV (samoobdavčitev)

Dobavitelj iz druge države EU vam storitev ali blago zaračuna brez DDV, vi pa DDV obračunate sami. Tak račun vnesete takole:

1. V vrstici postavke pri Vrsta izberite Storitev ali Blago. Od tega je odvisno, v katero polje obračuna DDV pride znesek.
2. Označite Obrnjeni DDV. Ob oznaki se pokaže stopnja, ki jo samoobdavčite (privzeto stopnja iz DDV %).
3. Kliknite Shrani. Skupaj ostane znesek brez DDV, ki ga dolgujete dobavitelju.

Ob knjiženju nastaneta oba zneska DDV hkrati, vstopni in izstopni, zato je učinek na DDV nič. Če pri dobavitelju iz tujine vpišete stopnjo DDV brez oznake Obrnjeni DDV, program računa ne shrani: tak DDV v Sloveniji ni odbiten. Če je dobavitelj obračunal DDV svoje države, postavko vpišite po stopnji 0 % s tem DDV v ceni, da se skupni znesek ujema z dokumentom. Če je dobavitelj identificiran za DDV v Sloveniji, na kartico stika vpišite njegovo slovensko ID številko za DDV (SI…).

Kaj pomeni, da je uspelo

Račun se odpre v statusu Osnutek. V Potek prejetega računa na vrhu strani vidite tri korake: Osnutek → Prejeto → Plačano. Prvi je označen kot trenutni. Pod njimi piše NASLEDNJI KORAK z besedilom »Ta račun je osnutek in še ni knjižen. Preverite podatke ob dokumentu, nato ga knjižite v glavno knjigo in knjigo DDV. Plačilo lahko zabeležite šele po knjiženju.«

Nalaganje datoteke (ena ali več hkrati)

1. Na seznamu Prejeti računi kliknite Uvozi.
2. Na strani Uvoz računov kliknite območje Kliknite za nalaganje ali povlecite datoteke in izberite dokumente. Sprejeti formati so izpisani pod njim: .XML, .PDF, .JPG, .JPEG, .PNG, .HEIC do 25MB (največ 50 datotek).
3. Vsaka datoteka se obdela neodvisno, kot pravi stran sama, »Naložite enega ali več računov. Vsaka datoteka se obdela neodvisno.« Ena neuspešna torej ne ustavi ostalih.
4. Kliknite datoteko, da odprete ploščo za pregled: izvirni dokument na levi, izluščeni obrazec na desni. Polje za dobavitelja vedno prikazuje izbirnik. Če je dobavitelj z dokumenta že med vašimi stiki, je izbran samodejno in datoteka ima status Pripravljeno. Sicer izberite pravega partnerja med svojimi stiki ali kliknite Dodaj novega partnerja, da ga ustvarite iz podatkov, ki jih je izpisal dokument. Datoteke ni mogoče uvoziti, dokler tako ne povežete partnerja, tudi če so drugi podatki pravilno prebrani. V nogi plošče uporabite Naslednja datoteka za premik na naslednjo, ne da bi ploščo zaprli.
5. Kliknite Uvozi pri posamezni datoteki ali gumb za uvoz vseh pripravljenih datotek naenkrat.

Nalaganje slik in PDF-jev porablja AI dobroimetje; XML se razčleni brez njega.

Uvoz ničesar ne knjiži. Vsak uvožen račun je shranjen kot Osnutek z vsemi prebranimi zneski, priloženim dokumentom in dobaviteljem. V glavno knjigo in knjigo DDV pride šele, ko ga preverite in knjižite (spodaj). Povzetek uvoza to pove in ponudi povezavo Odpri osnutke.

Enako velja za množični Uvoz iz računov in za prejeti račun, ustvarjen iz naročilnice: prejeti računi in prejeti dobropisi so shranjeni kot osnutki, knjižite pa jih sami. Če ponovni uvoz zadene račun, ki je že knjižen, in bi spremenil njegove zneske, ga uvoz pusti nespremenjenega. Popravite ga na samem računu.

Pregled in potrditev (samo kadar račun pregleduje še nekdo)

Kartica Pregled in potrditev se prikaže le, kadar je za pregled na voljo še nekdo: vaše podjetje vodi računovodski servis ali pa je skrbnik vklopil možnost Zahtevaj potrditev drugega uporabnika (Nastavitve, Potrjevanje računov). Kdor knjige vodi sam, je ne vidi. Pri njem je knjiženje hkrati tudi odločitev o računu. Število uporabnikov v računu na to ne vpliva.

Stran s podrobnostmi računa je razdeljena na dvoje. Levo je Izvorni dokument, ki ostane viden v vsakem statusu. Desno ob njem je (kadar se prikaže) kartica Pregled in potrditev s tremi dejanji: Potrdi, Zahtevaj popravke in Zavrni, pod njo pa zapis računa: Podatki računa in Plačila. Zneske preverite v razdelku Podatki računa ob dokumentu in v razdelku Postavke pod njim.

Če z računom ni povezan noben dokument (na primer ročno vnesen račun), stolpca z dokumentom ni, Podatki računa in Plačila pa sta prikazana drug ob drugem.

Potrditev ni knjiženje. Aplikacija to pove sama, tik nad gumbi:

To je še osnutek. Potrditev zabeleži vašo odobritev. V glavno knjigo in knjigo DDV se račun knjiži z gumbom »Preveri in knjiži«.

Dokler je račun osnutek in čaka na odločitev pregleda, pod NASLEDNJI KORAK piše Ta račun še čaka na odločitev pregleda. Gumb Preveri in knjiži je takrat še vedno na voljo. Pregled koraka ne zaklene, le poudarjeno dejanje na strani je Potrdi. Ko je račun knjižen, tega stavka pod NASLEDNJI KORAK ni več: tam je Zabeleži plačilo, da pregled še čaka, pa pove oznaka Čaka na pregled na kartici Pregled in potrditev.

Knjiženje: Preveri in knjiži

Račun pride v glavno knjigo in knjigo DDV šele s tem korakom. Enako velja za ročno vnesen in za uvožen račun.

1. Odprite račun v statusu Osnutek in preverite podatke ob izvornem dokumentu.
2. Pod NASLEDNJI KORAK kliknite Preveri in knjiži.
3. Odpre se okno, ki pove, kaj se bo zgodilo: strošek, obveznost in vstopni DDV se knjižijo v glavno knjigo, račun se vpiše v knjigo DDV, knjiži pa se z datumi z dokumenta, ne z današnjim datumom. Kliknite Knjiži.

Prejet račun, ki še ni v glavni knjigi

Račun v statusu Prejeto, ki ga samodejno knjiženje še ni vpisalo v glavno knjigo, ima pod NASLEDNJI KORAK gumb Knjiži kot poudarjeno dejanje, šele za njim pa Zabeleži plačilo. Klik na Knjiži račun knjiži. Če je samodejno knjiženje spodletelo, račun znova knjižite z gumbom v opozorilu na vrhu strani. Dokler račun čaka na odločitev pregleda, je poudarjeno dejanje Potrdi, Knjiži pa ostane na voljo ob njem.

Več računov naenkrat

Na seznamu Prejeti računi izberite vrstice in kliknite Knjiži izbrane. Knjižijo se le izbrani osnutki. Če katerega ni mogoče knjižiti (na primer ker njegov datum spada v zaključeno obdobje), se ostali vseeno knjižijo, obvestilo pa za vsak neuspeli račun pove, zakaj.

Kaj pomeni, da je uspelo

Status se spremeni iz Osnutek v Prejeto, korak Prejeto v poteku postane trenutni, nastane pa tudi temeljnica z opisom Prejeti račun {številka}. Namig Plačilo lahko zabeležite, ko je račun knjižen pri Plačila izgine in šele zdaj lahko zabeležite plačilo.

Če se zneski na računu ne ujemajo (DDV v glavi ni enak DDV po postavkah, postavke se ne seštejejo v skupni znesek ali se natisnjeni znesek razlikuje), knjiženje ni mogoče in obvestilo pove, kateri znesek se s katerim ne ujema in za koliko. Postavke popravite z Uredi. Če dokument izkazuje znesek po DDV, zunaj osnove (prehodna postavka, poraba rezervnega sklada, zaokrožitev), ga vpišite v polje Dodatek (izven osnove za DDV), v polju Vrsta dodatka pa izberite, za kaj gre: Rezervni sklad (007) za porabo sredstev rezervnega sklada na razdelilniku upravnika, sicer Prehodna postavka ali zaokrožitev (1400). Skupnega zneska z dokumenta nikoli ne spreminjajte, da bi se ujel.

Če izvorni dokument ni razvrščen kot račun (na primer kot opomin, dobavnica ali pogodba), ga sistem sam ne knjiži. Pri Knjiži izbrane obvestilo za tak račun pove, kako je dokument razvrščen. Na strani računa se odpre okno, v katerem potrdite, da gre vseeno za račun, in kliknete Knjiži kot račun. Vaš odgovor nadomesti razvrstitev dokumenta. Če dokument ni račun, okno zaprite in osnutek izbrišite.

Če datum računa spada v zaključeno ali zaklenjeno obdobje, knjiženje ni mogoče: račun ostane osnutek, obvestilo pa pove, katero obdobje je zaprto. Glejte Zakaj ne morem knjižiti v to obdobje?

Pozabljeni osnutki

Osnutek ni v knjigi DDV. Zato obračun DDV-O za obdobje, v katerem so še osnutki prejetih računov, opozori, koliko jih je, in ponudi povezavo Odpri osnutke. Enako opozori zaključek obdobja. Preden oddate obračun, jih preverite in knjižite, sicer vstopni DDV izpade.

Če knjiženje ne uspe, se namesto tega prikaže opozorilo Samodejna temeljnica ni uspela z gumbom Ponovi. Najpogostejši vzrok je zaprto obdobje ali manjkajoč konto v kontnem načrtu.

Plačilo

Plačilo je mogoče zabeležiti šele po knjiženju (Preveri in knjiži). Na osnutku še ni knjižene obveznosti, ki bi jo bilo mogoče zapreti. Na računu v statusu Prejeto so na voljo Zabeleži plačilo, Plačilni nalog UPN in, če izberete več vrstic na seznamu, Pripravi SEPA plačila.

Pogoste težave

• »Številka računa« je obvezna tudi pri naloženem dokumentu. Če je AI ni prebral s skena, jo prepišite ročno. Brez nje uvoza ni mogoče dokončati.
• Račun s to številko že obstaja. Ista številka pri istem dobavitelju je onemogočena. Pri uvozu se to pokaže kot podvojenka in datoteka se preskoči. Odprite obstoječi zapis, namesto da ustvarite drugega.
• Račun s to številko je knjižen pod drugo kartico istega dobavitelja. Isto podjetje ima v imeniku dve kartici (npr. eno iz e-računa z davčno številko in eno, ki jo je ustvarilo branje skena po imenu), zato je isti dokument knjižen dvakrat. Program to zdaj prepozna in knjiženje zavrne. Odprite obstoječi račun; če gre res za isto podjetje, združite podvojena stika, sicer pa potrdite knjiženje kljub temu.
• Sporočilo pravi, da kartici nista videti isto podjetje. Ista številka, znesek in datum so že knjiženi, davčni številki obeh kartic pa se razlikujeta. Običajno je ena od njiju napačno prebrana s skena. Preverite obe kartici dobavitelja, preden knjižite.
• Uvoz je datoteko preskočil, čeprav ni bila enaka. Če za istega dobavitelja že obstaja račun z istim zneskom in datumom, se dokument obravnava kot verjetna podvojenka (npr. potrdilo o nakupu za že knjižen račun).
• Plačila ni mogoče zabeležiti. Račun je še Osnutek, zato ga najprej knjižite s Preveri in knjiži.
• Pri plačilu preko SEPA piše, da za dobavitelja ni vpisanega računa. Aplikacija ne ugiba, kam naj gre denar. Odprite partnerja (Stranke in dobavitelji) in v polje Transakcijski račun (IBAN) vpišite njegov IBAN s prejetega računa, nato plačilno datoteko pripravite znova. Če je IBAN že vpisan, a aplikacija javi, da ni veljaven, ga popravite pri partnerju. Plačilo namenoma ne bo poslano na kakšen drug račun. Vsi ostali računi v paketu se izvozijo normalno; preskočeni so našteti pod pripravo datoteke.
• »Preveri in knjiži« ne deluje. Knjižiti je mogoče samo osnutke; račun je torej že knjižen ali storniran.
• Samoobdavčitev naročnine je v napačnem mesecu obračuna DDV. Obveznost nastane, ko se obdobje naročnine konča. Tuji ponudniki pogosto izpišejo obdobje Sep 1 – Oct 1, ki pomeni september; pri tujem dobavitelju program tak konec ob uvozu zabeleži kot 30. september in to pove v opozorilu. Na strani za urejanje računa preverite Konec obdobja opravljene storitve: vpisan mora biti zadnji dan, ki ga obdobje zajema. Pri plačanem računu lahko popravite konec, Začetek obdobja opravljene storitve pa ne, ker je to datum knjižbe. Če je obračun za mesec že oddan, program popravek zavrne; takrat je rešitev popravek obračuna.

Sorodne strani

• Popravljanje že izdanega računa
• Dokumenti in OCR
• DDV knjige in DDV-O