Potni nalogi in dnevnice
Potni nalog dokumentira službeno potovanje in sproži izračun dnevnice, ki ima svoja zakonska pravila, ločena od navadnega povračila stroškov.
Najprej preverite način: osnovno ali napredno
VegaERP ima dva načina vodenja potnih nalogov, ki ju izbere administrator pod Nastavitve → Nastavitve modulov → Potovanja, v razdelku Način vodenja potnih nalogov:
- Osnovno (privzeto za manjša podjetja): “En zaslon za izdajo potnega naloga z dnevnicami in kilometrino ter izpis PDF.”
- Napredno: “Doda potrjevanje, pravila porabe, večetapne poti, poročila in izstavitev računov.”
V načinu Osnovno na obrazcu ne boste videli poti na zemljevidu, dodajanja vmesnih postaj niti izbire partnerja, v levem meniju pod Potovanja pa ni menijskih postavk Poročila, Odobritve in Koledar. To niso manjkajoče funkcije, ampak namerno skrite v tem načinu. Ta stran opisuje najprej osnovni način, nato razliko, ki jo doda napredni.
Ustvarjanje potnega naloga
- Odprite Potovanja → Potni nalogi in kliknite Nov potni nalog.
- Pod Osnovni podatki izberite Sodelavec, ki potuje, ter vnesite Začetni datum potovanja in Končni datum potovanja (z uro). Od teh dveh je odvisno, v kateri razred dnevnice potovanje spada, zato ju vnesite natančno.
- Vnesite Namen potovanja.
- Pod Lokacije vnesite Začetna lokacija in Končna lokacija.
- Shranite nalog s Shrani.
Izračun dnevnice
Dnevnica se ne vnaša ročno. Vklopite Omogoči dnevni dodatek, nato pod Dnevni dodatek izberite Ciljna država: za potovanje po Sloveniji izberite Slovenijo, za potovanje v tujino pravo ciljno državo. Kliknite Izračunaj dnevni dodatek.
VegaERP izračuna razred dnevnice iz trajanja potovanja (odhod in povratek, ki ste ju vnesli) in cilja, nato pa znesek prebere iz veljavne zakonske tabele za ta datum, ločeno za domača in tuja potovanja. Rezultat je prikazan pod Dnevna razčlenitev, s Skupaj dnevni dodatek na dnu; kliknite Shrani dnevnice, da ga pripnete na nalog.
Če za datum potovanja v sistemu (še) ni veljavne zakonske tabele, VegaERP zavrne izračun namesto da bi izplačal napačen ali nič evro znesek. Sporočilo za domače potovanje se glasi:
Za datum 2026-08-25 ni evidentirane zakonske domače dnevnice. V katalog povračil dodajte veljavno obdobje ali spremenite datum potovanja.
Za potovanje v tujino je sporočilo enako, le vezano na državo cilja. V obeh primerih pomeni, da manjka vnos v šifrantu, ki ga vzdržuje administrator sistema, ne napačen podatek na vašem nalogu.
Kilometrina in drugi stroški
Dejanski potni stroški se na potnem nalogu evidentirajo ločeno od dnevnice: dnevnica je pavšalni zakonski znesek, stroški pa se povrnejo po dejanski vrednosti na podlagi dokazil.
| Dnevnica | Kilometrina | |
|---|---|---|
| Kaj je | Pavšalni zakonski znesek | Dejanska vrednost glede na razdaljo |
| Kako se izračuna | Iz razreda glede na trajanje in cilj potovanja, prebrano iz veljavne zakonske tabele za ta datum | Razdalja (v eno smer, km) × Stopnja (€/km) |
| Kje se vnese | Omogoči dnevni dodatek → Ciljna država → Izračunaj dnevni dodatek → Shrani dnevnice | Razdalja (v eno smer, km) → Stopnja (€/km) → Shrani kilometrino |
Združevanje obeh v en znesek poruši tako obravnavo dnevnic pri obračunu plač kot revizijsko sled stroškov.
- Kilometrina: vnesite Razdalja (v eno smer, km) in po potrebi popravite Stopnja (€/km) (predizpolnjena iz vozila ali politike podjetja), nato kliknite Shrani kilometrino. Prikaže se Skupaj kilometrina.
- Drugi stroški (prevoz, nastanitev, cestnine): pod Stroški kliknite Dodaj strošek in za vsak strošek vnesite tip, znesek in datum. Prikaže se Skupaj stroški.
Ko je nalog pripravljen, ga prenesete kot dokument z Prenesi PDF.
Kaj doda napredni način
V načinu Napredno potni nalog po ustvarjanju ne ostane le osnutek, ampak gre skozi delovni tok: Pošlji na odobritev (status Poslano), nato odobrite z Odobri ali zavrnete z Zavrni (status Odobreno ali Zavrnjeno). Odobren nalog nato Začni obračun premakne v status Obračunavanje, na koncu pa Označi kot povrnjeno zapre nalog s statusom Povrnjeno.
Ta način doda tudi menijske postavke Poročila, Odobritve in Koledar pod Potovanja, obrazec za nov nalog pa poleg tega prikaže izbiro Partner (opcijsko), zemljevid predvidene poti in dodajanje vmesnih Postaje na poti.
Pogoste težave
- Napačen vnos ure odhoda ali povratka, kar opazite šele, ko je razred dnevnice že spremenil izplačilo. Preverite oba datuma/uri na obrazcu, preden izračunate dnevnico.
- Vpis obroka, ki ga je plačal delodajalec (npr. kosilo na konferenci), kot navadnega potnega stroška pod Stroški, namesto da bi ga upoštevali pri izračunu dnevnice. To povzroči, da je obrok upoštevan dvakrat.
- Iskanje Poročila, Odobritve ali izbire partnerja na obrazcu v osnovnem načinu: te se pojavijo šele, ko administrator pod Nastavitve → Nastavitve modulov → Potovanja preklopi na Napredno.
Če tega ne morete urediti sami
Preklop med osnovnim in naprednim načinom lahko izvede samo administrator podjetja. Če izračun dnevnice zavrača z manjkajočo zakonsko tabelo tudi za nedaven datum, se obrnite na podporo, saj gre za manjkajoč vnos v skupnem šifrantu, ne za nastavitev vašega podjetja.