ZZZS bolniška, povračila in prijave

Ko je zaposleni dalj časa bolniško odsoten, prvih 30 delovnih dni odsotnosti plača delodajalec sam, od 31. delovnega dne dalje pa breme prevzame ZZZS (137. člen ZDR-1, tretji odstavek). Za obdobje, ki ga krije ZZZS, program iz odsotnosti pripravi zahtevek za povračilo in ga odda prek portala SPOT. Ta stran opisuje pot od bolniške odsotnosti do povrnjenega zneska, kaj pomeni posamezno stanje zahtevka in kje delodajalec prijavi in odjavi zavarovanje zaposlenega pri ZZZS.

Kako iz odsotnosti nastane zahtevek

Zahtevek nastane iz že vnesene bolniške odsotnosti zaposlenega. Odsotnost vnesete na strani Odsotnosti (glejte spodaj) ali pa pride samodejno iz elektronskega bolniškega lista (glejte razdelek Bolniški listi, ki pridejo samodejno).

1. Odprite Plače → Oddaje in povračila → ZZZS povračila.
2. Kliknite Ustvari iz odsotnosti. V oknu se izpišejo bolniške odsotnosti (lastna bolezen ali poškodba pri delu), za katere ZZZS povrne vsaj en delovni dan, ki še nima zahtevka. Ob vsaki je izpisano, koliko delovnih dni in v koliko mesecih povrne ZZZS.
3. Ob izbrani odsotnosti kliknite Ustvari iz odsotnosti. Program iz nje ustvari en osnutek zahtevka za vsak mesec, ki ga ZZZS povrne.

Katere odsotnosti se izpišejo, je odvisno od polja Razlog zadržanosti (ZZZS):

• Pri razlogih, za katere ZZZS krije breme že od prvega dne (na primer izolacija, presaditev, darovanje krvi ali poškodba po 18. členu), se izpiše tudi odsotnost, krajša od enega tedna.
• Pri bolezni in poškodbi (razlogi 01 do 05) prvih 30 delovnih dni plača delodajalec, zato se odsotnost izpiše šele, ko traja dlje od tega.
• Odsotnost brez vpisanega razloga program obravnava kot bolezen.

Če nobena odsotnost nima obdobja, ki ga povrne ZZZS in še ni uveljavljeno, okno namesto seznama pokaže “Nobena bolniška odsotnost nima obdobja, ki ga povrne ZZZS in še ni uveljavljeno.”

Odsotnost dodate na strani Plače → Čas in odsotnosti → Odsotnosti, gumb Dodaj odsotnost, vrsta Bolniška (lastna) ali Bolniška (poškodba pri delu). Polje Razlog zadržanosti (ZZZS) določa odstotek refundacije ZZZS; pri ročno vnesenih odsotnostih ga nastavite sami, pri odsotnosti, ki jo je ustvaril bolniški list (eBOL), pa je izpolnjeno samodejno.

Bolniški listi, ki pridejo samodejno (eBOL)

Elektronske bolniške liste, ki jih zdravnik izda pri ZZZS, program prevzame samodejno in jih poveže s pravim sodelavcem ter z njegovo odsotnostjo.

1. Odprite Plače → Čas in odsotnosti → Bolniški listi (eBOL).
2. Za takojšen prevzem (namesto čakanja na naslednji samodejni prevzem) kliknite Prenos eBOL.
3. Vsak prispeli list dobi enega od treh statusov: Povezan (najden ujemajoč sodelavec in odsotnost), Sirota (ujemajočega sodelavca ni bilo mogoče najti) ali Preklican (ZZZS je list pozneje stornirala).

Pri listu s statusom Sirota kliknite nanj in v podrobnostih izberite pravega sodelavca prek gumba Poveži z odsotnostjo: obstoječa odsotnost se podaljša, če je ni, pa se ustvari nova.

Bolniški listi, ki jih ni bilo mogoče prebrati

Če ZZZS pošlje bolniški list, ki ga program ne more prebrati ali shraniti, iz njega ne nastane odsotnost in zato tudi ne zahtevek za povračilo. Takšni listi so zbrani posebej.

1. Na strani Bolniški listi (eBOL) odprite zavihek Neobdelani dokumenti. Število ob imenu zavihka pove, koliko listov še čaka na obravnavo.
2. Kliknite Poskusi znova. Če program list zdaj prebere, se ta premakne med bolniške liste; če ne, ostane na seznamu z novo napako.
3. List, ki ste ga uredili drugače, odstranite s seznama z gumbom Opusti. Opuščen list se ne obdeluje več.

Gumba Poskusi znova in Opusti sta na voljo vlogama Administrator in Računovodja.

Stanja zahtevka za povračilo

Zahtevek gre skozi zaporedje stanj v stolpcu Status:

Pravica do povračila zastara v treh letih od 19. dne v mesecu, ki sledi mesecu odsotnosti, oziroma od dneva po izplačilu nadomestila plače, če je bilo izplačano prej. Za vsak še neoddan zahtevek je v stolpcu Rok za vložitev prikazan zadnji varni dan oddaje. Ko se rok približa (90 dni ali manj), se ob datumu prikaže število preostalih dni, po izteku pa oznaka Zastarano.

Podatki podjetja za zahtevke

Vsak zahtevek, ki ga program pošlje ZZZS, vsebuje tri podatke podjetja: račun, na katerega ZZZS nakaže povračilo, kontaktni telefon in območno enoto ZZZS, na katero se zahtevki pošiljajo. Dokler kateri od njih manjka, zahtevka ni mogoče preveriti, seznam ZZZS povračila pa nad tabelo prikaže opozorilo “Podatki za zahtevke ZZZS niso popolni”.

1. Odprite Plače → Oddaje in povračila → ZZZS povračila.
2. V glavi strani kliknite Podatki za zahtevke ZZZS.
3. Pod Bančni račun za nakazilo izberite enega od aktivnih bančnih računov podjetja. Ponujeni so samo računi z veljavnim IBAN; ZZZS nakazuje samo na IBAN.
4. Vpišite Kontaktni telefon (številke, presledki in + - / ( ), največ 30 znakov).
5. Pod Območna enota ZZZS izberite območno enoto ali izpostavo s seznama.
6. Kliknite Shrani.

Če podjetje še nima aktivnega bančnega računa z veljavnim IBAN, okno to pove in ponudi povezavo Dodaj bančni račun. Račun dodajte, nato se vrnite in ga izberite.

Program na zahtevek zapiše IBAN računa, kakršen je ob shranjevanju. Če pozneje spremenite številko bančnega računa, to na zahtevke ne vpliva, dokler račun tu ponovno ne izberete.

Oddaja zahtevka

1. Zahtevek v stanju Osnutek ali Pripravljeno lahko preverite šele, ko je obračun plače za ta mesec oddan (status Oddan), glejte Mesečni obračun plač. Kliknite Preveri. Program izračuna zahtevani znesek in pripravi plačilni sklic.
2. Na zahtevku v stanju Preverjeno kliknite Oddaj. Program pripravi in podpiše XML ter ga pošlje ZZZS prek SPOT.

Za oddajo mora imeti odsotnost vpisano polje Številka bolniškega lista. Če manjka, oddaja zavrne s sporočilom “Oddaja zahteva številko bolniškega lista”; številko s papirnatega potrdila vpišete neposredno na strani zahtevka, v polje Številka bolniškega lista, in kliknete Shrani.

Ko ZZZS zahtevek sprejme, na strani zahtevka kliknite Prenesi sklep za odločbo ZZZS oziroma Prenesi oddani XML za poslani obrazec. Zahtevek v stanju Sprejeto, ki sklepa še nima, prikaže gumb Osveži sklep za ponovni poskus prenosa; ta gumb je na voljo vlogama Administrator in Računovodja.

Ko denar dejansko prispe na račun, na zahtevku v stanju Sprejeto kliknite Označi kot povrnjeno, vpišite Znesek (EUR) in Datum prejema ter pod Bančna transakcija izberite transakcijo, na katero je denar prispel. Najverjetnejše so označene; če je ni med njimi, jo poiščite. Gumb za potrditev ostane onemogočen, dokler transakcije ne izberete, saj bi zahtevek brez nje v bančnem usklajevanju ostal odprt. Če izpisek še ni uvožen, ga najprej uvozite in se nato vrnite. Po potrditvi program prejem poknjiži v glavno knjigo: v breme denarnih sredstev in v dobro konta prihodkov iz povračil ZZZS (768).

Zahtevek v stanju Osnutek, Pripravljeno ali Preverjeno lahko prekličete z gumbom Prekliči zahtevek; razlog preklica je obvezen in se zabeleži.

Če želite popraviti zahtevek, ki še ni oddan, ga prekličite in za isto odsotnost znova kliknite Ustvari iz odsotnosti. V oknu je preklicani mesec izpisan z oznako “preklicano” in je privzeto neoznačen: nov zahtevek za ta mesec program ustvari samo, če ga označite. Preklicani zahtevek ostane na seznamu nespremenjen, za mesec, ki še ima zahtevek, ki ni preklican, pa program drugega zahtevka ne ustvari.

Ko manjka dostop do SPOT eBOL in eNDM

Dostop se pridobi v dveh korakih. Prvi je vaš, drugi naš:

1. Prenesite obrazec za prijavo odjemalca za vmesnik eBOL in eNDM s spot.gov.si in ga podpisanega pošljite ZZZS po njihovih navodilih.
2. Počakajte na potrditev ZZZS (običajno nekaj delovnih dni).
3. Ko je potrditev prispela, se obrnite na podporo. Dostop vklopimo mi.

Prijave zaposlenih pri ZZZS (M-1, M-2, M-3)

Ločeno od povračil je prijava, sprememba in odjava zavarovanja zaposlenega pri ZZZS. To ni mesečna oddaja, ampak dogodek ob spremembi zaposlitve: nova zaposlitev (M-1), sprememba pogojev zavarovanja (M-3) ali prenehanje zaposlitve (M-2).

1. Odprite Plače → Zaposleni → ZZZS prijave.
2. Kliknite Nova prijava. V oknu Nova ZZZS prijava izberite Pogodba zaposlitve ter polje Vrsta obrazca (M-1 = prijava, M-2 = odjava, M-3 = sprememba).
3. Kliknite Ustvari.

Vloga gre skozi enako zaporedje kot povračilo: Osnutek → Pripravljena → Preverjena → Poslana → Sprejeta (ali Vrnjena v dopolnitev oziroma Zavrnjena). Preverite jo z gumbom Preveri in oddajte z gumbom Pošlji. Odprto vlogo lahko prekličete z gumbom Prekliči vlogo.

Pogoste težave

• “Zahtevka ni mogoče poslati na ZZZS (trenutno stanje: osnutek). Najprej ga preverite.” Tako sporočilo se izpiše, kadar kliknete gumb, ki za trenutno stanje zahtevka ni na voljo (na primer Oddaj na zahtevku, ki še ni Preverjeno, ali Preveri, preden je izvorni obračun plače oddan). Sporočilo navede trenutno stanje in kaj morate narediti najprej; podrobneje v Zahtevek ZZZS zavrnjen in Stanja zahtevka za povračilo zgoraj.
• Klik na Oddaj vrne angleško besedilo o manjkajočem dostopu SPOT, čeprav je opozorilo na seznamu v slovenščini. Do tega pride, ker ste na stran zahtevka prišli neposredno (na primer prek povezave), ne da bi videli opozorilo na seznamu ZZZS povračila. Rešitev je enaka: dostop mora biti vklopljen, glejte razdelek zgoraj.
• Odsotnost se v oknu “Ustvari iz odsotnosti” ne pojavi. Preverite polje Razlog zadržanosti (ZZZS) na odsotnosti: brez razloga program računa, kot da prvih 30 delovnih dni plača delodajalec. Odsotnost se ne pojavi tudi, kadar za vse njene mesece zahtevek že obstaja, ali kadar gre za nego, spremstvo ali sobivanje z otrokom, ki se vodijo kot druga vrsta odsotnosti in jih program kot zahtevek za povračilo ne pripravi.
• Zahtevka ni mogoče preveriti. Izvorni obračun plače za ta mesec še ni oddan (status Oddan). Najprej ga odobrite in oddajte, glejte Mesečni obračun plač.
• Preverjanje zavrne sporočilo, da podatki podjetja za zahtevke ZZZS niso popolni. Vnesite manjkajoče podatke, glejte Podatki podjetja za zahtevke, nato zahtevek ponovno preverite.

Kdo lahko kaj naredi

Ločnica ni modul, ampak posledica dejanja. Kar ne odide nikamor in ničesar ne knjiži, lahko naredi vsak uporabnik s pravico urejanja modula Plače: ustvarjanje zahtevka iz odsotnosti, Preveri, in poizvedba o statusu pri ZZZS.

Dejanja, ki dosežejo ZZZS ali glavno knjigo, so pridržana vlogama Administrator in Računovodja: Oddaj (nepovratna oddaja na SPOT eNDM), Označi kot povrnjeno (poknjiži temeljnico), Prekliči zahtevek (končno stanje, brez poti nazaj) in Osveži sklep.

Podatke podjetja za zahtevke (bančni račun za nakazilo, kontaktni telefon, območna enota) lahko spremenita vlogi Administrator in Računovodja; ostali uporabniki jih vidijo, ne morejo pa jih spremeniti.

Dostopa do SPOT eBOL in eNDM ter izbire okolja ZZZS ne more spremeniti nihče v aplikaciji, niti Administrator. Nastavimo ju mi, na vašo zahtevo.

Sorodne strani

• Mesečni obračun plač
• REK-O in OPSVL