Knjiženje prejetih računov

Prejeti račun je dokument dobavitelja, iz katerega nastane obveznost do dobavitelja. V VegaERP ga najprej vnesete (ali naložite) kot Osnutek, nato pa ga z enim gumbom knjižite. Ta stran opisuje obe poti — ročni vnos in nalaganje datoteke — ter korak, ki račun dejansko spravi v knjige.

Odprete jih v levem meniju: Računovodstvo → Stroški in sredstva → Prejeti računi.

Prejeti račun ali strošek?

V isti skupini Stroški in sredstva sta dva različna modula:

• Prejeti računi — dokument dobavitelja z lastno številko računa, obveznostjo in DDV.
• Stroški — enostavnejši zapis stroška z odobritvenim tokom, brez postavk.

Pravilo: kar ima številko računa z dobaviteljevega dokumenta, sodi med Prejete račune.

Ročni vnos računa

1. Na seznamu Prejeti računi kliknite Nov prejeti račun zgoraj desno.
2. Pri Dobavitelj izberite obstoječi stik. Če ga še ni, ga najprej dodajte med partnerje — obrazec izbira samo med obstoječimi stiki.
3. Vnesite Številka računa. To polje je označeno z zvezdico in je obvezno — vpišite številko z dobaviteljevega dokumenta, ne svoje.
4. Po potrebi dopolnite Sklic za plačilo in Valuta (privzeto EUR - Euro).
5. Preverite tri datume, ki se predizpolnijo: Datum računa, Datum prejema in Datum zapadlosti. Vsakega odprete z gumbom Izberite datum.
6. V razdelku Postavke izpolnite vrstico (Opis, Količina, Cena, Popust %, DDV %); dodatne vrstice dodate z Dodaj postavko. Skupaj in Povzetek se preračunavata sproti.
7. Kliknite Shrani.

Kaj pomeni, da je uspelo

Račun se odpre v statusu Osnutek. V Potek prejetega računa na vrhu strani vidite tri korake — Osnutek → Prejeto → Plačano — in prvi je označen kot trenutni. Pod njimi piše NASLEDNJI KORAK z besedilom »Ta račun je osnutek. Označite ga kot prejetega, da boste lahko zabeležili plačila.«

Nalaganje datoteke (ena ali več hkrati)

1. Na seznamu Prejeti računi kliknite Uvozi.
2. Na strani Uvoz računov kliknite območje Kliknite za nalaganje ali povlecite datoteke in izberite dokumente. Sprejeti formati so izpisani pod njim: .XML, .PDF, .JPG, .JPEG, .PNG, .HEIC do 100MB (največ 50 datotek).
3. Vsaka datoteka se obdela neodvisno — kot pravi stran sama, »Naložite enega ali več računov. Vsaka datoteka se obdela neodvisno.« Ena neuspešna torej ne ustavi ostalih.
4. Preglejte izluščene podatke pri vsaki datoteki in jih po potrebi popravite, preden jih uvozite.

Nalaganje slik in PDF-jev porablja AI dobroimetje; XML se razčleni brez njega.

Pregled in potrditev (kadar tako delate v ekipi)

Na strani s podrobnostmi osnutka je kartica Pregled in potrditev. Levo je Izvorni dokument, desno Izluščeni zneski (Osnova:, DDV:, Skupaj:), ponujena pa so tri dejanja: Potrdi, Zahtevaj popravke in Zavrni.

Potrditev ni knjiženje. Aplikacija to pove sama, tik nad gumbi:

To je še osnutek. Potrditev zabeleži vašo odobritev — v glavno knjigo se knjiži, ko ga označite kot prejetega.

Knjiženje: Označi kot prejeto

Račun pride v glavno knjigo šele s tem korakom.

1. Odprite račun v statusu Osnutek.
2. Pod NASLEDNJI KORAK kliknite Označi kot prejeto.

Kaj pomeni, da je uspelo

Status se spremeni iz Osnutek v Prejeto, korak Prejeto v poteku postane trenutni, nastane pa tudi temeljnica z opisom Prejeti račun {številka}. Namig Najprej označi kot prejeto pri Plačila izgine in šele zdaj lahko zabeležite plačilo.

Če knjiženje ne uspe, se namesto tega prikaže opozorilo Samodejna temeljnica ni uspela z gumbom Ponovi. Najpogostejši vzrok je zaprto obdobje ali manjkajoč konto v kontnem načrtu.

Plačilo

Plačilo je mogoče zabeležiti šele po Označi kot prejeto — na osnutku še ni knjižene obveznosti, ki bi jo bilo mogoče zapreti. Na računu v statusu Prejeto so na voljo Zabeleži plačilo, Plačilni nalog UPN in — z izbiro več vrstic na seznamu — Plačaj preko SEPA.

Pogoste težave

• »Številka računa« je obvezna tudi pri naloženem dokumentu. Če je AI ni prebral s skena, jo prepišite ročno — brez nje uvoza ni mogoče dokončati.
• Račun s to številko že obstaja. Ista številka pri istem dobavitelju je onemogočena. Pri uvozu se to pokaže kot podvojenka in datoteka se preskoči — odprite obstoječi zapis, namesto da ustvarite drugega.
• Uvoz je datoteko preskočil, čeprav ni bila enaka. Če za istega dobavitelja že obstaja račun z istim zneskom in datumom, se dokument obravnava kot verjetna podvojenka (npr. potrdilo o nakupu za že knjižen račun).
• Plačila ni mogoče zabeležiti. Račun je še Osnutek — najprej Označi kot prejeto.
• »Označi kot prejeto« ne deluje. Tako je mogoče premakniti samo osnutke; račun je torej že knjižen ali storniran.
• Knjiženega računa ni mogoče izbrisati. Izbriši je v meniju Več viden tudi pri knjiženem računu, vendar ga aplikacija zavrne šele, ko brisanje potrdite: prikaže se okno Ta račun je že vknjižen z razlago, da »z brisanjem bi glavna knjiga ostala neusklajena«, in ponudi Storniraj račun. Storno nastavi status na Storniran in zabeleži nasprotno knjižbo — knjige ostanejo usklajene. Isto pravilo za izdane račune je opisano v Popravljanje že izdanega računa.
• Zneskov plačanega ali storniranega računa ni več mogoče popraviti. Njegova knjižba je dokončna; popravek se izvede z ločenim dokumentom.

Sorodne strani

• Popravljanje že izdanega računa
• Dokumenti in OCR
• DDV knjige in DDV-O