Dokumenti in OCR
VegaERP dokumente hrani centralno in lahko iz njih samodejno zajame strukturirane podatke — tako skenirani dobaviteljev račun postane osnutek stroška namesto ročnega vnosa podatkov.
Nalaganje dokumentov
Dokument naložite neposredno, ga posredujete po e-pošti, če ste povezali svoj nabiralnik, ali ga prejmete samodejno prek povezanega računa Gmail/Outlook — vse, kar pristane v enotnem nabiralniku in je videti kot račun ali potrdilo, se obravnava na enak način.
Kaj OCR zajame
Za podprte vrste dokumentov (predvsem dobaviteljeve račune in potrdila) OCR obdelava zajame:
- Identiteto dobavitelja (ime, davčna številka) — kjer je mogoče, se ujema z obstoječimi kontakti.
- Številko računa, datume in zneske (neto, DDV, bruto) po postavkah in skupaj.
- Stopnjo DDV po postavkah, kjer je čitljiva.
Rezultat je osnutek dokumenta, ki ga pregledate in potrdite, ne pa samodejno knjižen vnos — OCR zajem lahko sken napačno prebere, samodejno knjižen napačen znesek ali stopnja DDV pa bi bila težava skladnosti, ne le nevšečnost.
Pregled zajetih podatkov
Pred potrditvijo vedno preverite:
- Ali je ujemani dobavitelj res pravilen kontakt (podobno ime podjetja se lahko ujema z napačnim obstoječim kontaktom).
- Ali se zneski in stopnja DDV ujemajo z izvornim dokumentom, še posebej pri slabše kakovostnih skenih ali fotografijah.
- Ali sta datum dokumenta in obračunsko obdobje pravilna.
Dokumenti za več skladišč in zaloge
Dobavnice in drugi dokumenti zalog sledijo istemu poteku nalaganje → zajem → pregled ter po potrditvi sprožijo gibanja zalog, namesto da bi zahtevali ločen ročni vnos zalog.
Če je kakovost zajema slaba
Nizkoločljivostni skeni, poševne fotografije in ročni popravki zmanjšajo natančnost OCR. Ponoven sken v višji ločljivosti ali poravnava fotografije pred nalaganjem običajno odpravi ponavljajoče se napake zajema pri isti vrsti dokumenta.