Izdajanje računov in e-Račun

VegaERP omogoča tako navadno izdajanje računov v PDF obliki kot elektronsko B2B izmenjavo računov (e-Račun) za kupce, ki to zahtevajo.

Izdaja računa

1. V levem meniju odprite Računovodstvo → Fakturiranje → Računi.
2. Kliknite Dodaj račun zgoraj desno.
3. Pri Stranka izberite kontakt, ki mu izdajate račun — sistem samodejno uporabi njegov status zavezanosti za DDV in državo za pravilno obravnavo DDV. Nastavite Izdano (datum izdaje) in Rok plačila; oba se privzeto smiselno predizpolnita, lahko pa ju spremenite.
4. Pri Postavke kliknite Dodaj postavko za vsako vrstico. Za vsako postavko izpolnite Opis, Vrsta (Blago/Storitev), Količina, Cena in DDV %. Kljukico Obrnjeni DDV označite samo pri tistih čezmejnih poslih B2B, kjer obrnjena davčna obveznost dejansko velja — glejte DDV knjige in obrazec DDV-O.
5. Kliknite Shrani. Račun se ustvari kot Osnutek — nič še ni knjiženo ali poslano.

Kaj pomeni, da je uspelo

Shranjen račun v Potek računa na vrhu strani s podrobnostmi prikazuje Osnutek (Osnutek → Poslano → Plačano). Zneski pod tabelo postavk (Znesek brez DDV / DDV / Skupaj) se sproti preračunavajo, ko dodajate postavke.

Ponudbe in dobropisi

Ponudbe je mogoče ob potrditvi neposredno pretvoriti v račun. Dobropisi se sklicujejo na izvirni račun, ki ga popravljajo — ustvarite ga z akcijo Ustvari dobropis na izdanem računu, ne od začetka.

Elektronsko izdajanje računov (e-Račun / eSlog)

Mnogi slovenski javni naročniki in večji poslovni kupci zahtevajo elektronske račune v formatu eSlog, ki se za javni sektor posredujejo prek UJP (državne točke za izmenjavo e-računov). VegaERP ustvari XML v obliki eSlog iz istih podatkov o računu, kot bi jih uporabili za navaden PDF račun — dokumenta vam ni treba voditi dvakrat.

Na strani s podrobnostmi izdanega računa — razdelek se prikaže šele, ko račun ni več osnutek — razdelek E-račun (eSlog/UJP) ponuja dve ločeni akciji:

• Pošlji e-račun (eSlog/UJP) — račun pošlje neposredno na UJP. Potrditev opozori, da sprejetega e-računa ni več mogoče preklicati — popravite ga lahko le z dobropisom ali stornom.
• Prenesi eSlog XML — prenese strukturiran eSlog 2.0 XML, ki ga lahko poslovnemu kupcu posredujete neposredno, brez pošiljanja prek UJP.

Za poslovne prejemnike v širšem evropskem omrežju PEPPOL se računi izmenjujejo prek dostopnih točk PEPPOL z uporabo slovenske sheme identifikatorja udeleženca, namesto neposrednega prenosa prek UJP.

Davčno potrjeni računi (gotovinski)

Če izdajate račune za gotovinska ali kartična plačila potrošnikom (B2C), ti gredo skozi davčno potrjevanje namesto e-Računa — stran s podrobnostmi osnutka računa namesto zgornjega razdelka eSlog prikaže korak Pošlji na FURS (nikoli oboje hkrati: eden je viden samo pri osnutku, drugi šele po izdaji).

Celoten postopek najdete v Davčno potrjevanje računov (FURS). E-Račun in eSlog veljata za B2B/javni sektor, davčno potrjevanje pa za gotovinske transakcije B2C. Ne zamenjujte ju — gre za ločeni zahtevi FURS z različnima sprožilcema, aplikacija pa nikoli ne zahteva obojega za isti račun.

Pogoste težave

• “Pošlji na FURS” namesto pošiljanja zahteva certifikat. Davčno potrjevanje (in oddaja DDV-O) zahteva naložen aktiven FURS certifikat (Nastavitve → FURS Certifikat). Naložite ga enkrat; vsako naslednje pošiljanje nato deluje normalno.
• Račun zavrnjen s strani UJP ali dostopne točke PEPPOL. To je skoraj vedno napaka v podatkih računa ali registriranih podatkih prejemnika, ne napaka VegaERP — pred ponovnim pošiljanjem preverite pravilnost davčne številke prejemnika in registriranega identifikatorja za e-račune.
• Napačen DDV na računu. Sledite nazaj do zastavice zavezanosti za DDV in države kontakta — glejte DDV knjige in obrazec DDV-O.