Popravljanje že izdanega računa

Napaka na že izdanem računu je pogosta in ima v VegaERP en sam pravilen odgovor: izdanega računa ne popravljate — izdate dobropis. Ta stran pove, kdaj še lahko urejate, kdaj ne, in kako dobropis izdate.

Najprej: v katerem stanju je račun?

Osnutek je torej edino stanje, v katerem je popravljanje še popravljanje. Vse ostalo je nov dokument.

Zakaj se izdanega računa ne da urejati

Če izdani račun odprete z Uredi, se obrazec odpre, vendar so polja siva. Na vrhu piše razlog:

Zaklenjeno — račun je izdan. Kupec, datumi in postavke so bili ob izdaji knjiženi v glavno knjigo in DDV evidenco, zato jih ni več mogoče spreminjati. Za popravek izdajte dobropis (storno) in izstavite nov račun. Rok plačila, opombe in »Sestavil« lahko še vedno urejate.

Zaklenjeni so Stranka, Izdano, Opravljeno, Način plačila in celoten razdelek Postavke (tudi Dodaj postavko in Počisti vse sta onemogočena). Pri vsakem polju posebej piše »Zaklenjeno — ob izdaji računa se polje zamrzne.«

Rok plačila, Opombe in Sestavil račun ostanejo urejljivi — to niso podatki, ki bi določali knjižbo. Urejate lahko tudi Povezan posel in Valuta.

Način plačila ima svoj razlog

Pri Način plačila aplikacija pove nekaj drugega kot pri ostalih poljih:

Zaklenjeno — račun je izdan, način plačila pa določa davčno potrjevanje računov (FURS). Namesto tega evidentirajte plačilo, ki ga je kupec dejansko opravil.

Način plačila je namreč tisti podatek, ki odloči, ali gre račun skozi davčno potrjevanje. Če ga spremenite za nazaj, se ne ujema več s tem, kar je bilo (ali ni bilo) prijavljeno pri FURS. Če je kupec plačal drugače, kot je bilo na računu predvideno, to zabeležite kot plačilo — način plačila sodi na plačilo, ne na račun.

Dobropis in storno — kaj je kaj

To sta dve različni besedi za dva različna pojma, aplikacija pa ju uporablja dosledno:

• Dobropis je dokument. Tako se imenuje v meniju, na seznamu in na gumbih: Dobropisi, Nov dobropis, Izdaj dobropis.
• Storno je učinek tega dokumenta — nasprotna knjižba, ki razveljavi izvirno. Aplikacija ga omenja v pojasnilih (»Storno prihodka in obračunanega DDV se knjiži …«).

Iščete torej dobropis; storno je tisto, kar dobropis naredi.

Izdaja dobropisa

Poti sta dve in nista enakovredni. Preden začnete, se odločite, ali stornirate celoten račun ali samo del.

Celoten dobropis — z računa

1. Odprite izdani račun, ki ga želite popraviti (Računovodstvo → Fakturiranje → Računi).
2. V Potek računa pod NASLEDNJI KORAK kliknite Ustvari dobropis. Dobropis nastane takoj: odpre se njegova stran v statusu Osnutek, s postavkami, prepisanimi z računa v celoti.
3. Ko je osnutek pravilen, pod NASLEDNJI KORAK kliknite Izdaj dobropis.
4. Preberite potrditveno okno Izdam dobropis? in šele nato potrdite z Izdaj dobropis.

Po tej poti količin ni mogoče spreminjati — ne na strani dobropisa in ne pod Uredi dobropis; postavke so prikazane samo za ogled. Če ste to pot že uporabili, pa potrebujete delni dobropis, osnutek izbrišite in začnite po spodnji poti.

Delni dobropis — prek Nov dobropis

Če želite stornirati samo del računa, začnite pri dobropisih, ne pri računu:

1. Odprite Računovodstvo → Dobropisi in kliknite Nov dobropis.
2. Kliknite Izberi račun in v oknu Izberi račun izberite ustrezni račun.
3. Pojavi se razdelek Postavke (kopirane iz računa) z urejljivimi količinami in namigom: »Prilagodite količine za delni dobropis. Nastavite na 0, da izključite postavko.« Prilagodite količine in po potrebi izpolnite Opombe.
4. Kliknite Shrani, nato pa na dobropisu Izdaj dobropis in potrdite.

Na seznamu Dobropisi so stolpci Št. dobropisa, Račun, Partner, Datum, Znesek in Status, zavihki pa filtrirajo po statusu (Vsi statusi, Osnutek, Poslano, Uporabljeno).

Preberite potrditveno okno — tega ni mogoče razveljaviti

Preden se dobropis izda, aplikacija natanko pove, kaj se bo zgodilo:

Izdam dobropis? Osnutek boste izdali kot dobropis. S tem se zgodi naslednje:

• Dobropis dobi zaporedno številko iz uradnega zaporedja dobropisov. Številke ni mogoče sprostiti ali dodeliti drugemu dokumentu.
• Storno prihodka in obračunanega DDV se knjiži v glavno knjigo in DDV evidence.
• Če je bil izvirni račun davčno potrjen pri FURS, se pri FURS vloži tudi stornirni račun.

Tega ni mogoče razveljaviti. Napačno izdan dokument je mogoče popraviti le z izdajo novega davčnega dokumenta (dobropisa).

Zato velja preprosto pravilo: gumb Izdaj dobropis pritisnite samo enkrat. Če stran po kliku ni videti spremenjena, jo najprej osvežite in preverite stanje — ne klikajte ponovno. Dvojna izdaja bi pri FURS vložila drugi storno, tega pa ni mogoče preklicati. Aplikacija to tudi sama pove, če se to poskusi:

Ta dobropis je bil z drugim dejanjem že izdan (ali izbrisan), zato ga ni mogoče izdati znova — dvojna izdaja bi pri FURS vložila drugi storno, česar ni mogoče razveljaviti.

Kaj pomeni, da je uspelo

Dobropis dobi svojo številko in v Potek dobropisa se s koraka Osnutek premakne na Poslano (poteka je troje: Osnutek → Poslano → Uporabljeno). Na izvirnem računu se pod POVEZANI DOKUMENTI pojavi vrstica Dobropis {številka} z zneskom in oznako Dobropisano, na dobropisu pa Račun {številka} — dokumenta sta od tedaj povezana v obe smeri.

Popravljenega računa nato ne popravljate: izstavite nov račun s pravilnimi podatki.

Gotovinski račun, potrjen pri FURS

Račun, ki je šel skozi davčno potrjevanje, ima pri FURS trajen zapis (ZOI in EOR). Preklic v aplikaciji tega zapisa ne izbriše, zato preklic sploh ni ponujen — namesto tega dobite napotek:

Tega računa ni mogoče preklicati, ker je bil davčno potrjen pri FURS in bi tam ostal potrjen tudi po preklicu. Namesto tega izdajte dobropis (storno), ki pri FURS vloži stornirni račun.

Pri takem računu je dobropis torej edina pot — in prav zato je pomembno, da ga izdate enkrat.

Isto velja za prejete račune

Račun dobavitelja, ki je že knjižen, se prav tako ne briše. Ob potrditvi brisanja se prikaže okno Ta račun je že vknjižen z gumbom Storniraj račun. Celoten postopek je opisan v Knjiženje prejetih računov.

Pogoste težave

• Računa ni mogoče izbrisati. Izdan račun je vknjižen v poslovne knjige; aplikacija brisanje zavrne in usmeri na dobropis.
• Preklica ni mogoče izvesti, ker so zabeležena plačila. Najprej razveljavite plačila ali pa izdajte dobropis.
• Račun se je medtem spremenil. Če ste imeli stran dlje časa odprto, je dokument morda že izdan, preklican ali izbrisan v drugem zavihku. Osvežite stran in preverite stanje, preden ponovite dejanje.
• Dobropis ni mogoč, ker račun ni izdan. Dobropis je mogoč samo na poslanih ali plačanih računih; osnutkov in predračunov z dobropisom ni mogoče stornirati — osnutek preprosto uredite ali izbrišite.
• Dobropisa po izdaji ni več mogoče urejati. Urejati je mogoče samo dobropise v statusu osnutka.

Sorodne strani

• Izdajanje računov in e-Račun
• Knjiženje prejetih računov
• Davčno potrjevanje računov (FURS)