Nastavitev obračuna plač

Obračun plač ima več odvisnosti pri nastavitvi kot večina drugih modulov, saj slovenski obračun plač temelji na zakonskih parametrih, ki morajo obstajati pred vsakim obračunom.

1. Zakonski katalog

VegaERP vključuje trenutno veljaven zakonski katalog za plače (minimalna plača, stopnje prispevkov, davčni razredi, zgornje meje dnevnic). Tega običajno ni treba urejati — je vnaprej pripravljen in centralno posodobljen — vendar je dobro vedeti, da je to temelj, iz katerega izhaja vsak obračun.

2. Zaposleni

Odprite Plače → Obračuni → Zaposleni in dodajte vsakega zaposlenega z osebnimi in delovnopravnimi podatki. Če ste se selili iz Minimaxa, je ta korak morda že opravljen — glejte Uvoz podatkov iz Minimaxa.

3. Pogodbe

Vsak zaposleni potrebuje aktiven zapis pogodbe o zaposlitvi pod Plače → Obračuni → Pogodbe: vrsto pogodbe, datum začetka, osnovno plačo ali urno postavko in ureditev delovnega časa. Pogodba je tisto, kar obračunski mehanizem dejansko prebere pri izračunu obdobja — zaposleni brez aktivne pogodbe ne more biti vključen v obračun. Na mreži mesečnih ur zaposleni brez pogodbe namesto vnosnih polj za ure prikaže povezavo Ni aktivne pogodbe, namesto da bi bil tiho izpuščen.

4. Prenosni podatki (začetek sredi leta)

Če začenjate sredi leta, pod Plače → Prenos začetnih stanj vnesite kumulativne podatke vsakega zaposlenega od začetka leta (bruto plača, plačan davek, izkoriščeni dnevi dopusta), da bodo letni izračuni — na primer poračun regresa ob koncu leta — pravilni že od prvega obračuna dalje. Če ta korak izpustite, bodo letni seštevki kasneje napačni, tudi če je vsak posamezni mesečni obračun videti pravilen.

5. Vnesite mesečne ure

1. Odprite Plače → Obračuni → Ure. Mreža Mesečne ure prikaže vse zaposlene za izbrani mesec, s stolpci za Redno, Nadure, Nočno, Nedelja in Praznik delo, ter dnevi Dopust in Bolniška, in povračili (Malica, Prevoz, Dnevnice).
2. Za vsakega zaposlenega vnesite ure za obdobje in kliknite Shrani.

6. Ustvarite obračun

Na isti strani Ure kliknite Ustvari osnutke iz ur — to za obdobje ustvari osnutek obračuna za vsakega zaposlenega in izračuna bruto-neto plačo ter zakonske prispevke iz vnesenih ur. Obračuni se nato prikažejo pod Plače → Obračuni → Obračuni, kjer jih lahko filtrirate po Osnutki, Čakajo na oddajo, Oddani in Plačani.

Kjer je to relevantno, VegaERP samodejno knjiži ustrezne temeljnice. Normiranci (normirani s.p.) pri obračunu plač ne dobijo knjižb v glavno knjigo, saj normiranci ne vodijo dvostavnega knjigovodstva — to je pričakovano, ne napaka.

Rezervacija za regres

VegaERP samodejno oblikuje rezervacijo za regres kot del mesečnega obračuna in jo zmanjšuje, ko zaposleni izkoristijo dopust ali prejmejo izplačilo regresa. Tudi to je za normirance izpuščeno iz istega razloga kot zgoraj.

Pogoste napake pri nastavitvi

• Uporaba “Nov obračun” za rutinski mesec. Stran Obračuni ima tudi gumb Nov obračun, ki pa odpre obrazec za popravek enega zaposlenega za eno obdobje — na to opozori tudi aplikacija sama: “Za rutinski mesečni obračun raje uporabi Mesečne ure in »Ustvari osnutke iz ur« — ta obrazec je namenjen enkratnim popravkom.” Za običajen mesec uporabite zgornji postopek prek strani Ure; Nov obračun uporabite le za popravek enega zaposlenega v enem obdobju.
• Izvedba obračuna, preden je pogodba zaposlenega aktivna — obračun ga bo preprosto izpustil, kar je videti kot manjkajoča oseba in ne kot napaka.
• Pozabljeni prenosni podatki pri selitvi sredi leta, kar poruši letne seštevke.
• Nepreverjena zastavica normiranca na profilu podjetja pred prvim obračunom — ta določa, kateri zasloni in knjižbe veljajo.